Die zehn wichtigsten Störquellen

Es öffnet Ihnen die Augen, wenn Sie feststellen, dass viele der Unterbrechungen, die an Ihrem Tag auftreten, möglicherweise unter Ihrer eigenen Kontrolle liegen! In keiner bestimmten Reihenfolge finden Sie hier die zehn häufigsten Unterbrechungen bei unseren Kunden, die sich auf deren Produktivität auswirken:

1. Anrufe
Planen Sie eine gewisse Zeit ein, um Anrufe von einer Support-Person überprüfen zu lassen, oder überprüfen Sie Anrufe mit Voicemail, wenn Sie alleine arbeiten. Durch den ständigen Anrufbeantworter werden Sie reaktiv und nicht proaktiv! Zugegeben, es gibt einige Jobs, die diesen Vorschlag unrealistisch machen, aber im Allgemeinen ist geschützte Zeit produktive Zeit.

2. Ungeplante Fragen und Diskussionen
Eine Lösung besteht darin, für jeden Tag einen festgelegten Zeitblock festzulegen “offene Tür” Fragen und Diskussionen. Manchmal kann Instant Messaging Abhilfe schaffen, wenn es sich nicht selbst in eine andere Art von unerwünschter Unterbrechung verwandelt (siehe Nr. 4). Wenn diese Auswahl nicht realistisch ist, können Sie Ihr Bestes tun, um Nummer 3 zu begrenzen… Werbung

3. Sozialer Chat
Ich schlage nicht vor, dass Sie ein steriles Büro haben, in dem niemand chatten darf. Offensichtlich wird es zu einem Problem, wenn es übertrieben ist. Hier sind einige Lösungen:

• Steh sofort auf, wenn jemand dein Büro betritt, um zu chatten. Standing sendet die nonverbale Nachricht, dass Sie andere Dinge zu tun haben.
• Beseitigen, abschütteln “soziale Magnete” in ihrem büro wie super bequeme gästesessel und süßigkeiten.
• Stellen Sie sicher, dass Sie nicht so positioniert sind, dass Sie das Gefühl haben, jede Person begrüßen zu müssen, die an Ihrer Tür vorbeigeht.

4. Instant Messaging
Instant Messaging ist ein zweischneidiges Schwert ... es kann das Problem der Beantwortung schneller Fragen wirklich lösen, ohne ein komplettes persönliches Gespräch zu beginnen, aber offensichtlich kann es zu einem Problem werden, wenn sich die Leute nicht auf einige Richtlinien einigen. Setzen Sie auf jeden Fall Ihren IM-Status auf “Weg” Wenn Sie ununterbrochen Zeit für die Arbeit benötigen und das IM-Verhalten mit Ihren Mitarbeitern besprechen, um Probleme zu vermeiden, bevor sie auftreten.

5. E-Mail
Ausschalten “neue E-Mail ist angekommen” Benachrichtigungstöne und Popup-Fenster. In Outlook ist dies unter Extras> Optionen> Registerkarte Einstellungen> E-Mail-Optionen> Erweiterte E-Mail-Optionen (kennt jemand eine Abkürzung zu dieser Einstellung?). Zwingen Sie sich dazu, den ganzen Tag nicht mehr auf die Sende- / Empfangstaste zu drücken, als wären Sie eine Laborratte, die sich etwas gönnen möchte! Werbung

6. Blackberry / Treo-Geräte
Überlegen Sie unbedingt, ob Sie solche Geräte überhaupt benötigen - es kann sich auch nur um ein weiteres Gerät handeln, das verarbeitet werden muss! Ich weiß, dass es schwierig ist, aber stellen Sie sicher, dass Sie etwas Blackberry-freie Zeit haben, um konzentriert zu arbeiten. Und seien Sie bitte höflich, wenn Sie versuchen, mit anderen Menschen zu interagieren. Sehen Sie sich David Spades urkomisches Blackberry Intervention-Video an:

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https://youtube.com/watch?v=Al5FZPUeiCY

7. Zufällige Gedanken
Halten Sie Ihre To-Do-Liste in der Nähe bereit, um schnelle Gedanken aufzuschreiben und weiterzumachen. Erwägen Sie die Verwendung eines digitalen Diktiergeräts, stellen Sie jedoch sicher, dass Sie einen Prozess zum späteren Einfügen der Informationen in Ihr Zeitverwaltungssystem haben. Ein guter Workaround dafür ist Jott, der Ihre Gedanken in E-Mail-Text umwandelt, den Sie einfach in Ihr System einfügen können. Werbung

8. Visuelle und akustische Ablenkungen
Halten Sie Ihren Arbeitsplatz für minimale Ablenkungen und maximale Produktivität übersichtlich. Ergreifen Sie Maßnahmen, um störende Geräusche zu maskieren oder zu eliminieren. Weiße Geräusche und Desktop-Springbrunnen sind kostengünstig und können einen großen Unterschied machen.

9. Missbräuchliche Verwendung von In & Out-Boxen
Halten Sie Ihren Posteingang sauber und bereit, damit die Leute sich wohlfühlen und Ihre Sachen dort lassen. Weisen Sie die Mitarbeiter an, schriftliche Anweisungen zu verwenden, wann immer dies möglich ist. Verwenden Sie Ihren Papierausgang, um zu vermeiden, dass Sie alle paar Minuten aufstehen, um Dinge an andere Orte zu bringen, und seien Sie ein Beispiel für eine Person, die sehr klare Anweisungen schreibt.

10. JA sagen, wenn Sie NEIN sagen sollten
Wenn Sie jemand um Hilfe bittet, halten Sie inne und prüfen Sie die Anfrage sorgfältig, bevor Sie antworten. Verwenden Sie den sehr effektiven Ausdruck “Nicht verfügbar” wenn eine Anfrage abgelehnt wird. Die Leute neigen dazu, diesen Satz nicht in Frage zu stellen und gehen stattdessen zur nächsten Wahl über. Werbung

Lorie Marrero ist eine professionelle Organisatorin und Schöpferin von The Clutter Diet, einem innovativen, erschwinglichen Online-Programm für die Organisation zu Hause. Lories Seite hilft Mitgliedern zu verlieren “Clutter-Pfund” von zu Hause aus, indem sie ihrem Organisationsteam Online-Zugriff gewährt. Lorie schreibt etwa alle paar Tage etwas Wahnsinnig Praktisches in den Clutter Diet Blog. Sie lebt in Austin, TX, wo ihr Unternehmen seit 2000 praktische Organisationsdienste für Kunden anbietet.