Wie man rücksichtslos die Arbeitszeit zurückerobert

Wenn Sie ein kleines Unternehmen gründen oder als Freiberufler von zu Hause aus arbeiten, müssen Sie jede Minute Zeit einplanen. Es ist ein Rennen gegen die Uhr, um die Gewinnschwelle zu erreichen, bevor Ihr neues Unternehmen Ihre Ersparnisse aufgebraucht und Sie kaputt macht.

Aber es gibt immer eine Million Dinge, die Ihren Tag stören und übernehmen. Ihre Aufgabenliste mit zwanzig Aufgaben, die Sie bis zum Ende des Geschäftstages erledigen wollten, hat sich nur um ein oder zwei Aufgaben verringert, und Sie müssen für morgen weitere Aufgaben hinzufügen.

Sie erkennen, dass Sie rücksichtslos werden und jede Minute, die Sie schaffen können, wegschneiden müssen. Donnerstag schrieb vor kurzem über 8 großartige Möglichkeiten, mit Ihrer Zeit rücksichtslos umzugehen. Es gibt noch einige weitere Möglichkeiten, mit Ihrer Zeit rücksichtslos umzugehen, aber dieses Mal konzentrieren wir uns speziell darauf, wenn die Dinge nicht ganz wie geplant verlaufen. So können Sie beginnen.

Life-Story-Anrufe

Es gibt viele vielbeschäftigte Menschen auf der Welt, die genau wie Sie wissen, dass sie das Telefon abnehmen und wieder arbeiten müssen, aber Sie müssen jemanden in der Leitung haben, der ihre Lebensgeschichte teilen oder eine tiefe und intensive Beziehung aufbauen möchte sinnvolle Beziehung über das Telefon. Es könnte ein einsamer Hack von Ihrer PR-Firma oder dem Hausmeister sein, den Sie für das neue Büro angeheuert haben, aber aus irgendeinem Grund scheinen Sie sie nicht zu erschüttern.

1. Bitten Sie um eine E-Mail Werbung

Eine einfache Möglichkeit, jemanden vom Telefon zu holen, besteht darin, ihn zu bitten, Ihnen die Details in einer E-Mail zuzusenden. Dieser Tipp funktioniert, wenn Sie mit jemandem zu tun haben, der Ihnen Informationen senden muss. Nachdem sie zugestimmt haben, bedanken Sie sich bei ihnen, geben Sie Ihre E-Mail-Adresse an und verabschieden Sie sich, bevor Sie schnell auflegen. Zögern Sie nicht, oder Sie haben Ihre Chance genutzt.

Es ist fest, aber dennoch höflich genug, um es für geschäftliche Anrufe zu verwenden.

2. Geben Sie kontextbezogene Hinweise

Ich nehme einen Hinweis von Die Zeitfalle von Alec Mackenzie, beginnen Sie Ihren Anruf mit so etwas wie “Hallo, was kann ich für Sie tun?” Es gibt einen Grund, warum Sie dies jedes Mal hören, wenn Sie sich in ein Callcenter oder ein großes Unternehmen einwählen. Sie wissen, dass Zeit Geld ist, und Sie auch - haben Sie nicht das Gefühl, dass Sie es auch bekommen “korporativ” mit dieser Technik. Es konzentriert die andere Person auf das jeweilige Problem. Dies ist besonders effektiv, wenn Sie jemanden kennen, der dazu neigt, zu waffeln, bevor er zu seinem Problem kommt - nicht danach.

Am anderen Ende des Anrufs können Sie mit einem Cue signalisieren, dass das Ende nahe ist. Normalerweise können Sie erkennen, wann Sie ein paar Minuten vor Ende einer Rede sind, weil der Sprecher anfängt, Hinweise abzulehnen (wenn Sie dies getan haben und ein erleichtertes Seufzen gehört haben, ist es möglicherweise Zeit für einen neuen Karriereweg!) das gleiche kann am telefon gemacht werden. Sätze mögen, “bevor wir auflegen,” oder “eine letzte Sache, bevor ich gehe” Sagen Sie der Person am anderen Ende, dass Sie keine Zeit mehr haben und sich nicht unterhalten können. Glücklicherweise erhalten sie die Nachricht die meiste Zeit mit dieser Taktik.

3. Letzte Mittel Werbung

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Im schlimmsten Fall gibt es immer eine Lösung.

Unnötige Forderungen

Es ist erstaunlich, wie oft Menschen, mit denen Sie zusammenarbeiten, oder, wenn Sie nicht selbstständig sind, Menschen, für die Sie arbeiten, bereit sind, zusätzliche Anforderungen an Ihre Zeit zu stellen, wenn Sie wissen, dass Sie einen vollen Teller haben. Wenn sie wissen, dass Sie gut mit Computern umgehen können - aber nicht der technische Support des Unternehmens - und Sie ständig darum bitten, die von Ihnen selbst verursachten technischen Probleme zu beheben, oder wenn Ihr Chef Sie weiterhin auffordert, trotz Ihrer Rolle Werbeprojekte zu übernehmen ist Öffentlichkeitsarbeit, was machst du??

Eine Kombination aus Festigkeit, Ehrlichkeit und Fingerspitzengefühl ist erforderlich. Wenn Sie versuchen, Ausreden zu finden, die nicht auf der ehrlichen Wahrheit der Situation beruhen, werden Sie sich hier nur noch mehr Probleme machen. Wenn Sie das nächste Mal gezögert werden, die Arbeit eines anderen zu übernehmen oder nach Ihren Mitarbeitern aufzuräumen, erinnern Sie ihn vorsichtig daran, dass Sie zwar gerne helfen, aber mit der Arbeit überhäuft sind, die Sie haben und die wirklich außerhalb von liegt dein Feld.

