Top 10 E-Mail-Gewohnheiten, die jeder haben sollte

Den vollständigen unbearbeiteten Originalartikel finden Sie in Leo Babautas Blog Zen Habits

Und keiner wird das Klopfen des Postboten hören
Ohne eine Beschleunigung des Herzens.
Denn wer kann es ertragen, sich vergessen zu fühlen?
~ W.H. Auden

E-Mail kann ein großartiges Werkzeug sein, und E-Mail kann ein Werkzeug sein, um zu zögern oder zu überfordern.

Es ist nicht die E-Mail selbst, die entscheidet, sondern wie Sie sie verwenden. Werbung

Es gab eine Zeit, in der ich E-Mail-Konkurs angemeldet habe, aber heutzutage mache ich das 2-3 Mal täglich und schalte es schnell und minimal durch.

Ich habe eine Reihe von Gewohnheiten entwickelt, die für mich funktionieren. Sie helfen mir, E-Mails so gering und produktiv wie möglich zu halten und mich trotzdem auf wichtigere Aufgaben zu konzentrieren. Ich kann ehrlich sagen, dass mein Posteingang mindestens einmal am Tag leer ist, und das ist ein schönes Gefühl. Werbung

Ich biete ihnen hier an, nicht zu sagen, dass dies die E-Mail-Gewohnheiten sind, denen Sie folgen sollten, sondern die Vorgehensweise einer Person aufzuzeigen.

