Time Striping Ein anderer Ansatz zum Zeitmanagement

Als Hochschullehrer habe ich oft wochenlange, ungeplante Zeit zwischen den Sitzungen, die ich nutzen muss, um alle Projekte nachzuholen, die ich in der hektischen zweiten Hälfte des Semesters abrutschen ließ. Als freiberuflicher Autor habe ich immer eine Menge kleiner Projekte und laufender Verpflichtungen (wie meine dreimal wöchentlichen Beiträge hier bei Lifehack), die erledigt werden müssen.

Das Problem mit MITs und Kontexten

Während ich die Idee von mag “Wichtigste Aufgaben” (MITs) - wo Sie die drei oder vier Dinge aufschreiben, die Sie unbedingt jeden Tag erledigen müssen, und an denen Sie zuerst arbeiten müssen und alles andere für die am Ende verbleibende Zeit übrig lassen - Tatsache ist, dass viele meiner Verpflichtungen dies können nicht so gehandhabt werden. Ich habe mehr als drei laufende Verpflichtungen, von denen jede jeden Tag mindestens ein wenig Aufmerksamkeit erfordert. Werbung

Ich finde auch, dass Kontexte im Sinne von GTD für mich nicht wirklich funktionieren - ja, all diese Aufgaben mögen sich darin ähneln, dass sie an meinem Computer stattfinden, aber sie erfordern unterschiedliche Denkweisen. Ich versuche Dinge wie Telefonanrufe und E-Mails zu stapeln, wenn ich kann, aber für den Rest meiner Arbeit funktioniert das nicht wirklich. Um beispielsweise eine Schreibaufgabe zu beenden, muss ich möglicherweise etwas sitzen und lesen, eine Weile Notizen und Gedanken von Hand auf Papier schreiben und mich dann an den Computer setzen und arbeiten - bevor ich zum Lesen auf das Sofa zurückkehre.

Time Striping: Wie Time Blocking, aber gestreifter

Was für mich funktioniert, ist eine Variation der Zeitsperre, die ich anrufe “Zeitstreifen”. In der Zeitsperre planen Sie ununterbrochen “Blöcke” Zeit für verschiedene Projekte in Ihrem Zeitplan. Da a) viele meiner Projekte noch laufen und b) einige Projekte eher plötzlich entstehen, brauche ich etwas mehr Flexibilität.

Was ich getan habe, ist ein loser Zeitplan, in dem jede Stunde einem allgemeinen Projekt gewidmet ist, d. H. “Projekt 1”, “Projekt # 2”, usw. Wenn ich ein Projekt abgeschlossen habe, füge ich ein neues Projekt in den Zeitschlitz ein. Wenn Projekt Nr. 5 nur eine Stunde dauert, wird es morgen etwas anderes sein. Es ist vorstellbar, dass ein bestimmter Zeitblock im Laufe der Woche für 5 verschiedene Projekte verwendet wird. Werbung

Jeder Slot erzeugt dann einen “Streifen” von Montag bis Freitag. In einigen Fällen, in denen ich weiß, dass ich mehr als 1 Stunde für ein Projekt benötige, blockiere ich zwei Stunden oder mehr und lasse den Rest meiner Projekte darum herumfließen. Zum Beispiel nehme ich jeden zweiten Donnerstagmorgen Lifehack Live auf und benötige zwei Stunden, um meine Notizen vorzubereiten, aufzuzeichnen und aufzuschreiben. Das ist also ein Block statt eines Streifens.

Die Time Striping Form (mit Variationen)

Wenn Sie sich fragen, wie das alles aussieht, habe ich eine generische Version des von mir verwendeten Formulars zusammengestellt, die Sie herunterladen können. Das erste ist ein PDF, das Sie mit Adobe Reader oder einem anderen PDF-Reader ausdrucken können. Die zweite ist eine RTF-Datei, die Sie mit fast jedem Textverarbeitungsprogramm öffnen und bearbeiten können sollten (obwohl die Formatierung in meinen Tests von App zu App sehr unterschiedlich ist; ich habe gute Ergebnisse mit Word 2007 und WordPad und schreckliche Ergebnisse mit OpenOffice erzielt .org 2). Hier sind die Dateien:

