14 Schlechte Angewohnheiten, die den Posteingang vor Null schützen

Verwalten von E-Mails und der “berüchtigt” Posteingang Zero sorgt in diesen Tagen für Aufsehen. Viele von uns haben sich lange verschanzt E-Mail-Gewohnheiten das hindert uns daran, die maximale E-Mail-Effizienz zu erreichen. Anstatt E-Mails zu verarbeiten und loszuwerden, horten wir sie wie kleine Goldnuggets, die mit Schlamm bedeckt sind und darauf warten, verfeinert zu werden. Und natürlich gibt es eine Reihe anderer Gewohnheiten, die zum E-Mail-Stapel beitragen.

Hier sind meine 14 Cent. Lass es mich wissen, wenn ich etwas in den Kommentaren verpasst habe.

Lasst uns beginnen.

1. Email Window Shopping

Wie oft haben Sie Ihren Posteingang geöffnet, um schnell durch die Liste zu scrollen? Dies ist eine große Zeitverschwendung. Wenn Sie Ihre E-Mail öffnen, tun Sie etwas! Löschen, Archivieren, Erstellen von Aufgaben, Erinnerungen usw. Nur das Öffnen und Schließen Ihrer E-Mail-Liste ist ein sicherer Weg, um niemals Posteingang Null zu erreichen. Werbung

2. Als ungelesen markieren

Worum geht es hier? Dies ist einer meiner Favoriten und bezieht sich direkt auf den oben genannten Punkt. Wenn Sie eine E-Mail öffnen und lesen, treffen Sie eine Entscheidung. Wenn Sie etwas dagegen tun müssen und jetzt keine Zeit haben, erstellen Sie eine Aufgabe mit einem klaren nächsten Schritt. Es gibt keinen Grund, diese E-Mail in Ihrer Liste zu behalten. Archivieren Sie es und verwalten Sie Ihre Aufgabenliste!

3. Kein Rhythmus

Das Tempo, in dem Sie Ihre E-Mails verarbeiten, hat viel mit den von Ihnen erstellten Routinen zu tun. Wenn Sie keine bestimmten Zeiten für die Verarbeitung Ihres Posteingangs festlegen, können Sie das Schicksal und den Impuls selbst bestimmen, wann dies geschehen soll. Gewöhnen Sie sich an, E-Mails zu bestimmten Zeiten zu verarbeiten, und Sie erreichen den Posteingang Null mehrmals am Tag. Bonus-Tipp: Auf diese Weise können Sie auch sicherstellen, dass Sie wachsam sind und über genügend Energie verfügen, um E-Mails zu verarbeiten.

4. Einrichten auf Fehler

Indem wir starke Gewohnheiten entwickeln, können wir sicherstellen, dass die Dinge erledigt werden. Eine kraftvolle Angewohnheit ist eine Angewohnheit, die Sie vermissen. wenn ich es verpasst habe, fühle ich mich gezwungen zu tun, was ich kann, um diesen Fehler zu korrigieren. Viele von uns haben sich zum Ziel gesetzt, so viele E-Mails wie möglich zu verarbeiten. Im Wesentlichen bereiten wir uns also auf ein Scheitern vor. Wenn Sie dieses Ziel ändern, um zweimal täglich den Posteingang auf Null zu setzen, werden Sie vom Erfolg abhängig.

5. Lange E-Mails schreiben

Eine andere E-Mail-Gewohnheit ist das Schreiben langer E-Mails. Die Leute lesen keine E-Mails, sie durchsuchen sie. Glauben Sie wirklich, dass jemand, der durchschnittlich 114 E-Mails pro Tag erhält, eine lange E-Mail lesen wird? Werbung

Ordnen Sie alle E-Mails, die Sie senden, in Aufzählungszeichen an und stellen Sie sicher, dass Sie niemals lange E-Mails senden. Dein Preis? Sie erhalten in Form von Sachleistungen kürzere E-Mails, wodurch Sie weniger Zeit für das ziellose Lesen haben.

6. Emotionale E-Mails

Noch etwas zum obigen Punkt: Vermeiden Sie es, Emotionen in E-Mails auszudrücken! Es werden lange E-Mails erstellt, die zu langen Antworten und einer Menge unnötiger Korrespondenz führen, die nirgendwohin führen. E-Mails sind kein großartiges Medium, um Emotionen auszudrücken. Vieles geht im Text verloren, und oft wird er von der anderen Seite aus dem Zusammenhang gerissen, was manchmal zu katastrophalen Ergebnissen führt.

