Die verlorene Kunst des E-Mail-Versands Wie das E-Mail-Versenden uns wieder produktiver und effizienter machen kann

Gehören Sie zu denen, die E-Mails als Ärgernis und nicht als Produktivitätsinstrument betrachten? Sehen Sie E-Mails als Hindernis für die Erledigung von Aufgaben? Dann bist du sicher nicht alleine. Millionen von Menschen hassen E-Mails, weil sie sich in einem unendlichen Strom von Nachrichten, Signaltönen und Warnungen häufen. Ich sehe so viele Leute mit der Warnblase in ihrer E-Mail-App, die vier Zahlen anzeigt. Diese Leute haben einfach auf E-Mails verzichtet und antworten nur auf die E-Mails, die sie von ihrem Chef oder den wichtigsten Kunden erhalten. Stattdessen wenden sie sich anderen Kommunikationstools wie Slack und Twist zu und stellen schnell fest, dass diese Apps die Probleme nicht lösen, sondern nur ärgern

Warum die Leute keine E-Mails mehr benutzen

Das Problem für die meisten Menschen ist, dass sie nicht gelernt haben, ihre E-Mails zu verwalten. Wenn sie wissen, wie sie ihre E-Mails verwalten, üben sie diese Verwaltungsmethoden nicht täglich aus. Und wie alles andere, wenn Sie es nicht verwalten, fällt es bald in ein unüberschaubares Durcheinander. Werbung

E-Mails sollten jedoch niemals auf diese Weise gesehen werden. E-Mail ist einfach die beste Kommunikationstechnologie, die in den letzten vierzig Jahren entwickelt wurde. Es ermöglicht uns, mühelos mit Menschen auf der anderen Seite der Welt zu kommunizieren, es ist Echtzeit und es hat uns die Möglichkeit gegeben, von überall zu jeder Zeit arbeiten zu können. E-Mail ist wahrscheinlich das beste Produktivitätswerkzeug, das es gibt.

So nutzen Sie E-Mails, um wieder produktiver zu werden

Um Ihre E-Mails als grundlegendes Produktivitätswerkzeug, das Sie gerne verwenden, wieder in Ihr Leben zu rufen, finden Sie hier fünf Tipps, mit denen Sie Ihre E-Mails zum Laufen bringen können. Werbung

1. Behandeln Sie Ihren Posteingang als Sammelstelle

Ihr Posteingang ist keine Aufbewahrungsbox. In Ihrem Posteingang werden neue E-Mails gesammelt und anschließend verarbeitet. In den Tagen vor der E-Mail, als wir die Post erhielten, haben wir uns nicht nur den Umschlag angesehen, sondern entschieden, dass er nicht wichtig ist, und haben ihn wieder in den Briefkasten gesteckt. Wir haben es irgendwohin verlegt. Unser Schreibtisch, der Mülleimer oder auf dem Kaminsims, um später behandelt zu werden. Wenn Sie die Post zurück in Ihren Briefkasten gestopft hätten, hätte der Postbote Sie für ziemlich seltsam gehalten. Also mach das nicht mit E-Mail. Wenn eine E-Mail eingeht, entscheiden Sie, was damit zu tun ist, und verschieben Sie sie an den entsprechenden Ort. Mit der Zeit werden Sie besser in der Lage sein, diese Entscheidungen zu treffen und werden feststellen, dass der Umgang mit E-Mails ein Kinderspiel ist.

2. Richten Sie einige grundlegende Ordner ein

Die E-Mails, die wir jeden Tag erhalten, sind in einige sehr klare Kategorien unterteilt. Es gibt E-Mails, bei denen Sie etwas tun müssen, E-Mails, die Informationen enthalten, für die Sie nur gelegentlich etwas lesen müssen, und E-Mails, die Informationen enthalten, über die Sie Bescheid wissen müssen, für die Sie jedoch keine Maßnahmen ergreifen müssen. Die einzigen Ordner, die Sie benötigen, sind: “Aktion heute”, “Referenz” und “Archiv”. Das ist es. In nur drei Ordnern können Sie alle Ihre E-Mails ablegen und Ihren Posteingang sauber halten. Werbung

