So verwenden Sie 6 Kalenderansichten, um produktiver zu sein

Projektansicht

In meinem letzten Artikel hier bei Stepcase Lifehack wurde in einem der Kommentare darauf hingewiesen, dass es eine gute Möglichkeit gibt, die Frage zu umgehen, ob es eine gibt “heiliger Kalender.

Beliebte Bücher wie Getting Things Done und andere befürworten die Verwendung von Kalendern für Termine, Reisen und andere Aktivitäten, die “Muss” an einem bestimmten Datum durchgeführt werden. Leider das Wort “Muss” ist ungenau und wird wahrscheinlich von jeder Person unterschiedlich interpretiert.

Das Prinzip, das sie zu bekräftigen versuchen, ist klarer: Füllen Sie Ihren Kalender nicht mit Verpflichtungen, die nicht verbindlich sind. Behandeln Sie den Kalender stattdessen als “heilig” - Ein Ort, an dem Sie Verpflichtungen eingehen können, die Sie nicht zu brechen wagen.

Zum Glück rückt die Technologie immer näher, mit der Sie gleichzeitig ein “heilig” Kalender, a “entweihen” Zeitplan und jeder Kalender dazwischen! Werbung

In Outlook ist es beispielsweise einfach, mit wenigen Klicks eine beliebige Anzahl von Kalendern zu erstellen, die dieselben Daten enthalten. Da es sich bei diesen Kalendern anscheinend um unterschiedliche Dateien handelt, ist es leicht zu glauben, dass sie unterschiedliche Entitäten darstellen.

Nicht so. Stattdessen handelt es sich bei drei verschiedenen Kalendern im September 2011 tatsächlich um drei Ansichten desselben Satzes von 30 Tagen.

Mit dieser Möglichkeit ist es nicht schwer zu erkennen, wie Outlook und andere Programme wie der Google-Kalender oder der Yahoo-Kalender uns helfen können “sehen” unser Zeitplan in einer Weise, die uns hilft, Überschneidungen und Fehlentwicklungen zu vermeiden und uns ein tieferes Verständnis für die Zeitanforderungen zu geben, mit denen wir jeden Tag konfrontiert werden müssen. Ich habe beispielsweise mit den folgenden 5 Ansichten meines Zeitplans experimentiert. (Ich habe nicht versucht, sie alle auf einmal zu verwenden!)

5 Ansichten eines Kalenders

Ansicht 1: EIN “Standard” Wochenansicht - Bevor Termine, Fristen oder einmalige Aktivitäten erstellt wurden, gibt es einen zugrunde liegenden Zeitplan, den ich als Grundlage für jede einzelne Woche verwende. Es enthält die grundlegenden Aktivitäten, die ich brauche, um mein Leben zu leben, und ich verschiebe oder lösche sie nur in Notfällen. Diese Aktivitäten umfassen die Zeit, die zum Schlafen, Essen, Trainieren und in Bezug auf nahe Familienmitglieder aufgewendet wird. Dies sind Dinge, die ich unabhängig von meiner Arbeit, meinem Wohnort oder der Jahreszeit mache. Zum Beispiel ist es mir wegen meines Triathlon-Trainings wichtig, früh zu Bett zu gehen. Bevor es zur Gewohnheit wurde, plante ich die Zeit, ins Bett zu gehen, und stellte auch einen Wecker auf meine Uhr, um um 22:20 Uhr zu piepen. Werbung

Lesen Sie weiter

10 kleine Änderungen, damit sich Ihr Haus wie ein Zuhause anfühlt

Was macht glücklich? 20 Geheimnisse von „immer glücklichen“ Menschen

Wie Sie Ihre übertragbaren Fähigkeiten für einen schnellen Karrierewechsel schärfen

Scrollen Sie nach unten, um mit dem Lesen des Artikels fortzufahren

Ansicht 2: Das “Harte Termine” Ansicht - Diese Ansicht besteht aus geplanten Aktivitäten mit anderen Personen. Das Kriterium für das Platzieren eines Elements in dieser Ansicht ist das Folgende “es gibt scharfe Konsequenzen für mich und andere, wenn der Termin versäumt wird.” Zahnarzttermine und Coaching-Anrufe sind Beispiele.

Ansicht 3: Das “Frist” Ansicht - Wenn ich Termine habe, die negative Konsequenzen haben, wenn sie vergessen werden, werden sie in diese Ansicht eingefügt (z. B. Fälligkeitstermine für die Steuereinzahlungen meines Unternehmens).

