Tipps für großartige virtuelle Meetings

(Anmerkung der Redaktion: Der folgende Beitrag ist ein Auszug aus dem Buch Der Collaboration-Imperativ: Executive-Strategien zur Erschließung des wahren Potenzials Ihres Unternehmens von Ron Ricci und Carl Wiese. Ron Ricci ist Vice President für Unternehmenspositionierung und hat in den letzten zehn Jahren Cisco bei der Entwicklung und Pflege einer Kultur des Teilens und der Zusammenarbeit unterstützt. Darüber hinaus hat er unzählige Stunden mit Hunderten verschiedener Organisationen verbracht, um die Auswirkungen der Zusammenarbeit zu diskutieren. Carl Wiese ist Senior Vice President von Ciscos Vertrieb für die Zusammenarbeit - ein globales Geschäft mit mehreren Milliarden Euro. Er hat Unternehmen in Dutzenden von Ländern, darunter Australien, China, Dubai, Indien, Mexiko sowie in ganz Europa und den USA, die Bedeutung der Zusammenarbeit erläutert. Weitere Informationen erhalten Sie unter http://thecollaborationimperative.com.)

Neue Technologien und die Realität der Arbeit in globalen Organisationen bedeuten, dass wir herkömmliche persönliche Besprechungen durch eine reisefreie, technologiegestützte persönliche Zusammenarbeit ersetzen, die jederzeit und mit jedem Menschen auf der ganzen Welt stattfinden kann. Werbung

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Der virtuelle Arbeitsplatz hat viele Vorteile, bringt aber auch neue Herausforderungen mit sich. Wir arbeiten mit Menschen, die wir noch nie zuvor getroffen haben, und wir können uns nicht so verbinden, wie wir es tun, wenn wir ihnen gegenüber sitzen. Werbung

Die drei wichtigsten Zutaten für ein erfolgreiches virtuelles Meeting sind Vertrauen, Kommunikation und bereit zugang zu informationen. Hier einige Tipps für Ihren Erfolg: Werbung

• Stellen Sie vor dem Meeting sicher, dass die Teilnehmer über alle erforderlichen Vorbereitungsmaterialien verfügen und Zeit haben, diese zu überprüfen.
• Beginnen Sie mit einem schnellen Aufwärmen. Beginnen Sie das Meeting beispielsweise, indem Sie entfernte Teilnehmer bitten, zu beschreiben, was in ihrem Land, in ihrer Stadt oder in ihrem Büro geschieht.
• Während “vermischt” Besprechungen, bei denen sich einige Teilnehmer persönlich treffen und andere virtuell teilnehmen, richten sich zuerst an entfernte Teilnehmer und bieten dann die Möglichkeit, mit persönlichen Teilnehmern zu sprechen.
• Identifizieren Sie persönliche Teilnehmer. In-Room-Referenten - ob sie Präsentationen halten oder Kommentare abgeben - sollten sich vorstellen, damit entfernte Teilnehmer wissen, wer spricht.
• Bitten Sie entfernte Teilnehmer, laut zu sprechen. Betonen Sie, dass es in ihrer Verantwortung liegt, die Menschen persönlich zu informieren, wenn sie die Diskussion nicht hören oder verfolgen können.
• Gehen Sie nicht davon aus, dass alle mit der Technologie der virtuellen Zusammenarbeit vertraut sind. Kommunizieren und veröffentlichen Sie den Speicherort und die Richtlinien für die von Ihnen verwendeten Tools.
• Besprechungszeiten ändern Stellen Sie sicher, dass für jede Zeitzone eine Besprechung während der normalen Geschäftszeiten geplant ist.
• Teilnahme erbitten. Fragen Sie Remote-Teilnehmer regelmäßig nach Kommentaren und fordern Sie die Teilnehmer auf, eine Nachricht zu posten.
• Weisen Sie einen Besprechungsmonitor zu. Halten Sie Ausschau nach Fragen, Sofortnachrichten oder Chatpostings und -interjekten von Remoteteilnehmern.
• Wenn Ihr virtuelles Team Kunden, Partner, Lieferanten oder Lieferanten umfasst, stellen Sie die Sicherheit Ihrer Dokumente und Unternehmensinformationen sicher.
• Vermeiden Sie Umgangssprachen, Akronyme und Unternehmenssprache, wenn Sie keine Muttersprachler haben.

(Bildnachweis: Geschäftsmann und Geschäftsfrau treffen sich über Shutterstock)

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