Lektionen zur E-Mail-Verarbeitung aus dem Priority-Posteingang von GMail

Das neueste Feature von Google Mail, Priority Inbox, wurde in dieser Woche mit großem Interesse eingeführt, da Google behauptet, es würde die E-Mail-Verarbeitung beschleunigen und die Informationsüberflutung verringern. Die Tatsache, dass es trotz der neuesten geheimen Technologie, die es verwendet, keines der beiden Ergebnisse hervorbringt, könnte uns allen helfen, einige wichtige Lektionen über produktives E-Mail-Management zu lernen.

Laut Google haben interne Tests ergeben, dass das Tool einer durchschnittlichen Person etwa 6 Minuten pro Tag erspart. Werbung

Es ist schwer zu erkennen, wie Sie Ihre E-Mails im Posteingang neu mischen, wenn Sie feststellen, dass das gesamte Tool gerade ausgeführt wird. Um eine einfache Analogie zu ziehen, stellen Sie sich vor, Ihr Postbote liefert Ihre Post in zwei Stapeln aus (vorausgesetzt, die gesamte Junk-Mail wurde weggeworfen.) Ein Stapel ist mit einer Schnur gebunden und markiert “hohe Priorität.” Die andere Charge befindet sich in einer kleinen Box und ist markiert “niedrige Priorität.”

Dies wäre zwar ein netter Service, würde aber kaum Zeit- oder Arbeitsersparnis bedeuten. Ob Sie mit den Elementen mit hoher oder niedriger Priorität beginnen, spielt für das Endergebnis kaum eine Rolle - jedes Poststück muss noch geöffnet und gelesen werden, und es muss eine Entscheidung über die darin enthaltenen Informationen getroffen werden.

Er könnte es auch farblich kennzeichnen, alphabetisieren und nach Gewicht, Postleitzahl und Größe sortieren, aber was nun? Werbung

Am Ende all dieser Aktivitäten hätten Sie immer noch die gleiche Zeit, um das gesamte Los zu bearbeiten. Wenn das ein bisschen so klingt, wie meine Mutter es genannt hat “Spiel mit deinem Essen, bevor du es isst” dann sollte es ... denn das ist alles, was es ist; Ein etwas beruhigender Komfort, der sich nicht auf die Zeit für die Verarbeitung Ihrer E-Mails oder auf die tatsächlichen Probleme der Informationsüberflutung auswirkt.

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Hier ist, was wahrscheinlich passiert ist: Eine Reihe von Google-Heads saßen herum und stellten fest, dass sie die in der Spam-Filterung verwendete Technologie auf das Problem der Reduzierung von Informationen und Überlastung durch Sortieren der Posteingänge der Benutzer anwenden können. Niemand ging den nächsten Schritt, um die offensichtliche Frage zu stellen: “Welche neuen Gewohnheiten oder Verhaltensänderungen wollen wir fördern??”

Wenn Sie es aus dieser Perspektive betrachten, ist es leicht zu erkennen, dass das neue Tool einige schlechte Gewohnheiten fördern kann. Mittlerweile weiß jeder, dass es besser ist, den Posteingang auf Null zu setzen, als einen Posteingang, der mit Zehntausenden von Nachrichten gefüllt ist. Für diejenigen, die nicht aufpassen, erleichtert der Priority-Posteingang die Verarbeitung von E-Mails mit der höchsten Priorität, während die E-Mails mit der niedrigen Priorität zu kurz kommen “später.” Dies führt zu einer weiteren Überladung der E-Mail, wie in diesem Beispiel dargestellt. Werbung

Der durchschnittliche berufstätige Mitarbeiter erhält über 140 E-Mails pro Tag. Stellen wir uns vor, dass 20 davon von hoher Priorität sind. Das hinterlässt 120 E-Mails mit niedriger Priorität, die an einem bestimmten Tag ignoriert werden. Wenn am folgenden Tag dieselben Aktionen wiederholt werden, steigt die Anzahl der ungelesenen E-Mails mit niedriger Priorität auf 240 und dann auf 360. “Nur mit E-Mails mit der höchsten Priorität umgehen” ist genau die Gewohnheit, die mit dem Zero-Inbox-Konzept behoben werden sollte, und ermutigt Benutzer, E-Mails in ihrem Posteingang zu sammeln.

