Die Erfahrung muss beendet sein, um die Früchte der Anstrengung zu genießen

Meetings sind eine Notwendigkeit, um eine gute Kommunikation in jedem Unternehmen zu fördern. Gut geführte, konzentrierte und organisierte Meetings bieten die Möglichkeit, sicherzustellen, dass alle Teilnehmer kooperativ zusammenarbeiten. Andererseits - ungeordnete Meetings ohne klar definierte Ziele verhindern eine positive Kommunikation und führen die Teilnehmer zu der Frage, ob die Organisatoren des Meetings wirklich wissen, was sie tun. Wir haben dieses Gefühl wahrscheinlich alle erlebt! Lassen Sie uns ein paar wesentliche Punkte für ein gut organisiertes Meeting besprechen, das eine positive Kommunikation fördert und sicherstellt, dass die Teilnehmer mit neuer Begeisterung und Entschlossenheit abreisen. Die meisten Menschen sind sich der ersten drei Punkte bewusst, obwohl sie zu oft ignoriert werden. Selbst das effizienteste Meeting ist jedoch oft wirkungslos, da es ohne Abschluss der Erfahrung endete.

1. Identifizieren Sie das Ziel des Meetings. Es ist wichtig zu ermitteln, welche Informationen ausgetauscht werden oder welche Entscheidungen getroffen werden. Es ist auch wichtig zu überlegen, welche Kenntnisse die Teilnehmer nach ihrer Abreise erworben haben. Die Kommunikation muss vor dem Meeting beginnen.

2. Stellen Sie eine Agenda auf. Stellen Sie die Uhrzeit ein. Es ist genauso wichtig, eine Endzeit festzulegen wie die Startzeit. Andernfalls wird die Besprechung zu einer Sitzung, die ihren Zweck verliert. Identifizieren Sie den Leiter und die Teilnehmer und alle sollten wissen, was von ihnen erwartet wird. Kommunikationsbemühungen, die im Voraus nicht gut geplant sind, behindern nur die Kommunikation, die während des Meetings stattfindet. Werbung

3. Behalten Sie den Fokus des Meetings bei. Es ist nicht ungewöhnlich, dass Besprechungen langwierig und mäanderförmig sind, da die Teilnehmer Informationen oder Meinungen einbringen dürfen, die nicht dem Kommunikationsziel entsprechen, das für diese bestimmte Besprechung festgelegt wurde. Ein starker und entschlossener Leiter ist für das effektivste Kommunikationsergebnis erforderlich. Werbung

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4. Beende die Erfahrung! Fassen Sie die Ergebnisse des Meetings zusammen, bevor die Teilnehmer abreisen. Es ist Aufgabe des Leiters, diesen entscheidenden Schritt für eine erfolgreiche Kommunikation zu vollenden. Markieren Sie die freigegebenen Informationen. Bedanken Sie sich bei den Teilnehmern für ihre Bemühungen und machen Sie sie darauf aufmerksam, wie die Teilnehmer mit diesen Informationen umgehen sollen. Wiederholen Sie deutlich, welche Entscheidungen getroffen wurden. Dies ist keine Wiederholung des Meetings, sondern die Identifizierung neuer Verantwortlichkeiten oder Fristen, die möglicherweise auferlegt wurden. Stellen Sie spezifische Fragen, um sicherzustellen, dass alle Teilnehmer ihre spezifischen Ziele und den Zeitrahmen für die Fertigstellung oder Einhaltung verstehen. Weisen Sie darauf hin, welche Koordination zwischen Einzelpersonen oder Abteilungen stattfinden muss. Wenn wichtige Entscheidungen getroffen wurden, legen Sie den Zeitpunkt für die nächste Sitzung fest und klären Sie, was in der Zwischenzeit voraussichtlich erreicht werden wird. Klären Sie alle aufgeworfenen Fragen. Werbung