Vier instruktive Fragen zur Anleitung

Ganz gleich, ob Sie dem neuen Praktikanten bei der Arbeit mitteilen, wie er den Ordner eines neuen Kunden ablegen soll, oder ob Sie Ihrer Schwester einen Überblick darüber geben, wie Fido sein Abendessen zubereitet, Sie geben Anweisungen. In der Regel ist es einfacher, Anweisungen persönlich zu erteilen - der Schulungsleiter kann Klärungen zu Unverständnissen verlangen.

Wenn Sie Anweisungen aufschreiben, kann es jedoch sehr viel schwieriger sein, die einzelnen Schritte zu erläutern, die zum Ausführen der Aufgabe erforderlich sind. Denken Sie darüber nach, Ihre eigenen Steuern zu zahlen: Die Anweisungen des IRS sind genug, um einige von uns dazu zu bringen, Hunderte von Dollar zu bezahlen, nur um nicht mit den dratierten Dingen umzugehen. Beachten Sie beim Verfassen Ihrer Anweisungen die folgenden Fragen, um das Verfassen und Befolgen der Anweisungen zumindest ein wenig zu vereinfachen. Werbung

Was ist das Endergebnis??

“Spülen. Waschen. Wiederholen.” Die typischen Shampoo-Anweisungen stören mich grundlegend. Meistens bin ich mir nicht sicher, wann ich aufhören soll, mich zu wiederholen. Wie glänzend soll mein Haar am Ende sein? Woher weiß ich, ob es sauber genug ist, um mit dem Waschen aufzuhören? Ich versuche zu vermeiden, in der Dusche existentiell zu werden, aber diese Anleitung zeigt das Problem mit der Hälfte der Richtungen, die meinen Schreibtisch kreuzen. Es gibt kein Ende, kein Ziel, kein Produkt, das es der Person, die zu Hause mitmacht, leicht macht, zu wissen, dass sie aufhören kann.

Wenn Sie eine Reihe von Anweisungen schreiben, sollten Sie als Erstes das Endergebnis notieren. Auch ein guter Titel kann sich dieser Aufgabe annehmen: Ein Koch befolgt Anweisungen auf “Einen Topf mit Wasser kochen” kann wahrscheinlich herausfinden, dass er aufhören kann, wenn das Wasser anfängt zu kochen. Willst du den Punkt beweisen? Lassen Sie eine unbenannte Reihe von Anweisungen auf dem Schreibtisch eines Büroassistenten und machen Sie sich auf den Weg zum Wochenende. Lange bevor Sie zum Strand kommen, werden Sie angerufen und gefragt, was auf dem Schreibtisch steht.

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Haben Sie den gleichen Ausgangspunkt?

Ich bin einmal fast fünfzehn Meilen aus dem Weg gefahren, um zu einem Freund nach Hause zu kommen. Ich folgte seinen Anweisungen zum Brief - dachte ich. Es stellte sich heraus, dass er mir von einem Ort in der Nähe seines Hauses Anweisungen gegeben hatte, vorausgesetzt, ich könnte alleine dorthin gelangen. Und ich hätte wahrscheinlich ohne Anweisungen so weit kommen können, wenn ich gewusst hätte, dass ich dort anfangen musste. Werbung

Machen Sie Ihren Ausgangspunkt klar, ob Sie Wegbeschreibungen geben oder jemandem sagen, wie er seinen neuen Fernseher anschließen soll. Der Startpunkt darf nicht einmal eine Adresse sein; Es kann sich um eine Liste der Zutaten oder der erforderlichen Ausrüstung handeln, die Ihr Benutzer vorab haben sollte. Denken Sie darüber nach, einen Mähdrescher auf der Farm zu betreiben. Wenn Sie einen ausführen müssten, könnten Sie dies mit guten Anweisungen tun. Aber würdest du den Mähdrescher überhaupt erkennen??

Sprechen Sie die gleiche Sprache??

Meine Version der englischen Sprache passt nicht ganz zu einem meiner Kunden. Ich erwähnte, dass wir vielleicht soziale Netzwerke nutzen sollten, um sein Geschäft zu vermarkten. Er war bis zu diesem Punkt bei mir, aber als ich eine Liste von Schritten zusammenstellte, wie wir vorgehen sollten, war er nicht mit einer ganzen Reihe von Begriffen vertraut: “Was zum Teufel ist Tweeten? Muss ich einen Vogel kaufen??” Manchmal gewöhnen wir uns so sehr an den Jargon oder den Dialekt unserer täglichen Gespräche, dass wir nicht erkennen, dass jemand, der neu im Konzept ist - der genaue Typ von Person, der Anweisungen benötigt - nicht dieselben Wörter in denselben verwendet Weg.

Ihre Anweisungen müssen sich nicht auf Aufgaben innerhalb von Aufgaben beschränken und versuchen, diesen neuen Praktikanten mit der gesamten Büroterminologie auf einmal bekannt zu machen. Schreiben Sie Ihre Anweisungen einfach an ein weniger kenntnisreiches Publikum - denken Sie an Ihre liebe Großmutter, die beim Schreiben einfach nicht auf modernen Slang steht. Werbung

Diese Fragen können sowohl für visuelle Anweisungen als auch für schriftliche Anweisungen gelten. Symbole und Piktogramme kommunizieren nicht immer gut, trotz der Behauptung, ein Bild sagt mehr als tausend Worte. Ein bleibendes Beispiel ist das Schild an der Damentür - eine wichtige Anweisung, wer Zutritt hat. In den USA haben wir diese funky Strichmännchen mit den Flossen auf beiden Seiten, die einen Rock darstellen sollen. In vielen Ländern des Nahen Ostens ist die Damentoilette jedoch mit einem Schleier versehen. Ikonen können uns genauso leicht auslösen wie Worte.

Kannst du es testen??

Für eine Reihe von Anweisungen ist nicht derselbe Benutzertest erforderlich, den das Design Ihrer neuen Website wahrscheinlich durchlaufen sollte. Aber gib es dem Kerl am nächsten Schreibtisch und frag “Macht das Sinn?” kann die Zeit beschleunigen, die jemand benötigt, um Ihre Anweisungen stundenlang zu befolgen. Selbst 30 Sekunden kleinere Korrekturen sind nicht allzu mühsam, besonders wenn Sie jemanden stundenweise bezahlen, um diese Aufgabe zu erledigen. In manchen Situationen ist das Testen natürlich unmöglich. Es ist die Mühe wert, wenn Sie es arrangieren können.

Wenn Sie vorhaben, denselben Befehlssatz mehrmals zu verwenden, sollten Sie die Person, die die Aufgabe ausgeführt hat, auf bestimmte Probleme hinweisen. Räumen Sie sie jetzt auf und Sie können Probleme auf der Straße minimieren. Werbung

Letzte Gedanken

Und selbst perfekt formulierte Anweisungen sind keine Garantie dafür, dass jeder weiß, was Sie meinen. Aber sie erhöhen die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre neue Praktikantin ihren ersten Tag im Büro überlebt und Sie alle Haare behalten. Schreiben Sie also Ihre Anweisungen, atmen Sie tief durch und entspannen Sie sich mit dem Wissen, dass Sie eine verdammt gute Anleitung geschrieben haben.