Die einzigen 5 Tools, die Sie zur Implementierung von GTD benötigen

Wenn Sie Lifehack regelmäßig besuchen, haben Sie bestimmt die Reihe Getting Things Done gesehen, die in letzter Zeit hier vorgestellt wurde. In den letzten Wochen habe ich über die Methodik selbst und ihre Verwendung in Ihren täglichen Bemühungen (sowohl berufliche als auch private Projekte) gesprochen..

Ich habe Sie jedoch nicht auf bestimmte Tools hingewiesen, mit denen Sie Ihr GTD-Leben einfacher gestalten können. Genau das werde ich heute tun.

Lassen Sie mich nur daran erinnern, dass es 7 Hauptelemente von GTD gibt: Liste der Projekte, Liste der nächsten Aufgaben, Liste der zukünftigen / möglichen Projekte, Kalender, “Warten auf” Liste, Ressourcendateien und das immaterielle Element - Vertrauen.

Jedes davon kann mit den einfachsten Werkzeugen bearbeitet werden - Stift und Papier. Aber da wir im 21. Jahrhundert leben, ist dies für manche Menschen wahrscheinlich nicht der effektivste Weg.

Was folgt, ist eine Liste großartiger Tools, die entweder von Anfang an GTD-freundlich sind oder einfach an die GTD-Arbeitsweise angepasst werden können.

Ihr Posteingang

Wie ich in einem der Beiträge in der GTD-Reihe (Your Daily Graph of Activity) sagte, beginnen die meisten Menschen ihre Arbeit normalerweise in ihren Posteingängen.

Diese Posteingänge müssen keine tatsächlichen Posteingänge sein (E-Mail-Postfächer oder herkömmliche Postfächer). Im Sinne der AGB ist ein Posteingang “einfach der Ort, an dem alle ankommenden Dinge landen”. Dies gibt uns viele Möglichkeiten bezüglich der Tools oder Software, die wir für unsere Posteingänge verwenden möchten.

Einige Tools und Software, die am besten funktionieren, sind: Werbung

1. Jede E-Mail-Software

Dies ist offensichtlich, aber die einfachsten Lösungen sind oft die besten. Ihre E-Mail-Software (egal, was Sie verwenden) ist perfekt für die Verwendung als Posteingang für einige eingehende Dinge eingerichtet.

Beachten Sie jedoch, dass Sie beim Umgang mit neuen E-Mails sofort Maßnahmen ergreifen müssen.

Aber was tun, wenn Sie auf eine neue Anfrage stoßen, die nicht per E-Mail gesendet wurde? Hier kommen andere Werkzeuge ins Spiel.

2. Erinnere dich an die Milch

Denken Sie daran, dass The Milk (oder RTM) ein großartiges Tool ist und viel mehr GTD-Anwendungen enthält, als nur wie ein Posteingang zu funktionieren.

Zunächst ist RTM im Wesentlichen eine To-Do-Listenanwendung. Es ist online verfügbar (für alle Betriebssysteme) und es gibt viele Versionen für andere Plattformen (iPhone, iPad, Android)..

Um es tatsächlich zu nennen, einfach a “To-Do-Liste Anwendung” ist eine ziemliche Untertreibung. Es kann für jede Art von Aktivität verwendet werden, bei der Listen von Dingen nützlich sind.

Da es beispielsweise eine iPhone-Version gibt, können Sie sie als Einkaufsliste beim Einkaufen oder als einfachen Notizblock für unterwegs verwenden, damit keine brillanten Ideen aus dem Kopf gehen. Oder Sie können es als zusätzlichen Posteingang verwenden. Immer wenn Sie auf eine neue Anfrage stoßen, die nicht per E - Mail gesendet wurde, können Sie diese in eine separate Liste innerhalb von RTM stellen (vorzugsweise eine mit dem Namen “Posteingang”). Werbung

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Zurück zu RTM. Das Tool ist sehr einfach zu bedienen. Es unterstützt mehrere Listen, vier Prioritätsstufen, Tags, viele Tastaturkürzel (mit denen Sie blitzschnell mit RTM arbeiten können, sobald Sie einen Überblick haben), RSS-Feeds, iCal-Feeds, Erinnerungen und vieles mehr.

