So verwenden Sie eine Aufgabenliste, um 2008 zu Ihrem besten Jahr aller Zeiten zu machen

Ah, die bescheidene ToDo-Liste. Mit all den High-Tech-Anwendungen, Mobilgeräten, Bürotools und Tagesplanern aus echtem korinthischem Leder, für die wir unser Geld und unsere Aufmerksamkeit aufwenden können, Am Ende ist es das produktivste Tool, das wir verwenden können, um eine Liste von Dreck zu erstellen, die wir tun müssen. Schauen Sie unter die Haube einer GTD-App oder eines Produktivitätssystems, und die Engine, die sie alle antreibt, ist die Aufgabenliste - ob nach Datum, Priorität, Projekt oder einfach nach dem Zeitpunkt, an dem Sie darüber nachdenken.

Wie praktisch jeder Produktivitätsguru sagt, irgendwo in der Nähe der Vorderseite eines jeden seiner Bücher, Der Hauptgrund, warum die meisten Menschen scheitern, überfordert sind oder sich mit Sorge und Stress zum Kardiologen begeben, ist, dass sie nicht genau wissen, was sie tun müssen. Also wachen sie mitten in der Nacht auf (wenn sie überhaupt schlafen können), in Panik darüber, ob sie alles getan haben, was nötig war, um diesen Tag zu tun, oder sie schauen über die Unordnung um sie herum und fragen sich, wie sie jemals werden den Boden erreichen.

Wenn sie kurz vor dem Erreichen ihrer Sollbruchstelle stehen, greifen sie nach einem Block und einem Stift und schreiben eine Aufgabenliste auf. Sie schreiben alles auf, woran sie denken können, stecken es neben ihren PC oder stecken es in die Tasche, arbeiten ihre Liste durch, fühlen sich für einen Moment erleichtert und kehren zu ihrem normalen Zustand zurück, bis sie das nächste Mal überwältigt sind ihre Bruchstelle. Werbung

Dieser Zyklus von Ineffizienz und Ineffektivität ist verrückt und dumm - und es ist das Leben der meisten Menschen. Aus diesem Grund ist das Durchbrechen dieses Kreislaufs die erste Aufgabe in fast allen Systemen, die Menschen dabei unterstützen sollen, produktiver zu werden, sei es in ihrer Arbeit, in ihrem kreativen Leben, in ihrem Familienleben oder ganz allgemein.

Der Schlüssel zu einer effektiven Aufgabenliste ist nicht die Liste selbst, wie sie organisiert und verwaltet wird, sondern die Gewohnheit Verwenden, Hinzufügen und Überprüfen der Liste. Menschen, die nur dann sporadisch Listen erstellen, wenn sie fast völlig überfordert sind, schreiben ihre Listen in der Regel gut auf und arbeiten sie durch - und sie sind in der Regel während der Zeit, in der sie ihre Liste durcharbeiten, sehr produktiv. Mit anderen Worten, sie kennen die Wert von ToDo-Listen und sogar mehr oder weniger, wie man sie erstellt, aber nicht, wie man diesen Wert über ihr tägliches Leben verteilt.

Wie bei jeder anderen Gewohnheit dauert es einige Zeit, bis eine ToDo-Liste erstellt ist, bis sie automatisch abläuft. So Die erste Aufgabe besteht darin, Ihre Aufgabenliste irgendwo abzulegen aufdringlich. Verlassen Sie sich nicht auf Willenskraft, Logik, Stolz oder Glück, um den Überblick zu behalten. Tragen Sie Ihre Liste ein in deinem Gesicht, jeden Moment des Tages, so dass Sie haben irgendwie damit umgehen. Zum Beispiel:

• Bewahren Sie ein Notizbuch in Ihrer Gesäßtasche auf, wo Sie es jedes Mal spüren, wenn Sie sich setzen.
• Befestigen Sie ein Notizbuch oder einen Stapel Karteikarten mit einem Gummiband an Ihrer Brieftasche oder Ihrem Taschenbuch, sodass Sie es jedes Mal entfernen müssen, wenn Sie nach Geld, einer Kreditkarte, Ihrem Personalausweis, einer Visitenkarte oder was auch immer Sie in Ihrer Brieftasche aufbewahren.
• Verwenden Sie eine Online-Aufgabenliste wie "Remember the Milk", "Tada", "Toodledo" oder "Todoist" und legen Sie sie als Startseite fest.
• Betten Sie Ihre Online-Aufgabenliste in Ihren Desktop ein (Anweisungen für XP finden Sie hier [Flash-Video]; ​​dies ist in Vista nicht möglich).
• Installieren Sie einen separaten Browser mit Ihrer Aufgabenliste als Startseite und legen Sie fest, dass diese automatisch geöffnet wird, wenn Sie Ihren Computer starten. Schließen Sie es niemals und verwenden Sie es niemals für andere Zwecke. Wenn Sie also regelmäßig Firefox verwenden, verwenden Sie IE oder Opera oder Safari für Ihre Aufgabenliste und lassen Sie sie laufen, wann immer Sie sich an Ihrem Computer befinden.
• Verwenden Sie ein Erinnerungssystem (unabhängig davon, ob es in Ihren Online-Aufgabenlistendienst integriert ist oder einen Dienst wie Sandy verwendet, einen Desktop-Timer verwendet oder einen Alarm auf Ihrem Smartphone einstellt), um Sie stündlich daran zu erinnern, Ihre Liste zu überprüfen.
• Legen Sie Ihre Papierliste während der Arbeit mit einem Stift vor sich auf Ihren Schreibtisch.
• Verwenden Sie ein Sidebar-Gadget oder -Widget in Windows Vista, Google Desktop oder einer anderen Desktop-Widget-Software. Stellen Sie es so ein, dass es immer oben ist.

Sie müssen nicht immer daran erinnert werden, Ihre Liste zu verwenden. Irgendwann wird es ein gewöhnlicher Bestandteil Ihrer täglichen Routine. Aber Richten Sie Ihre Zu-Liste für den ersten Monat so ein, dass Ihre Arbeit tatsächlich gestört wird und Sie gezwungen sind, darauf zu achten. Möglicherweise verlieren Sie etwas Zeit, aber der Produktivitätsgewinn wird dies mehr als wettmachen. Werbung

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Nun, da Ihre ToDo-Liste Ihre Aufmerksamkeit erregt hat, was sollten Sie damit tun??

Kurze Antwort: aufschreiben alles du musst tun. Wiederholen. Für den Rest deines Lebens.

Etwas längere Antwort: Fügen Sie jede noch so kleine Aufgabe zu Ihrer Liste hinzu, sobald Sie daran denken. Teilen Sie große Aufgaben in einzelne, ausführbare Teile auf - das heißt, nicht hinzufügen “Die Welt regieren” Fügen Sie Ihrer Aufgabenliste hinzu “Rufen Sie Bob an, um die Steuerschätzungen für das 3. Quartal zu besprechen.” Wenn Sie Bobs Telefonnummer benötigen, bevor Sie das tun können, schreiben Sie “Schlage Bobs Telefonnummer nach” und schreibe es neben “Rufen Sie Bob an ... ”. Wenn Sie die Aufgaben erledigt haben, streichen Sie sie von Ihrer Liste ab. Wenn Sie an neue denken, fügen Sie diese hinzu. Mach weiter so.

