3 Möglichkeiten zur Reduzierung Ihrer täglichen Arbeitsunterbrechungen

Niemand wacht auf und hofft, am Tag wenig zu tun zu haben und von ein paar Dingen abgelenkt zu werden, die eigentlich keine Rolle spielen. Trotzdem machen das viele Büroangestellte.

In seinem Buch Tiefe Arbeit, Cal Newport spricht über die “metrisches Schwarzes Loch” dass so viele unserer Aktivitäten fallen in. In dieses Schwarze Loch fallen die Kosten für unsere Aktivitäten. E-Mails scheinen produktiv zu sein, weil Sie in der Firma herumschubsen, aber die meiste Zeit reicht es nicht aus, Sie dazu zu bringen Gefühl produktiv.

Hier sind drei Möglichkeiten, wie Sie diese Ablenkungen vermeiden und die Produktivität aus diesem schwarzen Loch herausholen können.

1. Nehmen Sie einen neuen Ansatz für E-Mail

Ja, E-Mail ist die Art und Weise, wie die meisten Unternehmen kommunizieren. Schnelle Nachrichten werden im gesamten Unternehmen mit vielen Personen, die über CCs verfügen, abgesetzt. Es fühlt sich so an, als ob tatsächlich etwas erledigt wird, aber meistens reorganisieren Sie sich wirklich unter dem Deckmantel, hart zu arbeiten. Werbung

Um an die Spitze dieser Bestie zu kommen, die die Produktivität stiehlt, müssen Sie drastische Maßnahmen ergreifen. Überprüfen Sie Ihre E-Mails höchstens zweimal täglich und legen Sie ein Zeitlimit fest. Ich verwende die Pomodoro-Produktivitätsmethode und erlaube nur einen 25-minütigen Block pro Tag, um meine E-Mails zu lesen. Wenn Sie diese Frist für E-Mails festlegen, kann sie nicht auf meine gesamte verfügbare Zeit ausgedehnt werden.

Als ich zuletzt Angestellter war und die niedrigste Person am Totempfahl, verstand mich sogar der CEO, dass ich nur zweimal am Tag E-Mails checkte. Eine ruhige, rationale Erklärung, dass ich viel Zeit brauchte, um mich auf meine Arbeit zu konzentrieren, gefiel ihm. Er übernahm sogar die Praxis, nur um 11 und 15 Uhr seine eigenen E-Mails zu lesen, und liebte es, wie viel zusätzlichen Fokus er hatte.

Zweitens planen Sie fast Ihre gesamte E-Mail. Ich verwende Right Inbox, um E-Mails nur um 16 Uhr zu senden, unabhängig davon, wann ich sie überprüfe. Die einzige Ausnahme ist, wenn jemand auf etwas von mir wartet und sofort eine Antwort benötigt. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass Sie kein E-Mail-Tag wiedergeben, während Sie versuchen, Ihren Posteingang zu leeren, und dass immer wieder Antworten eingehen.

Drittens, überprüfen Sie Ihre E-Mails niemals morgens als Erstes. Die Sache, in der E-Mails wirklich gut sind, ist, Ihnen zu sagen, was alle anderen an diesem Tag für wichtig halten. Es hat selten einen Einfluss darauf, was Sie tun müssen, um Ihre Projekte voranzutreiben. Sie sollten in der Nacht davor herausfinden, was Ihre wichtigste Aufgabe ist. Kommen Sie herein und tun Sie das, bis Sie Ihren geplanten E-Mail-Block haben. Werbung

Viertens deaktivieren Sie alle Benachrichtigungen in Ihrer E-Mail. Studien zeigen, dass Sie durch das Aktivieren dieser Benachrichtigungen von der eigentlichen Aufgabe abgelenkt werden können. Wenn Sie nicht konzentriert sind, machen Sie Ihre Arbeit nicht gut. Gewöhnen Sie sich einfach daran, auf Ihre geplanten E-Mail-Zeiten zu warten. Nichts wird in Brand geraten, und wenn doch, wird der Alarm ausgelöst oder jemand wird in Ihrem Büro anhalten, während er panisch aus der Tür rennt.