Liste der Projekte

Oft ist die Projektliste ein ziemlich umfangreiches Stück GTD-Immobilien… sozusagen. Es muss perfekt organisiert sein, damit jedes Projekt einfach zu erfassen und zu bearbeiten ist.

Für mich gibt es nur einen Weg, das richtig zu machen - Mind Maps zu verwenden.

Nur zur Erinnerung (mit freundlicher Genehmigung von Wikipedia), aMind Map ist “Ein Diagramm zur Darstellung von Wörtern, Ideen, Aufgaben oder anderen Elementen, die mit einem zentralen Schlüsselwort oder einer Idee verknüpft und um diese angeordnet sind”. Oder im Klartext - es ist die beste Möglichkeit, Ihren Gedanken eine physische Form zu geben (in diesem Fall eine digitale Darstellung Ihrer Gedanken)..

Die meisten Projekte sind nur halb organisiert, um viele verschiedene Gedanken zu behandeln, die zusammen Sinn ergeben, sich aber nur schwer in eine herkömmliche Liste oder ein Textdokument einfügen lassen. Mind Maps können jedoch mit einer solchen Situation außerordentlich gut umgehen. Aus diesem Grund eignen sich Mind Maps perfekt für die Bearbeitung Ihrer Projektliste.

3. FreeMind

Wenn es um digitales Mapping (auf einem Computer) geht, gibt es viele Tools, die dies ermöglichen. Trotzdem gibt es einen, den es sich wirklich zu prüfen lohnt. Es heißt FreeMind.

Der Name gibt einen guten Hinweis darauf, dass das Tool kostenlos ist - und das ist auch gut so. Aber es gibt noch mehr gute Neuigkeiten - es gibt Versionen für die meisten gängigen Plattformen und Betriebssysteme. Nicht nur das, sondern Sie können auch herunterladen “Binärdateien” (FreeMind ist ein echtes Open Source Projekt).

Die beste Nachricht ist jedoch: FreeMind ist das benutzerfreundlichste, schnellste und kleinste verfügbare Tool (in Bezug auf Arbeitsspeicher und verwendeten Speicherplatz). Im Wesentlichen ist dies das beste verfügbare Werkzeug für Mind Mapping. Werbung

(Wenn Sie Online-Tools dem Umgang mit lokalen Dateien auf Ihrem Computer vorziehen, können Sie MindMeister ausprobieren. Es sieht auch ziemlich beeindruckend aus. Es bietet alle wichtigen Funktionen für Mind Mapping und viele zusätzliche Funktionen, wie die Möglichkeit, Anhänge, Bilder, PDFs und andere Dateien einzuschließen. Aber es ist nicht kostenlos. Der günstigere verfügbare Tarif beträgt 4,99 USD pro Monat.)

Nächste Aufgabenliste, Zukünftige / Vielleicht Liste, “Warten auf” Liste

In Ihren Listen verbringen Sie die meiste Zeit mit der Arbeit mit GTD, wobei die Liste der nächsten Aufgaben an erster Stelle steht. Sie müssen daher leicht zugänglich und leicht zu handhaben sein. Es ist auch eine nette Sache, von jedem Computer und Betriebssystem aus online auf sie zugreifen zu können.

Das ist wo Erinnere dich an die Milch kommt noch einmal ins Spiel. Ich habe RTM weiter oben in diesem Beitrag ausführlich beschrieben, daher sind Sie sicher, dass Sie dessen Wert erkennen, wenn es darum geht, mit Listen aller Art zu arbeiten.