Vollständige Antwort: Verwenden Sie Ihre Liste als zentralen Speicherort für alle Aufgaben, Gedanken und Pläne, die Sie im Leben ausführen müssen. Verwende Kategorien, um deine Liste zu organisieren und dich auf dem Laufenden zu halten. Teilen Sie komplexe Aufgaben in kleine, realistische Schritte auf und verwenden Sie Ihre Listen, um die Schritte zu planen, die Sie ausführen müssen, um Ihre Ziele zu erreichen. Überprüfen Sie Ihre Liste jeden Tag für ein paar Minuten, fügen Sie neue Aufgaben hinzu und entfernen Sie alte Aufgaben. Markieren Sie die drei oder vier wichtigsten Aufgaben, die Sie erledigen müssen, um Ihren Tag als gut verbracht zu betrachten. Führen Sie jede Woche eine eingehendere Überprüfung durch, und planen Sie neue Projekte. Berücksichtigen Sie dabei jeden Aspekt Ihres Lebens und was Sie jeweils tun müssen, um Ihr Leben voller, reicher und erfolgreicher zu machen. Werbung

• Verwenden Sie Ihre Liste als zentrales Repository: Verwenden Sie Ihre Liste nicht nur für die Aufgaben, an denen Sie sofort arbeiten müssen, sondern auch für die Planung, das Aufzeichnen von zufälligen Gedanken für spätere Überlegungen und das Aufzeichnen Ihrer Ziele. Ich habe meinen Moleskine mithilfe von Post-It-Tabulatoren in vier Abschnitte unterteilt: Die Vorderseite ist für unmittelbare Aufgaben vorgesehen, ein mittlerer Abschnitt von einigen Seiten ist für Bücher und Musik, von denen ich gehört habe und die ich untersuchen möchte, ein längerer mittlerer Abschnitt dient dazu, alle Projekte, an denen ich arbeite, aufzulisten und zu konkretisieren, und das letzte dient dazu, Notizen und Gedanken zu machen. Der letzte Abschnitt wird jedoch immer seltener verwendet - stattdessen habe ich begonnen, Notizen mit dem Vorwort direkt in meine Aufgabenliste aufzunehmen “T / A” (“nachdenken über”). Ich verwende meine Liste auch, um Dinge aufzuzeichnen, auf die ich warte, ob es sich um ein von mir bestelltes Paket handelt, um Informationen, die ich von jemandem angefordert habe, um eine Bankeinzahlung oder was auch immer. Ich benutze das Vorwort “W / F” (“warten auf”) und setze das Datum, an dem ich es hinzugefügt habe, wie folgt in Klammern:
  

  [] W / F: Antwort von Barbara zu neuem Krankenversicherungsabzug (17.12.)

  Wenn ich meine Liste überprüfe, weiß ich, wie lange ich gewartet habe. Wenn ich das Gefühl habe, dass sie zu lang ist, füge ich meiner Aufgabenliste eine Folgemaßnahme wie die folgende hinzu:

  [] Rufen Sie Barbara wegen der angeforderten Informationen zur neuen Krankenversicherung an

  Wenn sich eine Aufgabe auf ein bestimmtes Projekt bezieht, z. B. auf einen Artikel, an dem ich arbeite, füge ich hinzu “für [projekt]” bis zum Ende der Aufgabe, wie folgt:

  [] Buch von Ruth Behar für Artikel über Sex und Geschlecht nachschlagen

• Kategorien verwenden: Ich fand, dass das Verwenden von Kategorien in einer Papierliste eine Verschwendung von Aufwand ist (obwohl die Tags, die ich oben verwendet habe, eine Art Kategorisierung sind, nehme ich an). Ich habe jedoch kürzlich damit begonnen, einen Online-Aufgabenlisten-Manager zu verwenden, und die guten machen das Kategorisieren viel nahtloser. Personen, die dem GTD-System von David Allen folgen, verwenden Kontexte für ihre Listen und kategorisieren Aufgaben nach dem Ort oder der Gelegenheit, an dem sie ausgeführt werden können. So könnten sie zum Beispiel eine haben “@Telefon” Wenn sie also einen ruhigen Moment haben, in dem sie telefonieren können, können sie sich darauf konzentrieren, alle Anrufe gleichzeitig zu bearbeiten. Die Kontexte funktionieren für mich nicht wirklich. Stattdessen werden meine Listen nach Projekten kategorisiert, und ich blockiere die Zeit in meinem Zeitplan für jedes Projekt und arbeite die Liste für jedes Projekt durch. Ich stelle fest, dass die Denkweise, mit der ich bei der Arbeit an einer Aufgabe eines bestimmten Projekts konfrontiert bin, mir hilft, Impulse für die Bearbeitung anderer, verwandter Aufgaben zu setzen, auch wenn diese von Natur aus unterschiedlich sind - ich würde also lieber telefonieren ein Projekt und schreiben Sie dann einen Bericht für das SMAE-Projekt, als über ein Projekt einen Anruf zu tätigen und dann über ein anderes Projekt einen anderen Anruf zu tätigen.
• Teilen Sie Projekte in kleine, diskrete Aufgaben auf: Wenn wir uns unsere Aufgabenliste ansehen, müssen wir klare Anweisungen darüber erhalten, was als nächstes zu tun ist. Wenn du fragen musst “wie mache ich das” Über eine Aufgabe, Sie haben es nicht genug aufgeschlüsselt. In der Regel möchten Sie alles auf das Aktivitätsniveau reduzieren, das knapp über dem Trieb liegt - das heißt, wenn Sie etwas schreiben müssen, greifen Sie mehr oder weniger instinktiv nach Stift und Papier, setzen Sie sich, nehmen Sie das ab die Kappe des Stiftes, und nehmen Sie einen Schreibgriff an; alles darüber hinaus sollte eine eigene aufgabe sein.
• Wichtigste Aufgaben (MITs): Überprüfen Sie Ihre Liste morgens als Erstes oder abends als Letztes und heben Sie einige Dinge hervor, die Sie unbedingt erledigen müssen, oder die ein wichtiges Projekt am nächsten Tag vorantreiben werden. Sie können einen Textmarker verwenden, ihn an den Anfang Ihrer Liste verschieben und ihn markieren “hohe Priorität” In Ihrer Task-Management-Software spielt es keine Rolle, solange Sie wissen, dass dies Ihre MITs sind. Tun Sie diese Dinge zuerst. Wenn Sie an diesem Tag nichts anderes tun, werden Sie den Tag trotzdem beenden, wenn Sie etwas Wichtiges erreicht haben.
• Wochenüberblick: Meine Bewertungen sind nicht gerade wöchentlich. Stattdessen mache ich in der Regel alle 4 oder 5 Tage eine, aber unabhängig von der Häufigkeit, die Sie wählen, nehmen Sie sich eine ununterbrochene Zeit für einen mehr oder weniger regelmäßigen Zeitplan, um Ihre Listen zu durchsehen und über die nachzudenken “größeres Bild”. Überlegen Sie sich, was Sie in der nächsten Woche erreichen möchten, überlegen Sie sich, welche übergeordneten Ziele Sie im Leben haben und ob Sie etwas Neues tun könnten, um diese Ziele zu erreichen “warten auf” Artikel sind alle geschlossen, eigentlich denken Sie an alle Ihre “nachdenken über” Einzelteile und so weiter.

Es ist nicht sehr zeit- und arbeitsaufwendig, eine gute Aufgabenliste zu führen. Was es braucht, ist ein bisschen nachgedacht, damit klar wird, was Sie tun müssen und wie es in Ihr gesamtes Leben passt, wenn Sie zu Ihrer Liste zurückkehren. Sobald Sie sich angewöhnt haben, eine Aufgabenliste zu verwenden, wird es fast mühelos, wie Gehen oder Sprechen - etwas, das Sie einfach tun tun.

Nehmen Sie sich in diesem Jahr etwas Zeit, um sich dieser Gewohnheit zuzuwenden, und nutzen Sie Ihre Zeit und Energie, um Ihren Zielen näher zu kommen, anstatt sie zu verbrennen, und versuchen Sie verzweifelt, einfach dort zu bleiben, wo Sie sind. Starten Sie jetzt und machen Sie 2008 zu Ihrem besten Jahr aller Zeiten - bis 2009!