Der Schlüssel ist, höflich zu sein, und obwohl einige Leute dies zunächst für unglaublich schwierig halten, wird es wirklich eine der größten Zeitersparnisse sein, die Sie implementieren.

E-Mail und Feeds

Ich spreche über den effektiven Umgang mit Ihren E-Mails und Feeds, weil ich finde, dass von allen verbundenen Personen, die ich kenne, dies die einzige Sache ist, die die Zeit mehr als alles andere tötet - obwohl es einer der am wenigsten zeitaufwändigen Teile Ihres Tages sein kann. Da ich dieses Thema bereits so ausführlich behandelt habe, werde ich es nicht noch einmal wiederholen. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie mit der Informationsüberflutung in Ihrem Tag effektiver umgehen können.

Heimarbeit, keine Hausarbeit!

Wenn Sie von zu Hause aus arbeiten, ist die Wahrscheinlichkeit, dass Sie dort auch einen Ehepartner (und / oder Kinder) haben, nach den neuesten Statistiken, die ich gelesen habe, sehr hoch. Werbung

Eine der Schwierigkeiten, die ich hatte, als ich anfing, von zu Hause aus zu arbeiten, bestand darin, während des Schreibens eines Artikels Handtücher in die Leitung zu legen oder Geschirr zu spülen. So verlor ich meinen Gedankengang und musste viel mehr Zeit aufwenden, als ich hätte einfangen sollen, und wenn Sie so erliegen wie ich, werden Sie viel zu viele Geschäftsstunden verlieren.

Jetzt wollen Sie die Frau nicht in schlechte Laune versetzen - wir sind alle schlau genug, das zu wissen! - und die Vermeidung der Hausarbeit ist ein todsicherer Weg, um genau das zu tun. Aber du musst Führen Sie ein Gespräch, in dem Sie die Grenzen Ihrer Arbeitszeit festlegen und unter welchen Bedingungen Sie möglicherweise unterbrochen werden.

In meinem Haus haben wir vereinbart, dass, wenn die Tür zu meinem Büro geschlossen ist und ich mich auf der anderen Seite der Tür befinde, dies bedeutet, dass ich arbeite und nicht unterbrochen werden kann, es sei denn, es ist ein Notfall. Wenn die Tür offen ist, ich aber klar arbeite, bedeutet dies, dass ich nicht an etwas arbeite, das völlige Konzentration erfordert, aber nicht unterbrochen werden sollte, es sei denn, es ist "wichtig" - ein Schritt zurück von "Notfall". Was „wichtig“ und „Notfall“ ist, muss definiert werden, da Sie und Ihr Partner mit Sicherheit unterschiedliche Vorstellungen haben.

Wenn ich mein Geschäft durchhalte und nicht zwölf Stunden in meinem Büro arbeite und danach im Haus aushelfe, führt dies dazu, dass Sie viel produktiver sind und weniger Anspannung in der Luft um das Haus herum. Oft ist der versteckte Bonus, dass sie es satt hat zu warten und alles selbst macht. Ja, das war ein Witz. Besonders wenn sie das liest.

Wenn Technologie den Tag ruiniert

Zunächst zwei Tipps, die ich nicht genug betonen kann:

1. Haben Sie immer irgendwo ein bootfähiges Backup.
2. Führen Sie immer eine nicht bootfähige Datensicherung an einem anderen Ort durch.

Wenn Sie diese beiden Regeln befolgen, können Sie wieder loslegen Protokoll in 90% der Fälle, in denen Ihr Tag normalerweise durch Computerprobleme verloren geht. Werbung

Ich habe auch bereits über mein Synchronisationssystem gesprochen, das wichtige Daten speichert - allerdings keine großen Dateien (zum Beispiel synchronisiert es nicht meine Master-Aufzeichnungen, die wertvoller sind als meine Kontakte und E-Mail-Archive) -, die für die tägliche Arbeit erforderlich sind -Tage-Operationen auf jedem Gerät. Dazu gehören für mich ein Mac-Mini-Desktop, ein Laptop und ein PDA-Telefon.

Wenn Sie einen Ersatzcomputer in der Nähe haben, laden Sie ihn hoch und synchronisieren Sie ihn regelmäßig von Ihrem bootfähigen Backup. Dies ist ein bisschen Luxus, aber wenn Sie es schaffen, ist es ein großartiges Gefühl, zu wissen, dass Sie nur eine neue Maschine anschließen und einschalten müssen, bevor Sie wieder arbeiten können. Möglicherweise müssen Sie nur ein paar Tage (oder, mit Sorgfalt, Stunden) Arbeit nachholen, was viel besser ist als Wochen, Monate oder Jahre.

Halten Sie als letzte Möglichkeit einen Stift und einen Block bereit und stellen Sie sicher, dass Sie mindestens einen haben Sicherung Ihrer Kontakte irgendwo Das ist nicht anfällig für elektronische oder mechanische Fehler! Sie wären überrascht, wie viel Sie mit diesen Tools erledigen können, wenn Sie müssen.

Was ist mit dir?

Haben Sie arbeitsbedingte Zeitverschwender, die Sie scheinbar nicht loswerden können? Lassen Sie es uns in den Kommentaren wissen und wir werden sehen, ob wir eine Lösung finden können.

Wenn Sie Probleme haben, die wir hier nicht aufgelistet haben, teilen Sie uns mit, wie Sie sie gelöst haben!