Je besser Sie arbeiten, desto leichter fällt es Ihnen, in diese Produktivitätsfalle zu geraten

Je länger Ihre berufliche Laufbahn dauert, desto mehr Verantwortung erhalten Sie in der Regel. Dies können Beförderungen, die Leitung von Teams oder die Übernahme weiterer Projekte und Aufgaben sein. Es sind positive Veränderungen, da es gut ist, zu wachsen und zusätzliche Möglichkeiten zu finden.

Mit der Zeit werden Sie jedoch feststellen, dass die Anzahl der Aufgaben, die Sie ausführen können, begrenzt ist. Sie sind immer beschäftigter geworden, aber Sie haben aufgehört, große Dinge zu erreichen. Sie können sich Tages-, Wochen- und Monatsziele setzen, aber wenn Sie am Ende eines jeden Monats auf Ihre Aufgaben und Ziele zurückblicken, stellen Sie fest, dass nur geringe - oder gar keine - Fortschritte erzielt wurden.

Die Produktivitätsfalle

In den meisten Fällen behindern im Laufe Ihrer Karriere und mit zunehmender Verantwortung weitere Faktoren Ihre Fähigkeit, effizient zu arbeiten. Hier sind nur einige:

• Mehr Menschen möchten sich wegen Ihrer guten Arbeit, Ihres Wissens und Ihrer Fachkenntnis mit Ihnen in Verbindung setzen.
• Sie erhalten unzählige E-Mails, Einladungen und Kontakte auf LinkedIn.
• Sie führen ein Team mit Mitgliedern, die ständig um Ihre Hilfe oder Ihr Feedback bitten.

Wenn Sie nicht übermenschlich sind, werden Sie feststellen, dass Ihre eigenen Aufgaben von den oben genannten überschwemmt sind. Und obwohl es fair ist zu sagen, dass die oben genannten Aufgaben wertvoll sind, sind sie nicht die sinnvollsten oder produktivsten für Sie oder Ihre Karriere.

Anders ausgedrückt: Sie sind in eine Produktivitätsfalle geraten. Diese Falle heißt seichte Arbeit. Werbung

Indem Sie ständig damit beschäftigt sind, anderen zu helfen und mit unwichtigen Kommunikationen umzugehen, verlieren Sie Zeit und Energie, um sich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Sie helfen vielleicht dabei, dass Ihr Team oder Ihre Abteilung reibungslos läuft, aber Sie bewegen die Nadel nicht wirklich zu Ihren Gunsten. Sie haben zum Beispiel keine Zeit mehr für kontinuierliche Verbesserungen und keine Inspiration mehr für innovatives Denken und Erreichen großer Ziele.

Es könnte Ihnen helfen, es so zu denken: 80% Ihrer Arbeit wird wahrscheinlich für geringwertige Aufgaben ausgegeben, während nur 20% für hochwertige Aufgaben ausgegeben werden. Sie sitzen einen halben Tag in Besprechungen und verbringen den größten Teil der verbleibenden Zeit mit der Bearbeitung Ihrer Ausgaben, dem Beantworten von E - Mails, dem Helfen von Kollegen usw.

Wenn Sie Ihre Karriere wieder in Schwung bringen und wieder große Erfolge erzielen möchten, müssen Sie Ihre Arbeit zeitlich steuern. Mal sehen, wie es geht.

So verbringen Sie Ihre Arbeitszeit mit Bedacht

Das Pareto-Prinzip ist ein guter Anfang. Es bezieht sich auf die Beobachtung, dass oft 20% von dem, was wir tun, 80% unserer Ergebnisse hervorbringen. Umgekehrt produzieren 80% unseres Handelns nur 20% unserer Ergebnisse.^[1]

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In Bezug auf Ihre persönliche Arbeit konzentrieren sich wahrscheinlich 80% Ihrer Bemühungen auf flache Arbeit - was nur minimale Ergebnisse bringt. Die verbleibenden 20% Ihrer Bemühungen (die Sie in nicht flache Arbeit gesteckt haben) sind jedoch der Teil, der die Ergebnisse hervorbringt, die wirklich wichtig sind.

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Welche Schritte sollten Sie unternehmen, um dies umzukehren? Es gibt zwei Dinge, mit denen Sie sofort beginnen können.

1. Minimieren Sie nicht unbedingt erforderliche Arbeitsaktivitäten

Wenn ich Minimieren sage, meine ich nicht Abschneiden. Die meisten Aufgaben haben Wert, aber Sie müssen sicherstellen, dass Sie sich vorrangig auf die hochwertigen Aufgaben konzentrieren.