Meine wesentlichen E-Mail-Gewohnheiten

Die E-Mail-Gewohnheiten, die bei mir funktionieren: Werbung

1. Begrenzte Bearbeitungszeiten für E-Mails. Ich lasse E-Mails nicht den ganzen Tag offen und öffne sie auch nicht häufig. Ich bin mit der Idee einverstanden, dass sich E-Mails mit bis zu 20 bis 30 Nachrichten stapeln lassen und meine Welt nicht zusammenbricht. Es wird auch nicht schwierig, sie zu leeren. Beachten Sie, dass ich es nenne “E-Mail-Bearbeitungszeit”, nicht “E-Mail-Lesezeit” - Ich öffne meine E-Mail und verarbeite sie, um sie zu leeren, anstatt sie nur zu lesen und im Posteingang zu belassen.
2. Handeln Sie. Wenn ich eine E-Mail öffne, treffe ich eine schnelle Entscheidung: Löschen / Archivieren, sofort handeln (wenn es ein oder zwei Minuten dauert) und dann antworten / archivieren, eine schnelle Antwort senden (und dann archivieren) und meiner Aufgabenliste hinzufügen später (und stern und dann archivieren). In keinem dieser Fälle verbleibt die E-Mail im Posteingang.
3. Fügen Sie sofort Dinge zum Kalender hinzu. Eine meiner besten Gewohnheiten ist es, meinen Kalender sofort zu öffnen, wenn es ein Datum aus einer E-Mail gibt, an das ich mich erinnern muss. Wenn sich jemand treffen oder skypen oder trainieren möchte, wird dies im Kalender vermerkt. Wenn ich nächste Woche etwas nachverfolgen muss, steht es im Kalender. Es ist jetzt automatisch und so vergesse ich selten etwas.
4. Tastatürkürzel. Ich verwende Google Mail, das eine Reihe von Verknüpfungen für die Verarbeitung von E-Mails enthält. Ich habe ein paar Minuten damit verbracht, sie zu lernen, und wenn Sie sie bewusst einsetzen, werden sie bald zu Muskelgedächtnissen. Die wichtigsten für mich: 'gi', um zum Posteingang zurückzukehren, 'a', um zu archivieren, Shift-3, um zu löschen, 'c', um zu verfassen, 'r', um zu antworten, 'f', um weiterzuleiten, 'a' Allen antworten, 'gs', um zu meinen markierten Nachrichten zu wechseln, Tabulatortaste Zurück, wenn ich eine Nachricht verfasse, um sie zu senden und zu archivieren. Ich habe außerdem festgelegt, dass nach dem Löschen oder Archivieren einer Nachricht zur nächsten Nachricht im Posteingang gewechselt wird, anstatt zum Posteingang zurückzukehren, sodass ich schnell von oben nach unten verarbeite.
5. E-Mails kurz halten. Normalerweise antworte ich mit 1-3 Sätzen. Es kommt selten vor, dass ich eine Nachricht sende, die länger als 5 Sätze ist, und wenn ich das tue, muss ich es mir wirklich rechtfertigen. Wenn etwas in längerer Form geschrieben werden muss, würde ich es vorziehen, ein neues Google-Dokument zu öffnen, es zu schreiben und mit der Person zu teilen (Dokumente eignen sich besser zum Teilen, Zusammenarbeiten, Bearbeiten und Lesen). Wenn Sie die E-Mails kurz halten, können Sie schnell antworten, und die andere Person muss keinen Aufsatz durcharbeiten, um die wichtigsten Informationen zu erhalten.
6. Schnelles Hinzufügen von Aufgabenlisten. Ein E-Mail-Posteingang ist keine gute Aufgabenliste, da 1) Ihre Aufgaben mit allen möglichen anderen Dingen vermischt sind, was es schwierig macht, herauszufinden, was zu tun ist. 2) Die Betreffzeilen von E-Mails enthalten häufig nicht die tatsächlich erforderlichen Aktionen. Sie müssen sich also merken, was beim Scannen der Betreffzeilen zu tun ist. Und am wichtigsten ist, 3) wenn Sie Ihre Aufgabenliste (Ihren Posteingang) überprüfen, kommen andere Nachrichten herein, um Ihre Aufmerksamkeit zu fordern, und so sind Sie immer abgelenkt. Besser ist es, ein einfaches Textdokument zu führen. Ich verwende die Startleiste, um Text an meine Aufgabenliste anzuhängen. Das Hinzufügen eines Aufgabenelements ist also nur eine Frage von wenigen Tastenanschlägen. Das macht es mühelos, was bedeutet, dass ich ohne die Ablenkung eines Posteingangs schnell eine schöne Liste erstellen kann.
7. Behalten Sie nur ungelesene E-Mails im Posteingang. Diese ist nur für erfahrene Benutzer bestimmt, aber ich habe meinen Google Mail-Posteingang gehackt, sodass sich nur ungelesene E-Mails in meinem Posteingang befinden. Das heißt, wenn ich eine E-Mail lese und nicht darauf reagiere, verschwindet sie aus meinem Posteingang. Das zwingt mich jetzt zu handeln, oder ich werde die E-Mail an den Äther verlieren. Dies ist eine eingebaute Motivation, um die E-Mail tatsächlich zu verarbeiten, und in der Praxis hilft dies Ihnen, Ihren Posteingang leer zu halten. (Hutspitze zu dbuntix)
8. Lesezeichen setzen oder später lesen. Oft schickt mir jemand etwas zum Lesen (etwas, das er geschrieben hat oder einen Artikel, den er mag). Ich öffne den Link und setze ein Lesezeichen, um ihn später zu lesen, oder füge ihn zu Instapaper hinzu, um ihn später zu lesen. Auf diese Weise verbringe ich nicht viel Zeit in E-Mails, weil ich viel zu lesen habe.
9. Rücksichtslos filtern. Wenn eine E-Mail in meinem Posteingang angezeigt wird, die ich nicht sehen muss, und es ist wahrscheinlich, dass sie erneut auftritt, treffe ich “Abmelden”, oder erstelle sofort einen Filter, damit er nicht wieder in meinen Posteingang kommt. Dadurch werden meine E-Mails drastisch reduziert. Ich bin skrupellos und werde es sogar auf Leute anwenden, die mich stören.
10. Schließen Sie die E-Mail, wenn Sie fertig sind. Wenn ich meine E-Mail so weit wie möglich bearbeitet habe, schließe ich sie. Ich muss es erst Stunden später wieder öffnen, wenn überhaupt.

Wenn Ihr Posteingang wirklich voll ist, können Sie ihn wie folgt schnell löschen: Markieren Sie die Aufgaben in Ihrem Posteingang, legen Sie sie auf eine Aufgabenliste und archivieren Sie sie. Andere archivieren und löschen, schnelle Antworten geben, alles andere in a “lesen” oder “herstellen” Ordner, wenn Sie müssen. Jetzt haben Sie einen leeren Posteingang, den Sie mit den Gewohnheiten in diesem Artikel leer halten können.

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Gute E-Mail-Gewohnheiten sind einfach deshalb wichtig, weil Sie sich keine Sorgen machen müssen, wenn Sie sich darauf verlassen, dass E-Mails effektiv verarbeitet werden. Sie können es aufstapeln lassen, während Sie wichtigere Arbeiten ausführen. Dabei können Sie beruhigt davon ausgehen, dass Sie es leer werden lassen, wenn Sie sich dazu entschließen.