3. Verarbeiten Sie sie, anstatt sie nur zu überprüfen

Probleme mit E-Mail-Posteingängen treten auf, wenn Sie E-Mails prüfen und nicht verarbeiten. Beim Abrufen von E-Mails treten die meisten Probleme auf. Wenn Sie sich eine E-Mail in Ihrem Posteingang ansehen und nichts damit anfangen, treten Ihre E-Mail-Probleme schnell auf. Wenn Sie stattdessen in Ihren Posteingang gehen, entscheiden Sie bei jeder E-Mail, um was es sich handelt, und verschieben Sie sie in den richtigen Ordner. Wenn Sie etwas damit tun müssen, tun Sie dies entweder sofort und archivieren Sie die E-Mail, oder verschieben Sie sie in Ihren Ordner "Action Today", wenn Sie keine Zeit haben. Das Verschieben einer E-Mail dauert nur ein oder zwei Sekunden. Gewöhnen Sie sich also gleich an. Wenn Sie E-Mails abrufen, sehen Sie sich eine E-Mail an und treffen keine Entscheidungen zu dieser E-Mail. Das ist so eine Zeitverschwendung. Schauen Sie sich die E-Mail einmal an und treffen Sie eine Entscheidung, was Sie mit der E-Mail tun müssen, um sie aus Ihrem Posteingang zu entfernen.

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4. Richten Sie ein separates E-Mail-Konto für Online-Einkäufe und Werbeaktionen ein

Ein Grund dafür, dass wir so viele E-Mails erhalten, ist, dass wir unsere E-Mail-Adresse gerne an alle weitergeben, die danach fragen. Sie würden Ihre Privatadresse keinem Fremden geben, der danach fragt. Warum geben so viele Leute ihre E-Mail-Adressen so schnell heraus? Richten Sie stattdessen ein Webmail-Konto bei Google Mail, Outlook oder einem anderen Unternehmen ein und verwenden Sie dieses für Ihre Online-Einkäufe, Abonnements und andere Dinge, für die eine E-Mail-Adresse erforderlich ist. Werbung

Fügen Sie diese E-Mail-Adresse nicht in Ihre E-Mail-App ein. Ich habe eine E-Mail-Adresse, auf die ich nur über das Web zugreifen kann. Es ist weder mit der E-Mail-App meines Telefons noch mit der E-Mail-App meines Computers verbunden. Wenn ich sehen will, was da drin ist, logge ich mich über das Web ein und überprüfe es. Das einzige Mal, dass ich es wirklich überprüfe, ist, wenn ich auf eine Lieferung warte und einmal pro Woche die Newsletter durchlese, die ich abonniere. Für viele Leute entfernt dieser einzige Trick jeden Tag 50% der E-Mails, die in ihren Posteingang gelangen.

5. Schreiben Sie für den Leser, nicht für sich

Ein Grund, warum so viele Leute ständig E-Mails abrufen, ist, dass sie auf eine Antwort auf eine E-Mail warten. Wenn Sie eine schnelle Antwort wünschen, müssen Sie es dem Empfänger leicht machen, mit den richtigen Informationen zu antworten. Die Struktur für eine schnelle Informationsbeschaffung ist “was und warum”. Beginnen Sie beim Schreiben Ihrer E-Mail mit dem, was Sie möchten - “Hallo Nicola, könntest du mir eine Kopie der Verkaufszahlen des letzten Quartals schicken??” - und, falls erforderlich, im nächsten Absatz, warum - “Wir müssen die Q3-Konten vor Ende des Monats fertigstellen. ” - Auf diese Weise kann der Empfänger auf seinem Benachrichtigungsbildschirm genau sehen, was Sie möchten, und schnell entscheiden, ob er auf Sie reagiert. Wenn Sie Ihre E-Mail mit einer Präambel darüber beginnen, wie gut Sie ein Wochenende hatten und wenn Sie hoffen, den Empfänger zu sehen, wird Ihre E-Mail ganz unten in der Prioritätenliste des Empfängers stehen. Erinnern Sie sich: Was möchten Sie? Und warum willst du das??

Mit diesen fünf einfachen Tipps wird sich Ihre Beziehung zu E-Mail für immer ändern. Sie werden schnell aufhören, E-Mails zu hassen, und Ihre Liebesbeziehung wird wieder aufblühen. E-Mail wird zu einer Quelle der Produktivität und Energie. Sie werden wissen, was zu tun ist, und Sie werden nie wieder eine wichtige E-Mail verpassen.

E-Mail ist nicht das Problem, sondern wie wir E-Mails verwalten. Mit ein paar einfachen Schritten zur Organisation unserer E-Mails können wir uns weniger auf die Erstellung eines E-Mail-Berges als vielmehr auf die Freuden und Wunder der E-Mail konzentrieren.