Der durchschnittliche Nutzer von Gmail Priority Inbox kann die Situation für sich und andere sehr gut verschlechtern, einfach weil Google seine Hausaufgaben nicht gemacht hat und genau herausgefunden hat, welche neuen Gewohnheiten der Nutzer anpassen soll.

Zum Glück gibt es dabei einige gute Lektionen zu lernen. Werbung

1. Gewohnheit zuerst, Technologie zweitens

Täglich kommen mehr neue Technologien auf uns zu, und es ist eine schlechte Idee, den Wert für uns danach zu beurteilen, wer sie geschaffen hat, wie faszinierend sie sind oder wie gut sie funktionieren. Stattdessen müssen wir unsere Aufmerksamkeit auf unsere Gewohnheitsmuster richten und uns fragen “Welche vorteilhafte Gewohnheitsänderung wird diese neue Technologie ermöglichen??” und “Kann ich die Gewohnheitsänderungen vornehmen, die benötigt werden??” Nur dann sollten wir uns die Technologie ansehen, die uns helfen wird. Zu oft haben wir alles rückwärts, entscheiden uns für eine neue Technologie und überlassen es den Gewohnheiten, sich selbst zu regeln. Erleben Sie das Problem des SMS-Versands auf unseren Straßen als perfektes Beispiel für eine schlechte technologiegetriebene Gewohnheitsänderung.

2. Produktivität zuerst, Bequemlichkeit zweitens

Bei der Bewertung von Innovationen ist es leicht, sich vom Cool-Faktor ablenken zu lassen. So wird beispielsweise mobiles Fernsehen Realität, aber es ist kaum vorstellbar, dass jemand produktiver sein wird, da er zu jedem Meeting, jeder Unterhaltung und jedem Workshop einen Fernseher dabei hat. Wir müssen mit unserer Aufmerksamkeit rücksichtslos sein und sicherstellen, dass die Werkzeuge, die wir täglich verwenden, uns tatsächlich produktiver machen, anstatt ein wenig Komfort hinzuzufügen, wenn es nicht benötigt wird.

3. Konzentrierte Aufmerksamkeit zuerst, Ablenkungen zweitens

Viele Studien zeigen, dass unsere beste Arbeit von ruhiger, konzentrierter Aktivität herrührt und definitiv nicht vom Springen zwischen zufälligen Klingeltönen, Ringen, Summern, Signaltönen und Vibrationen. Wir müssen Werkzeuge und Geräte auswählen, die uns helfen, unsere Aufmerksamkeit so zu verwalten, dass wir gute Arbeit leisten, und nicht solche, die uns von dem abbringen, was für andere Dinge wichtig ist, die unsere Aufmerksamkeit auf sich ziehen, nur weil wir es zulassen.

Die Innovationen, die auf uns zukommen, haben kein Ende und der Rest unseres Lebens wird von immer faszinierenderen Durchbrüchen erfüllt sein. Da wird es noch mehr geben “Produktivitäts-Posteingänge” das erregt die Aufmerksamkeit der Presse, da jedes Unternehmen den Umschlag drückt, um mehr Geld zu verdienen.

Diese Innovationen müssen jedoch alle gefiltert werden, bevor sie auf unsere individuellen Umstände angewendet werden können, und wir müssen entscheiden, wie wir unsere Gewohnheiten, Produktivität und Aufmerksamkeit beeinflussen, damit wir in allen Bereichen die gewünschten Endergebnisse erzielen unseres Lebens.