Produktivität, Vertrauen auf Technologie und Redundanz

Ihr Computer stürzt ab. Es wird nicht wieder gestartet. Wie geht's? Nichts Produktives. Der Morgen ist vergeudet, der Techniker kommt und sagt Ihnen, dass Sie eine neue Festplatte benötigen, und Ihr Nachmittag ist auch vorbei, während Sie nach einer neuen suchen.

Es gibt eine Million Variationen dieses Szenarios. Wir befinden uns in einer prekären Lage, wenn wir uns vollständig und vollständig auf die Technologie verlassen, um unsere Produktivitätssysteme aufrechtzuerhalten und die Aufgaben zu erfüllen, die wir uns mit ihnen gestellt haben. Technologie gibt persönliche Produktivitätssteroide; alles ist schneller. Die meisten von uns können schneller tippen, als wir schreiben, und durch die Verwendung von E-Mail als Form der täglichen Kommunikation können wir die Anzahl der störenden Gespräche und Anrufe, die wir täglich erhalten, drastisch reduzieren. So lernen wir, uns auf Technologie zu verlassen, so dass wir, wenn sie versagt - und das auch - sprachlos bleiben können, wenn wir die alte Frage stellen, Was ist die nächste Aktion?? Werbung

Vor zwei Jahren war ich in einer solchen Position. Mein Aufgabenverwaltungssystem war eine lokal auf meinem Computer gespeicherte Textdatei. Ein Computer, der mit störender Regelmäßigkeit versagte. Es wäre nicht wichtig gewesen, wenn ich mein Aufgabenverwaltungssystem in einem Google Doc gespeichert hätte. Zu der Zeit hatte ich weder einen anderen Computer noch ein iPhone, und was war, wenn Google Docs ausfiel??

Wir müssen lernen, uns weniger auf Technologie zu verlassen. Und ich meine nicht, dass wir unsere Computer als Drehscheibe unseres Produktivitätssystems ablegen sollten, aber wir brauchen Redundanz. Redundanz für das System und Redundanz für die Situation.

Redundanz für das System

Redundante Systeme sind Systeme, die sicherstellen, dass ein Problem mit einer einzelnen Komponente keine Probleme für andere Komponenten oder das gesamte System verursacht. Dies geschieht normalerweise durch Verdoppeln der Komponenten. Entweder dieselbe Komponente an einem anderen Ort (z. B. Off-Site-Backups) oder dieselbe Komponente auf einem anderen Medium, das nichts mit dem ersten zu tun hat. Werbung

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So können Sie Kopien Ihrer Aufgabenliste auf zwei Computern aufbewahren und sicherstellen, dass sie immer auf dem neuesten Stand sind, falls einer von ihnen ausfällt. Sie können sich darauf verlassen, dass Time Machine (wenn Sie einen Mac verwenden) diese Art von Redundanz für Sie bereitstellt oder eine Kopie in Google Mail oder Google Text & Tabellen aufbewahrt. Sie können die Liste auch auf Papier schreiben und eine Kopie der Liste Ihres Computers per E-Mail an Ihr Telefon senden.

Bei computergestützten Systemen ist die Synchronisation zwischen mehreren Geräten ein guter Anfang. Es ist jedoch auch eine gute Idee, eine Kopie aufzubewahren, die nicht auf Elektronen beruht. Ihr Strom könnte stundenlang ausfallen (an dem Tag, an dem Sie in der Nacht zuvor vergessen haben, Ihren Laptop und Ihr Telefon aufzuladen). Mit diesen Lösungen kann alles passieren. Wenn Sie jedoch Dinge geschrieben oder ausgedruckt haben, ist das System viel unbeständiger. Jemand, mit dem Sie zusammenleben, könnte versehentlich Ihre Aufgabenliste löschen oder Ihr Haus in Flammen aufgehen (in diesem Fall ist es das Letzte, woran Sie denken, ob Ihre Aufgabenliste in Ordnung ist), aber es ist viel unwahrscheinlicher, dass Sie den Zugriff auf Ihre beiden Online-Aufgaben verlieren und Offline-Kopien auf einmal.

Redundanz für die Situation

Das andere Problem, sich zu sehr auf Technologie zu verlassen, hat mit der Ausführung zu tun. Selbst wenn Sie Ihre Aufgabenliste nach dem Ausschalten auf einem Blatt Papier haben, was tun Sie dann? Nichts, wenn du es nicht geplant hast. Eines der hervorragenden Werkzeuge, die von vielen Produktivitätssystemen bereitgestellt werden, sind verschiedene GTD-Kontexte, die (unter anderem) in genau dieser Situation nützlich sind. Werbung

In fast jedem Projekt gibt es normalerweise einige Aufgaben, die ohne die Hilfe eines Computers erledigt werden können - selbst wenn die Verwendung eines Computers unter normalen Umständen der beste Weg wäre, dies zu tun. Die Idee ist, dass Sie, wenn Sie Ihre Kontexte richtig eingerichtet haben und keinen Zugriff auf einen Computer haben, einen Kontext verwenden, der für die Offline-Arbeit eingerichtet wurde. Keine Internetverbindung, wechseln Sie aus Ihrem @ Internet-Kontext in etwas anderes. Wenn Sie einiges offline erledigen können, erstellen Sie einfach einen @offline-Kontext und wechseln Sie zu ihm, wenn Sie ihn benötigen. Sie können auch mehrere Kontexte für eine einzelne Aufgabe verwenden. Wenn Ihre Arbeit auf einem Computer erledigt werden soll, aber ohne einen Computer erledigt werden kann, können Sie einen zusätzlichen @offline- oder @nopower-Kontext anhängen, der als sekundärer Kontext zum normalen Kontext der Aufgabe fungiert.

Es ist vor allem eine Frage des persönlichen Geschmacks, wie Sie Ihr System auf unerwartete Änderungen einstellen. Unter dem Strich sollten Sie jedoch diese Situationen vorausplanen und bereit sein, eine Liste der möglichen Maßnahmen zu erstellen inzwischen.

Bei Contexts geht es darum, ein Produktivitätssystem zu haben, das die Umgebung, in der Sie sich befinden, und die verfügbaren Tools berücksichtigt und an diese anpasst. Betrachten Sie technologisches Versagen jeglicher Art als eine andere Umgebung. Vorausplanen, dass etwas schief geht, ist nicht umständlich, sondern klug und hat in der Öffentlichkeitsarbeit sogar einen Namen: Krisenmanagement. Jedes gute PR-Team hat einen Plan für eine Krise, damit es sofort handeln kann, wenn etwas passiert. Es gibt keinen Grund, warum Sie dies nicht mit persönlicher Produktivität tun können. Werbung

Es ist viel einfacher für uns als für PR-Leute; Während der wöchentlichen Überprüfung, während Sie neue Aufgaben einrichten, durchsuchen Sie einfach Ihre Liste und geben Sie einen Kontext für alles an, was offline ausgeführt werden kann. Einfach - dauert ein oder zwei Minuten länger als Ihre wöchentliche Überprüfung normalerweise. Sie könnten Wochen oder Monate vergehen, ohne es zu benutzen, aber es lohnt sich, wenn die Zeit für ein technisches Versagen kommt. Anstatt Ihren Sinn für die tägliche Arbeit auf diese Weise in die richtige Richtung zu lenken “Katastrophe” Und wenn Sie mit einem verwirrten Gesichtsausdruck da sitzen, sind Sie in kürzester Zeit wieder einsatzbereit. Darum geht es bei redundanten Systemen.