7. E-Mail ist nicht die einzige Option

Manchmal muss man von Angesicht zu Angesicht sprechen oder ein Telefon benutzen! Insbesondere in Bezug auf den obigen Punkt ist ein Anruf oder ein Meeting die beste Option, wenn es einen emotionalen Punkt gibt, der vermittelt werden soll. Warten Sie vor dem Schreiben einer E-Mail ein oder zwei Sekunden, um zu prüfen, ob die Kommunikation auf andere Weise effektiver ist.

Lesen Sie weiter

Wie man Änderungen im Leben vornimmt, um die beste Version von dir zu sein

Jetzt positive Veränderungen vornehmen (und ein erfülltes Leben beginnen)

25 Best Self Improvement Books zu lesen, egal wie alt Sie sind

Scrollen Sie nach unten, um mit dem Lesen des Artikels fortzufahren

8. RE: RE: Re: RE

Wenn Sie auf eine E-Mail mit mehr als 3 Vor- und Zurück-Antworten antworten, hören Sie auf! Etwas funktioniert nicht Es ist Zeit, über einen Anruf oder ein persönliches Treffen nachzudenken. Werbung

9. Allen antworten

Zielgruppe sind nur bestimmte Personen. Keine CC-Leute, die für eine E-Mail nicht relevant sind, nur um “halte sie auf dem Laufenden,” es sei denn natürlich, Sie möchten weitere E-Mails erstellen. Oft fühlen sich Personen, die per E-Mail kontaktiert werden, dazu verpflichtet “beitragen” Dies führt zu mehr E-Mails, Verzögerungen und Verwirrung. E-Mails sind häufig Aufgaben. Aufgaben sollten an Personen vergeben werden, die dafür verantwortlich sind. Das Aufrechterhalten des Personenverkehrs sollte über regelmäßige E-Mail-Zusammenfassungen oder Besprechungen erfolgen.

10. Gibberish

Nehmen Sie sich beim Schreiben einer E-Mail Zeit und schreiben Sie deutlich. Wenn Ihre E-Mail nicht klar ist, raten Sie mal, was? Sie erhalten von jedem Empfänger mindestens eine E-Mail mit der Bitte um Klarstellung. Nehmen Sie sich Zeit zum Verfassen, Entspannen und Korrekturlesen einer E-Mail. Persönlich schreibe ich oft meine E-Mails und versende sie erst eine Stunde später. Ich stelle fest, dass ich, wenn ich die Rezension herausnehme, besser finde, wie ich meine Reaktion verbessern kann. Dies erfordert zwar Disziplin, hilft jedoch dabei, Klärungs-E-Mails von Ihren Empfängern so gering wie möglich zu halten, und Sie werden von Ihren Kollegen (und Ihrem Chef) viel mehr geschätzt..

11. Arbeiten ohne Struktur

Verarbeiten Sie E-Mails mit einer festgelegten Struktur. Beantwortet entweder E-Mails vom neuesten zum ältesten oder vom ältesten zum neuesten. Wechseln Sie nicht zwischen den E-Mails, da Sie damit gegen eine frühere Regel verstoßen. Lesen Sie nicht, überspringen Sie nicht und markieren Sie sie nicht als ungelesen. Ich beantworte gerne zuerst die neuesten E-Mails. Es hilft mir, schnell auf zurückgegebene E-Mails zu antworten und Leute zu beeindrucken, die mir vor wenigen Minuten eine E-Mail geschickt haben ;-).

12. Eingemachte Antworten

Wie oft schreiben Sie ähnliche E-Mails neu? Wenn Sie Ihre E-Mails verarbeiten, stoßen Sie häufig auf E-Mails, von denen Sie wissen, dass Sie sie bereits geschrieben haben. Anstatt immer wieder E-Mails zu schreiben, kopieren Sie sie einfach in eine E-Mail-Antwortdatenbank und verarbeiten Sie diese lästigen E-Mails, wenn Sie ein bestimmtes E-Mail-Muster identifizieren "Wurde dort getan, dass E-Mails" schneller. Werbung

13. Spam

Ich bin sicher, dass Sie über die Zeit hinaus wahrscheinlich mindestens 50 Websites abonniert haben, denen Sie nicht mehr folgen. Dienste wie Unroll.me können Ihnen helfen, sich schnell von Diensten abzumelden, die Ihren Posteingang mit unnötigen Newslettern verstopfen. Wenn Sie Spam sehen, nehmen Sie sich ein paar Sekunden Zeit, um sich abzumelden. Dies kann zwar schmerzhaft sein, verhindert jedoch, dass Sie im Laufe des nächsten Jahres Hunderte von E-Mails sehen.

14 Senden Sie weniger E-Mails!

Wenn Sie weniger E-Mails erhalten möchten, senden Sie weniger E-Mails. Bis zum nächsten Mal! :)