Nageltreffen fest im Griff

Besprechungen können viel Loose Flow haben. Sie beginnen etwas spät, weil die Leute etwas spät auftauchen. Es gibt diesen Ort, an dem du Jumpha eine Weile nicht gesehen hast und nach ihren Kindern fragst. Sie verteilen die Agenda und die Leute schauen sich verdeckt um und mischen die Papiere. Einige Leute lesen und beantworten E-Mails über ihre BlackBerry-Geräte.

Ich denke das ist alles Mist. Meetings sind oft wie Zahnarztbesuche. Du solltest reingehen, dich kratzen, auswaschen und putzen lassen, mit einer Zahnbürste und einem Termin im sechsten Monat nach Hause gehen und das war's. Werbung

Sie können sich alles vorstellen, was Sie von den Whiteboard-Besprechungen wollen, mit all den großartigen Visualisierungen und all dem, aber das ist wirklich die Seltenheit, nicht wahr? Mein frühes Abonnement des Fast Company-Magazins ließ mich eine Weile täuschen. Ich begann zu glauben, dass Meetings großartige, üppige Ereignisse waren, bei denen die Leute wirklich die Zukunft des Unternehmens planten. Stier. Werbung

In Besprechungen wird der Status überprüft, Arbeit zugewiesen und wichtige Entscheidungen getroffen. Sie sollten so behandelt werden. Und ja, ich weiß, dass Ihr Platz kulturell anders ist. Ich weiß, dass du nur eine Frau bist. Ich weiß, dass du nicht der Boss bist. Hier sind einige Tipps, wann SIE das Meeting leiten dürfen. Werbung

• Veröffentlichen Sie die Tagesordnung so früh wie möglich. Geben Sie oben Folgendes an: “Dies ist die Tagesordnung für dieses Treffen. Wir werden NUR Artikel auf dieser Liste überprüfen. Wenn Sie einen Tagesordnungspunkt vorschlagen möchten, der noch nicht behandelt wurde, geben Sie dies bitte in der Antwort an. Eine angepasste Tagesordnung wird versandt. “
• Legen Sie am Ende der Tagesordnung die Regeln für die Besprechung fest: “Ihre Zeit ist wichtig. Ich schätze Ihre Zeit und respektiere Ihre Anwesenheit. Bitte schalten Sie alle Mobilgeräte für die Dauer des Meetings aus. Bitte stimmen Sie zu, sich an die Tagesordnung zu halten. Bitte unterlassen Sie Gespräche in der Seitenleiste.”
• Beginnen Sie zu Beginn des Meetings, unabhängig davon, ob alle benötigten Personen vorhanden sind. Es dauert nur ein paar Anfänge zu verpassen, besonders wenn Sie sich weigern, zurückzukehren, um die Leute dazu zu bringen, schnell anzukommen. Sobald sie die Art Ihrer Besprechungen verstanden haben, erhalten sie den Hinweis.
• Beginnen Sie jedes Meeting mit der kürzesten Zeit “Hausregeln” Gespräche: “Wir werden uns schnell auf dieser speziellen Agenda treffen. Ich werde reden und Sie werden die Informationen bestätigen, die wir hier haben. Es gibt eine Frage der nächsten Schritte, die wir für Diskussionen offen halten werden. Bitte, keine Handys - schalte sie aus - und keine Gespräche in der Seitenleiste. Jeweils ein Sprecher. Vielen Dank. Lass uns anfangen.”
• Sei freundlich, aber sei die Autorität. Erinnern Sie die Leute sanft daran, dass die Tagesordnung da ist und dass das Treffen das ist, was es ist. Bei dieser Art der Begegnung sollte es keine Entdeckung geben.
• Geh niemals rüber. Wenn Sie noch Zeit haben, aber keine Zeit haben, unterbrechen Sie das Gespräch. Vielen Dank an alle für ihre Zeit. Aufstehen. Sie können bleiben, aber Sie sollten gehen. Beugen Sie sich nicht. Sie machen Leute spät für das nächste Treffen.
• Wenn Sie können, beenden Sie früh.
• Geben Sie den Menschen jede Chance, zwischen den Sitzungen gehört zu werden. Diejenigen, die bei Meetings am meisten plappern, haben nur Angst, dass Sie nicht ihren Sinn verstehen. Gehen Sie persönlich eins zu eins zu ihnen und hören Sie ihnen zu, solange Sie stehen können. Reflektiere ihre Worte zurück. Zeigen Sie ihnen, dass Sie wissen, was sie sagen.
• Veröffentlichen Sie Besprechungsnotizen sofort. Sie sollten sehr wenig mehr als die Tagesordnung sein “Bestätigt” neben jedem Punkt und / oder vielleicht ein kleiner Block von Notizen am unteren Rand. Wenn Sie sich alle im selben Gebäude befinden, sollten Sie Ihre Version der Notizen fotokopieren und an alle weitergeben. Wenn eine elektronische Kopie benötigt wird, seien Sie kurz. Veröffentlichen Sie keine Informationsmengen. Besprechungsagenden sind Statuswarteschlangen, keine Protokolle für die Besprechung. (Eine meiner Schwierigkeiten mit den meisten formellen oder informellen Projektmanagern ist, dass sie Mini-Romane schreiben, wenn ein Status alles ist, was notwendig ist.).

Sie sind die Autorität bei Besprechungen, die Sie einberufen. Sie können diese Kultur relativ schnell in Ihr Unternehmen einbringen, da sie Respekt für die Zeit der Mitarbeiter, die Bereitschaft, das Meeting anzurufen und sich schnell zu zerstreuen, und ein starkes Gespür dafür zeigt, was Sie wissen. Besprechungen, bei denen Sie als Autorität vorbereitet erscheinen, sind für alle Beteiligten immer angenehmer. Ich empfehle Ihnen dringend, diese Tipps auszuprobieren und zurückzuschreiben.

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-Chris Brogan schreibt über Selbstverbesserung und Produktivität bei [chrisbrogan.com]. Er schreibt über neue Medien und Inhalte in der Grasshopper Factory. Treffen Sie Chris Brogan auf dem PodCamp Boston oder auf der Podcast and Portable Media Expo in Kalifornien.

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