Meetings, @ & !! $ * @ Meetings!

In der Liste der Aktivitäten, die Zeit verschwenden und bei der Arbeit wertlose Enttäuschungen hervorrufen, rangieren Besprechungen ganz oben, knapp unterhalb der Leistungsbeurteilungen und der Budgetvorbereitung.

Sie sitzen in einem Meeting fest, an dem Sie nicht teilnehmen möchten, und denken an all die Arbeit, die auf Ihrem Schreibtisch angehäuft ist, während Sie zur Hälfte jemandem zuhören, der sich endlos mit einem Thema befasst, an dem Sie kein Interesse haben. Am Ende des Meetings , weniger als die Hälfte der Tagesordnung ist abgeschlossen und jeder holt seinen Kalender heraus, um einen weiteren Termin zu vereinbaren. Werbung

Schlimmer noch, viele Meetings scheinen nie zu einer klaren Entscheidung zu führen, sodass Sie sich fragen, warum Menschen überhaupt zusammengekommen sind. Einige Leute verbringen den größten Teil ihres normalen Arbeitstages in Meetings der einen oder anderen Art. Die einzige Zeit, um ihre eigene Arbeit zu erledigen, ist entweder sehr früh am Morgen, bevor das erste Treffen geplant ist, oder spät am Abend, wenn sie zu Hause entspannen sollten.

Warum erlauben Organisationen eine solche kontinuierliche Verschwendung von Zeit und Energie??

Der erste Grund, glaube ich, ist einfach: grassierendes Misstrauen. Werbung

• Top-Führungskräfte vertrauen nicht darauf, dass ihre Mitarbeiter kompetent genug sind, um wichtige Projekte in vollem Umfang zu übernehmen. Sie fordern daher von ihnen, andere in ihre Entscheidungen einzubeziehen, da sie glauben, dass dies teure Fehler verhindern wird.
• Mächtige Kollegen vertrauen einander nicht, um ihre Position in irgendeiner Weise zu untergraben, und bestehen darauf, dass sie es sind “auf dem laufenden gehalten” Bevor Entscheidungen getroffen werden - normalerweise, indem eine Besprechung abgehalten wird -, wird ein Untergebener geschickt, der unerwünschte Fortschritte stoppen und über verdächtige Aktivitäten Bericht erstatten kann.
• Abteilungen vertrauen anderen Abteilungen noch weniger. Gleiches Ergebnis, mal zehn.
• Die Leute vertrauen im Allgemeinen nicht darauf, dass andere hinter ihrem Rücken etwas Schlechtes über sie sagen, und sie wollen da sein, um sich zu verteidigen. (Es ist eine Zeitverschwendung. Die Leute werden dich immer schlecht reden, wenn sie wollen. Sie finden einfach eine andere Gelegenheit, wenn du nicht Dort.)
• Die Wirtschaftsprüfer trauen niemandem (außer sich selbst) Geld zu. Sie fordern daher, dass Entscheidungen über die Ausgaben im Ausschuss getroffen werden, wo andere immer zuschauen - oft eifersüchtig. (Es hat in den letzten Fällen von Korruption in Unternehmen nicht allzu gut funktioniert, oder? Waren die Prüfer nicht auch an diesen Machenschaften beteiligt?)
• Das war schon immer so. Niemand möchte das Risiko eingehen, Dinge anders zu machen, weil er weiß, dass es einen Bereich gibt, in dem er sich bewegt können vertraue anderen, ohne zu fragen, ob du ihnen die Schuld gibst, wenn etwas schief geht.

Der zweite Grund ist weniger negativ: eine Überzeugung, dass viele Köpfe immer besser sind als einer.

Das ist richtig, wenn es darum geht, Ideen zu generieren. Wenn der Zweck darin besteht, etwas zu erledigen, verlangsamen viele Köpfe fast immer die Dinge. Es ist erstaunlich, wie leicht eine Gruppe von Menschen Verzögerungen und Probleme finden kann, wenn sie ihren kollektiven Verstand dazu einsetzen. Werbung

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Dann gibt es eine Suche nach Konsens: das überarbeitete Konzept, das Entscheidungen zur Zufriedenheit aller zu treffen scheint; Normalerweise ist die einzige Entscheidung, die möglich ist, eine, die niemanden beleidigt - denn sie ist harmlos, konventionell und funktioniert sowieso kaum. Konsens ist nett zu haben, aber selten wesentlich. Wenn die vorgeschlagene Maßnahme neu und ungewohnt ist, ist es unwahrscheinlich, dass ein Konsens im Voraus möglich ist.

Viele Meetings mögen unvermeidlich sein, aber so vermeidet man es, die Plage der Meetings selbst zu verstärken: Werbung

• Es gibt nur drei Original- Gründe für ein Treffen:

1. Sie möchten Ideen und Gedanken der Anwesenden sammeln.
2. Die Leute haben Bedenken zu einem Thema und Sie sind bereit, diese persönlich und sofort zu beantworten.
3. Eine Gruppe von Menschen möchte zusammenkommen, um einen Erfolg zu feiern oder sich gegenseitig in Schwierigkeiten zu unterstützen.

Wenn Sie einen anderen Grund für die Abhaltung einer Besprechung haben, wählen Sie eine geeignetere Kommunikationsmethode. Zum Beispiel wird das bloße Weitergeben von Informationen in der Regel besser per Memo, E-Mail oder einem anderen Dokument erledigt. Wenn Sie Fragen nicht sofort beantworten können oder wollen, sammeln Sie Fragen per Interview, schriftlich oder telefonisch und beantworten Sie sie erst, wenn Sie dazu bereit sind.

Wenn einer der folgenden Gründe für die Abhaltung einer Besprechung zutrifft, brechen Sie diese sofort ab:

• Du hast immer einen. (Jetzt ist die Zeit zu stoppen.)
• Sie denken, die Leute haben gerne Meetings. (Entschuldigung. Sie tun es nicht.)
• Es ist eine gute Möglichkeit, Prioritäten zu setzen und alle zu motivieren. (Ist es nicht.)
• Es baut Teamgeist auf. (Tut es nicht.)

Besprechungen können nützlich sein, aber nur, wenn sie aus guten Gründen (siehe oben) gehalten werden, gut verwaltet sind und nicht eine Sekunde länger dauern als unbedingt notwendig. Unter allen anderen Umständen ist es wahrscheinlicher, dass sie an jedem Tag eine Krankheit sind. Gib sie auf. Jeder wird es Ihnen danken - mit Ausnahme der wenigen, die sich gern in die Arbeit anderer Leute einmischen, um sich zu entschuldigen, dass sie nicht mit ihren eigenen auskommen.

P.S. Öffentliche und akademische Einrichtungen sind noch schlimmer. Nur eine öffentliche Einrichtung könnte den Lenkungsausschuss erfinden, um die Arbeitsgruppe zu beaufsichtigen, die die etwaigen Berichte einer oder mehrerer Studiengruppen erörtert, die zunächst Beiträge von einer Reihe von Unterausschüssen erhalten, deren Ergebnisse auf Expertenberichten beruhen, von denen fast keine vorliegen der mitglieder verstehen sowieso voll.

Adrian Savage ist ein Engländer und ein pensionierter Geschäftsmann, der in Tucson, Arizona, lebt. Sie können seine ernsten Gedanken an den meisten Tagen bei Slow Leadership nachlesen, der Website für alle, die Geschmack, Lust und Zufriedenheit der Führung zurückgeben möchten. und seine verrückteren bei The Coyote Within.