Ein zusätzlicher Vorteil der Verwendung von nur einem Tool für alle Ihre Listen ist, dass Sie nicht mit unzähligen unterschiedlichen Anmeldenamen und lokalen Dateien herumspielen müssen. Am effektivsten ist es, sich immer auf eine minimale Anzahl von Werkzeugen zu konzentrieren und sie Ihren Arbeitsgewohnheiten anzupassen.

Kalender

Das ist einfach, und ich bin sicher, Sie können es kommen sehen ...

4. Google Kalender

Ich glaube nicht, dass ich Sie überzeugen muss, warum Google Kalender großartig ist. Ich bin sicher, dass Sie sich bereits dafür angemeldet haben (oder für ein ähnliches Tool / eine ähnliche Lösung)..

Die wichtigsten Merkmale eines GTD-Kalender-Tools sind:

• Verfügbar von jedem Computer (mit Internetzugang)
• Unterstützt Erinnerungen
• Unterstützt mehrere Kalender für einen einzelnen Benutzer
• Unterstützt das Teilen von Ereignissen mit anderen Benutzern
• Unterstützt laufende Veranstaltungen

Und in Google Kalender werden sie alle behandelt. Außerdem gibt es für jede mobile Plattform eine Vielzahl von Apps. Werbung

Ressourcen- / Referenzdateien

Die einzige Schwierigkeit bei Ressourcendateien besteht darin, dass sie gut organisiert, zugänglich und vorzugsweise von jedem Computer mit Internetzugang aus verfügbar sein müssen.

Dies kann durch Implementierung von zwei Dingen erfolgen.

1. Erstellen Sie zunächst ein Verzeichnis / einen Ordner auf der Festplatte Ihres Computers. Dieses Verzeichnis enthält alle Ihre Ressourcen - Dinge, die bei der Arbeit an Ihren Projekten als Referenz nützlich sein können. Es ist Ihre Aufgabe, dieses Verzeichnis gut zu organisieren und es so einfach wie möglich zu gestalten.
2. Als nächstes verbinden Sie es mit Dropbox.

5. Dropbox

Dropbox ist ein Tool, mit dem Sie Ihre Daten zwischen mehreren von Ihnen verwendeten Geräten synchronisieren können. Es eignet sich jedoch auch hervorragend für den direkten Online-Zugriff auf Ihre Inhalte über die Dropbox-Website.

All dies macht es perfekt, um sich wie eine Basis für GTD-Referenzdateien zu verhalten. Sie können nicht nur Ihre Dateien auf jedem von Ihnen verwendeten Computer synchronisieren, sondern Sie erhalten auch ein Online-Backup, damit Sie sich keine Sorgen mehr machen müssen, dass Ihre Daten nach einer Festplattenstörung über Nacht verschwinden.

Wenn Sie nur Dropbox verwenden, um die wichtigsten Daten zu speichern, können Sie den kostenlosen Plan verwenden (bis zu 2 GB verfügbarer Speicherplatz, Sie können jedoch Speicherplatz freimachen, indem Sie andere Benutzer zum Dienst einladen). Später können Sie Ihr Konto problemlos auf aktualisieren “Pro 50”, Hier erhalten Sie 50 GB für eine bescheidene Zahlung von 9,99 USD pro Monat.

Fazit

Wie Sie sehen, benötigen Sie nur fünf Tools, um GTD vollständig in Ihr Leben zu integrieren. (Apropos, “jede E-Mail-Software” zählt als eins.) Und das ist gut so, denn je weniger Tools Sie verwenden, desto einfacher ist es, Ihr Spiel zusammenzuhalten und sie für Sie arbeiten zu lassen. Wenn Sie anfangen, zu viele Tools zu verwenden, werden diese zu einer Belastung, anstatt die Effektivität und Produktivität zu steigern.

Welche Tools verwenden Sie im Rahmen Ihres GTD-Ansatzes? Bitte teilen Sie sie in den Kommentaren unten.

(Bildnachweis: Dirty Set von Handwerkzeugen über Shutterstock)