Ansicht 4: Das “Leerzeit” Ansicht - dies ist die Zeit, die ich jeden Tag für das Unerwartete einplane. Diese Pausen dienen als Puffer für alles, was schief gehen kann, und ihre Länge und Häufigkeit hängen von der Umgebung und der Art der Arbeit ab, in der ich mich befinde. Ich fand es zum Beispiel schwierig, Arbeiten an Reisetagen zu planen, und habe daher große Totzeiten in der Erwartung eingeplant, dass wahrscheinlich etwas schief gehen wird. Wenn nichts schief geht, ist es einfach, in die Zukunft zu greifen, um Zeit zu gewinnen, an der ich jetzt arbeiten kann. Die Verwendung dieser Ansicht hilft dabei, den weit verbreiteten Fehler der Überplanung, den die meisten ambitionierten Personen begehen, zu vermeiden (aber möglicherweise nicht zu beheben).

Ansicht 5: Das “Aktivität” view - In meinem letzten Artikel habe ich mich auf die Umstellung konzentriert, die von Menschen vorgenommen werden muss, die einen hohen zeitlichen Aufwand haben, d. h. vom Lernen zum Platzieren von Aufgaben anstelle von Listen. Die Aktivitätsansicht ist die Ansicht, in der die meisten Aktionen ausgeführt werden, wenn Zeitanforderungen, die in mein Leben kommen, direkt in meinen Kalender gestellt werden. In dieser Ansicht findet der Großteil des täglichen Jonglierens statt. Werbung

Die Mängel des Papiers

Das Anzeigen eines einzelnen Zeitplans auf fünf verschiedene Arten kann für diejenigen unter uns verwirrend sein, die Kalender auf herkömmliche Weise auf Papier betrachten. Wenn Sie die Möglichkeit nutzen, auf Ihre geplanten Zeitanforderungen auf Ihrem Laptop, Smartphone und Tablet zuzugreifen, werden Sie möglicherweise feststellen, dass Kalender und Zeitpläne ganz anders angezeigt werden müssen. Vielleicht als eine Reihe von Aufgaben, die nach Datum und Uhrzeit organisiert sind und sich in der Cloud befinden. Zu jedem Zeitpunkt filtert die Kalenderansicht Aufgaben und hilft Ihnen, sich auf die wenigen zu konzentrieren, die Sie wirklich benötigen.

Diese Filterung ist wichtig. Es ist möglicherweise nie sinnvoll, alle Ansichten in einer zu kombinieren, und es ist auch mit der neuesten PiP-Technologie nicht sinnvoll, mehr als einen Fernsehkanal gleichzeitig zu sehen. Jede Ansicht dient einem anderen Zweck und stellt eine wichtige Informationsebene bereit, die separat von den anderen verwaltet oder selektiv kombiniert werden kann. Zum Beispiel kombiniere ich die “Standard” Blick mit dem “Aktivitäten” Tag für Tag ansehen, während ich die “Leerzeit” Ansicht als Planungswerkzeug, das herausgefiltert wird, sobald mein Tag beginnt.

Natürlich könnte es auch andere Ansichten geben. Zum Beispiel schlägt die bahnbrechende Forschung von Dezhi Wu eine andere mögliche Sichtweise für Projekte vor. In ihrem Buch, “Zeitliche Strukturen in der individuellen Zeitwirtschaft” Sie erklärt, dass ein Projektmanager in der Lage sein sollte, einen Zeitplan mit Aktivitäten für jedes Teammitglied zu erstellen, der direkt in ein Planungsgerät heruntergeladen werden kann. Für mich bedeutet dies, dass eine zusätzliche Sichtweise auf uns zukommt.

Ansicht 6: Die “Projektansicht” - wenn Sie über eine Gruppe miteinander verbundener Aufgaben verfügen, mit denen ein bestimmtes Ergebnis erzielt werden soll. Es wäre schön, sich jedes Projekt als eigenen Tätigkeitsstrang anzusehen. Sie könnten zum Beispiel sehen, was in Ihrem Leben passiert, wenn sich die endgültigen Fälligkeitstermine ändern. Dies ist weit entfernt von den mentalen, unzuverlässigen Schätzungen, die oft herumfliegen. Werbung

Technologische Einschränkungen

Leider wird die Kerntechnologie zum Verwalten mehrerer Ansichten nicht in allen Kalendern beibehalten. In meinem Blackberry-Kalender können nicht mehrere Ansichten von einem Programm aus angezeigt werden. Hoffentlich sind Apps unterwegs, die dies korrigieren und es mir ermöglichen, verschiedene Ansichten mit der Cloud zu synchronisieren.

Mit bereits verfügbaren Tools ist es jedoch möglich, a “heilig” Kalender, wenn es sich lediglich um eine mögliche zu verwaltende Ansicht handelt. Mit verbesserten Tools könnten wir viel mehr planen und weniger Auflistungen vornehmen, auch wenn wir uns an das GTD-Prinzip halten, feste Verpflichtungen aufrechtzuerhalten und zu verwalten. Dies würde uns dabei helfen, unsere Kalender nicht mehr im Kopf zu haben und die Aufgabe an Tools zu delegieren, die in die Cloud integriert sind.

P.S. Ich habe Yahoo! .Calendar verwendet, um diese Ansichten zu generieren. Die entsprechenden Anweisungen finden Sie hier.