Lesen Sie weiter

10 kleine Änderungen, damit sich Ihr Haus wie ein Zuhause anfühlt

Was macht glücklich? 20 Geheimnisse von „immer glücklichen“ Menschen

Wie Sie Ihre übertragbaren Fähigkeiten für einen schnellen Karrierewechsel schärfen

Scrollen Sie nach unten, um mit dem Lesen des Artikels fortzufahren

2. Deaktivieren Sie Benachrichtigungen für Slack / Hipchat / Messaging

Dies können großartige Tools sein, und viele Unternehmen tauchen mit beiden Füßen in Gruppen-Messaging-Tools ein, um die Notwendigkeit von E-Mails zu verringern. Das Problem ist, dass die Mitarbeiter erwarten, dass der Chat die meiste Zeit geöffnet ist und sofort auf Nachrichten reagiert - egal wie trivial. Ich habe mit einem Manager gesprochen, der der Meinung war, dass die produktivsten Programmierer die waren, die eine Benachrichtigungs-Engine in ihren Code-Editoren eingebaut hatten, damit sie von der Aufgabe, auf die sie sich konzentrierten, sofort zum Chat springen konnten.

Dies ist einfach das Benachrichtigungsproblem mit E-Mail exponentiell erhöht. Einfach weil es gibt etwas Nutzen für ein Werkzeug bedeutet nicht, dass es ein gutes Werkzeug ist.

Deaktivieren Sie wie bei E-Mails alle Benachrichtigungen in Ihren Chat-Tools. Beenden Sie dann die Anwendung zugunsten geplanter Eincheckvorgänge. Ich überprüfe meine Slack-Kanäle zweimal täglich - einmal kurz nach meinem morgendlichen Training und einmal kurz nach dem Mittagessen. Ich bin schon nicht auf etwas Bestimmtes fokussiert, es wird also keine Aufmerksamkeit gestohlen. Werbung

3. Vermeiden Sie unnötige Besprechungen

Lassen Sie uns abschließend über Besprechungen sprechen. So oft kann jemand problemlos ein Meeting mit 10 Personen für 2 Stunden anrufen, was in Bezug auf das Gehalt Tausende von Dollar kostet, aber niemals die Hälfte dieses Betrags genehmigen. Warum hat niemand ein Auge auf diese?

Um die ständigen Besprechungen einzudämmen, lehnen Sie es zunächst ab, zu einer Besprechung zu gehen, die 48 Stunden im Voraus keine klare Agenda und eine eindeutige Entscheidung enthält brauchen Auch in meiner letzten Vollzeitbeschäftigung als unterste Person im Gebäude habe ich dies eingerichtet und es geschafft, die meisten Besprechungen zu vermeiden.

Wenn Ihr Chef Sie auffordert, an einer Besprechung teilzunehmen, zeigen Sie ihm Ihre Aufgabenliste und fragen Sie, welches Element für die Besprechung von der Liste gestrichen werden soll. Die meiste Zeit wird Ihr Chef sagen, dass die Besprechung gestoßen werden muss. Wenn ich diese Taktik angewendet habe, wurde aus einem zweistündigen Meeting jemand, der mich für die 15 Minuten abholte, die ich wirklich brauchte, um dort zu sein. Ich habe mich eingewogen und war dann weg.

Dieses überaus wichtige Treffen ist oft nicht so wichtig - es ist nur so, dass noch niemand dagegen vorgegangen ist. Angesichts einer Herausforderung erkennen die Menschen an, dass die Unterbrechung des Arbeitstages weniger wert ist, als Projekte voranzutreiben. Werbung

Wie ich zu Beginn sagte, gibt es so viele Ablenkungen in Ihrem Tag. Wenn Sie diese Ablenkungen vermeiden und die Kontrolle über Ihren Tag behalten, werden Sie mehr erledigen und müssen nicht alle Stunden arbeiten, um so produktiv wie möglich zu sein.

Hervorgehobene Bildnachweis: jpstjohn via flickr.com