• Time Striping Form in bearbeitbarem RTF
• Zeiterfassungsformular in PDF

Oben ist Platz für feste Verpflichtungen für die Woche. Die untere Tabelle ist Ihr Schlüssel und bietet Platz für bis zu 10 Projekte. Wenn Sie ein Projekt abgeschlossen haben, kreuzen Sie es an und füllen Sie das nächste Feld mit dem neuen Projekt für diesen Bereich aus. Die Mitte ist ein Stundenplan für die Woche mit einstündigen Zeitfenstern von 9 bis 6. (Sie können die Arbeitszeiten ändern oder den Kalender am Montag starten, indem Sie die RTF bearbeiten.) In der Regel gilt: “Projekt 1” um 9-10 Uhr ein und ziehen Sie eine Linie durch (oder füllen Sie sie an jedem Tag aus); Wenn Sie zwei Stunden brauchen, wiederholen Sie einfach “Projekt 1” in der 10-11 Uhr Slot. Werbung

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So sieht mein Zeitplan aus (zum Vergrößern klicken):

Da ich langsam wach bin, habe ich mir die ersten drei Stunden Zeit genommen, um meine E-Mails zu lesen, mir Feeds anzusehen, meine Website-Statistiken zu überprüfen, zu frühstücken und mich für den Tag anzuziehen. Um 9 Uhr beginnt mein Arbeitstag - Projekt Nr. 1 ist Lifehack, also arbeite ich an Beiträgen, Ideen für ein Brainstorming, mache Wartungsarbeiten an der Site und was auch immer ich sonst noch tun muss. Um 10 Uhr gehe ich zu meinem nächsten Projekt über, das im Moment ein E-Book bearbeitet, das ich diesen Sommer veröffentlichen werde. Wenn ich damit fertig bin, werde ich Projekt 2 durch etwas anderes ersetzen. Projekt Nr. 3 bereitet einen Online-Kurs vor, den ich diesen Sommer unterrichte. Und so weiter. Werbung

Sie werden feststellen, dass es am Donnerstag aufbricht; Ich brauche zwei Stunden für Lifehack Live, also nehme ich mir die Zeit von Projekt # 2; Am Freitag habe ich Zeit, um Wäsche und andere Hausarbeiten zu erledigen, und meine wöchentliche Überprüfung. Zu Beginn der Woche habe ich darauf geachtet, Slots zuzuweisen, die für kleinere Projekte keine 5 Stunden benötigen.

Beachten Sie auch, dass ich drei E-Mail-Zeiten pro Tag hinzugefügt habe. Auf eigene Faust würde ich den ganzen Tag über E-Mails abrufen. auf diese weise erinnere ich mich daran, mich an die aufgabe zu halten und e-mails zu lesen, kurz bevor ich zum mittagessen und am ende meines arbeitstages zum essen gehe.

All dies hat den Vorteil, dass ich auf einen Blick sehen kann, wie viel Zeit ich im Laufe der Woche für jedes Projekt eingeplant habe. Wenn etwas Neues auftaucht, kann ich einen Projektplatz (oder mehr, falls erforderlich) problemlos durch einen anderen ersetzen und die Zeit nach Bedarf neu zuteilen. Ich habe dort nur 8 Projekte. die letzten beiden sind für Familienprojekte und würden in den Wochenend- oder Abendzeitfenstern gehen; Im Moment habe ich keine.

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Time Striping scheint für Leute, die bereits Time Blocking praktizieren, nicht allzu neu zu sein. Der einzige Unterschied besteht darin, dass ich versuche, jeden Tag die gleichen Projekte zur gleichen Zeit zu führen, und dass ich die Flexibilität habe, Slots für generische Projekte anstatt für bestimmte zu verwenden Einsen. Das ist es, was für mich funktioniert, und ich denke, es könnte für einige von Ihnen gut funktionieren, die es schwer haben, Ihren Zeitplan in den Griff zu bekommen.

Lassen Sie mich wissen, ob dies hilfreich ist oder ob Sie eine etwas andere Art haben, Ihre verschiedenen Projekte zu bearbeiten.