Um dies zu erreichen, sollten Sie die Zeitblockierung in Betracht ziehen. Hier planen Sie Zeit, um Ihre eigenen wichtigen Aufgaben zu erledigen - ohne unterbrochen zu werden. Stellen Sie sich vor, Sie sagen zu Ihrem Team: “Ich werde die nächsten zwei Stunden in einem privaten Büro arbeiten, damit ich eine dringende Arbeit erledige.” Indem Sie dies sagen, setzen Sie die Grenzen und haben sich Zeit gelassen, sich den wichtigen Aufgaben oder Projekten zu widmen, die auf Ihrer Liste stehen.^[2]

Ein weiterer Vorschlag für Sie ist die Festlegung eines Höchstbetrags pro Woche (und sogar pro Tag) für die Beantwortung von Anfragen oder Ankündigungen von Personen. Dies kann verhindern, dass andere Sie zu leicht erreichen. Wenn Kollegen zum Beispiel beim Senden einer E-Mail normalerweise fast umgehend Antworten von Ihnen erwarten, sollten Sie Ihre Antwortzeiten verkürzen. Auf diese Weise zeigen Sie, dass Sie wirklich beschäftigt sind, und Ihre Kollegen suchen möglicherweise an anderer Stelle nach Antworten - oder lassen sich sogar eigene Antworten einfallen. Werbung

2. Delegieren Sie Aufgaben und Verantwortlichkeiten

Machst du Arbeit, die Leute, die sich bei dir melden, machen könnten? Es ist ein häufiges Problem, mit dem viele Manager (insbesondere neue) konfrontiert sind. Wenn Sie jedoch Ihre Ziele erreichen möchten, müssen Sie lernen, einige Ihrer Aufgaben an Mitglieder Ihres Teams zu delegieren.

Entscheiden Sie dazu zunächst, was Sie delegieren können. Wenn dies nicht nur für Sie möglich ist, sollten Sie es an andere delegieren. Sie sollten derjenige sein, der sich um das Ganze kümmert - aber nicht im Detail verloren geht.

Wie delegiere ich am besten? Das Wichtigste ist, klare Richtlinien für die Menschen festzulegen. Lassen Sie keine Unklarheiten in Ihren Anweisungen zu und gehen Sie nicht davon aus, dass andere Personen alles verstehen, was Sie von ihnen verlangen.

Oft ist es sinnvoll, Verantwortlichkeiten zu delegieren und nicht nur einmalige Aufgaben. Anstatt beispielsweise eines Ihrer Teams aufzufordern, die Statistiken dieses Monats für eine Präsentation vorzubereiten, sollten Sie es für alle Statistiken verantwortlich machen, die Ihr Team benötigt. Auf diese Weise werden sie wahrscheinlich Experten für die Beschaffung und Zusammenstellung von Statistiken und genießen die zusätzliche Verantwortung, die ihnen übertragen wurde.

Natürlich wird es Zeiten geben, in denen die Leute Ihre Erwartungen nicht erfüllen. Das könnte Sie denken lassen: “Warum können sie nicht tun, was ich gefragt habe??” oder “Warum kann ich dann nicht verstehen, was ich will?” Seien Sie vorsichtig, wenn Sie anfangen, diese Art von Fragen zu stellen, steigt Ihr Stresslevel und Sie werden anfangen, darüber nachzudenken, einige der Aufgaben, die Sie delegieren wollten, zurückzunehmen. Werbung

Die Antwort auf das oben genannte Dilemma besteht darin, die Leistung der Personen, an die Sie Aufgaben oder Verantwortlichkeiten delegiert haben, regelmäßig zu überprüfen. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass sie verstehen, was von ihnen verlangt wird, und bei Bedarf zusätzliche Anleitungen bereitstellen.

Es ist auch für beide Seiten hilfreich, wenn Sie sich mehr auf die allgemeinen Fähigkeiten konzentrieren, die zum Erledigen von Aufgaben erforderlich sind, anstatt jeden einzelnen Schritt durchzugehen, der zum Erledigen bestimmter Aufgaben erforderlich ist. Mit anderen Worten, lernen Sie loszulassen.^[3] Anstatt beispielsweise wörtlich durch das Schreiben einer Verkaufs-E-Mail zu gehen, konzentrieren Sie sich einfach auf die wichtigsten Elemente, z.

Ernte mächtige Belohnungen, indem du die Zeit zu deinem Freund machst

Wenn Ihre Karriere aus dem Ruder gelaufen ist, müssen Sie einige Zeit darauf verwenden, Ihre Prioritäten zu überdenken und Ihre Arbeitsbelastung zu verwalten.

Stellen Sie sicher, dass die wichtigen Aufgaben Ihre Priorität sind, und lassen Sie diese etwa 80% Ihrer Arbeitszeit einnehmen. Verwenden Sie die verbleibenden 20% Ihrer Zeit, um nicht wesentliche Aufgaben zu bearbeiten. Wenn dies dazu führt, dass Sie nicht genügend Zeit haben, um die nicht wesentlichen Aufgaben zu erledigen, kommt die Delegierung hier ins Spiel.

Trainieren Sie kompetente Mitglieder Ihres Teams, um Aufgaben und Verantwortlichkeiten zu übernehmen, für die Sie keine Zeit mehr haben. Sie profitieren davon, neue Dinge zu lernen, und Sie werden davon profitieren, wenn Sie Zeit haben, sich auf das Wichtige zu konzentrieren.

Ein Tag hat nur so viel Zeit. Verwenden Sie ihn also mit Bedacht. Wenn Sie dies tun, werden Sie mehr erreichen, als Sie jemals für möglich gehalten haben.

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Referenz

[1]	^	Die Balance: Das Prinzip von Pareto verstehen - Die 80-20-Regel
[2]	^	Unternehmer: Time Blocking: ein Produktivitätswerkzeug
[3]	^	Inc: 7 Strategien, um besser zu delegieren und mehr zu tun