7 E-Mail-Mythen, die den Arbeitsplatz plagen

Es gibt unzählige Mythen darüber, wie man am besten E-Mails versendet. Einige werden ausdrücklich erwähnt und in den Kopf getrommelt, andere sind die unausgesprochenen Erwartungen der modernen Unternehmenswelt. Um den großen Zeitverlust bei E-Mails zu bewältigen und E-Mail-Probleme der Vergangenheit zuzuordnen, müssen Sie diese Mythen als solche anerkennen und ein funktionierendes System implementieren.

Systeme benötigen eine gute Grundlage, um zu funktionieren. Wenn ein effektives E-Mail-Verwaltungssystem ausfällt, liegt dies normalerweise daran, dass der Benutzer diese Mythen nicht von seinem Ansatz trennen kann.

1. Gute Organisation ist der beste Weg, um über E-Mails auf dem Laufenden zu bleiben. Werbung

Es ist nicht. E-Mails in Aktionen umwandeln und alles andere archivieren ist der beste Weg, um den Überblick über E-Mails zu behalten. Das Organisieren jeder Nachricht in einem anderen Ordner kann aus anderen Gründen nützlich sein, z. B. um eine Papierspur für Ihren Anwalt auszuloten, wenn Sie verklagt werden, aber es ist nicht praktisch für “oben bleiben auf” Email. Es besteht keine Korrelation zwischen dem Ordner, in dem sich Ihre Nachricht befindet (es sei denn, es handelt sich um den Posteingang) und Ihrer E-Mail-Effizienz.

2. Sie müssen auf jede Nachricht antworten.

Einige Nachrichten benötigen einfach keine Antwort. Sie sollten nur antworten, wenn Sie der Kommunikation etwas Wertvolles hinzufügen möchten. Sicher, Sie fühlen sich vielleicht schuldig, wenn Sie sich an dieses Konzept gewöhnen und aufhören, auf jede Nachricht zu antworten, die Sie erhalten, aber wenn Sie Ihre Zeit zurückfordern möchten, müssen Sie dies anpassen.

Wenn es Leute gibt, mit denen Sie regelmäßig kommunizieren und die eine Antwort erwarten, auch wenn Sie nichts hinzuzufügen haben, müssen Sie sie schulen, anstatt ihren Anforderungen nachzugeben. Das größte Problem bei der E-Mail-Produktivität ist, dass die Leute einfach keinen Widerstand gegen diejenigen leisten, die nicht wissen, wie man E-Mails effektiv verwendet. Werbung

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3. Sie müssen auf jede Nachricht antworten ... sobald Sie sie erhalten haben.

Schlimmer als der zweite Mythos ist der Mythos, dass Sie jede Nachricht beantworten sollten, sobald Sie sie erhalten. Hierdurch wird nichts erreicht. Es gibt immer Ausnahmen zu jeder Regel - wenn Sie in einem Newsroom arbeiten, ist das Warten einer Stunde auf Informationen wie das Warten einer Woche -, aber sie gelten wahrscheinlich nicht für Sie. Finden Sie keine Ausreden, um auf jede Nachricht jede Minute des Tages zu antworten. Sag einfach nein.

Das Beantworten jeder Nachricht, die Sie erhalten, ist eine Zeitsenke. Auf jede Nachricht zu antworten, sobald Sie sie erhalten, ist unverantwortlich - ironischerweise tun viele Menschen dies, um die Illusion von Produktivität und Verantwortung zu erzeugen.

4. E-Mails sollten aus Wörtern bestehen (Nummer einfügen). Werbung

Die angemessene Länge einer E-Mail hängt davon ab, worum es in der E-Mail geht und wie viel der Empfänger bereits über das Thema weiß und wie viel er über das Thema wissen muss, um darauf reagieren zu können. Wenn es nicht mehr als ein Satz sein muss, machen Sie es nie mehr als einen Satz. Wenn die E-Mail in drei oder vier Absätzen unvollständig ist, schreiben Sie weiter, bis die E-Mail vollständig ist, aber lassen Sie jedes Wort zählen und bearbeiten Sie es wie verrückt, bevor Sie auf Senden klicken.

Ein Teil der Aufrechterhaltung einer guten E-Mail-Produktivität ist die Aufrechterhaltung einer guten E-Mail-Etikette. man könnte es das nennen “E-Mail-Karma” Regel.

5. E-Mail ist eine Bestie, die nicht gezähmt werden kann.

Sicher kann es sein. Die Technologie ist nie das Problem; die Leute, die es benutzen, sind. Die Frage ist: Sind Sie die problematische Person oder sind es die Personen, die Ihnen E-Mails senden? In beiden Fällen gibt es Lösungen, die Sie implementieren können, unabhängig davon, ob Sie Ihre Meinung ändern und E-Mails verwenden oder Hindernisse zwischen sich und Ihren Kontakten aufbauen. Auto-Responder sind ein solches Hindernis, das diejenigen aufklären wird, die Ihnen nicht hilfreiche E-Mails senden. Werbung

6. Es gibt keine Möglichkeit, diese lästige Mailingliste zu verlassen!

Natürlich gibt es; Es ist nur eine Frage, wie weit Sie bereit sind, die Angelegenheit anzugehen. Spam ist illegal, denken Sie daran, und wenn es sich wirklich um eine Mailingliste und nicht nur um Spam aus Russland handelt, können Sie Ihren Namen auch dann entfernen, wenn Sie den Bejeezus mit Anwälten aus ihnen herausschrecken müssen. Es kann nur einige Zeit und Energie dauern. Wenn Sie länger als zwei Minuten brauchen, sollten Sie einfach einen Filter einrichten, damit Sie keine Nachrichten von dieser Adresse sehen. Wenn Sie mehr Zeit in Ihrem Tag suchen, warum nehmen Sie den harten Weg?

7. Priorisierung ist ein gutes Tool für die E-Mail-Produktivität.

Die Priorisierung ist ein gutes Tool zur Aufgabenverwaltung. Wenn Sie einer E-Mail, die Sie erhalten haben, Priorität zuweisen möchten, ist dies ein gutes Zeichen dafür, dass Sie diese Nachricht in eine Aktion umwandeln müssen. Auf der anderen Seite ist das Senden einer E-Mail mit hoher Priorität unter Verwendung der Priorisierungsfunktionen Ihres E-Mail-Clients ebenso bedenklich. Es besteht nicht nur eine gute Chance, dass die Prioritätsstufe nicht im E-Mail-Client des Empfängers angezeigt wird, es ist auch eine Frage der guten E-Mail-Etikette, die Priorität einer bestimmten E-Mail dem Empfänger zu überlassen und sie in den Kontext von einpassen zu lassen ihr Tag.

E-Mails wurden niemals entwickelt, um Ihnen bei der Kommunikation im Notfall zu helfen. Wenn es einen Notfall gibt, der wirklich sofortige Aufmerksamkeit erfordert, greifen Sie zum Telefon oder zu Skype.