So stellen Sie Ihre Aufgabenliste auf das Wesentliche herunter

Scheinen Ihre Tage verrückt beschäftigt zu sein und Ihre To-Do-Liste mit endlosen Aufgaben gefüllt zu sein? Ist Ihr Kalender voll und Ihr Arbeitstag eine ununterbrochene Eile von einer Sache zur anderen?

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Wenn ja, haben Sie möglicherweise zu viel auf Ihrem Teller. Es ist Zeit, einen Schritt zurückzutreten, sich ein paar Minuten Zeit zu nehmen und diese Aufgabenliste auf das Wesentliche zu beschränken. Werbung

Vorstellen, für einen Moment, dass Sie für heute nur ein paar Dinge auf Ihrer Liste haben. Stellen Sie sich den Frieden vor, der von dieser einfachen kleinen Tatsache herrührt. Stellen Sie sich jetzt Ihren Arbeitstag vor, einen Tag der Einfachheit, des Fokus, der kraftvollen Errungenschaften. Anstatt 10 kleine Dinge zu tun, die nicht viel ausmachen, tun Sie eine Sache, die sich wirklich auf Ihr Unternehmen, auf Ihre Person und auf Ihre Zukunft auswirkt. Werbung

Jetzt mach es möglich. Es ist möglich, dieser Arbeitstag des Friedens, diese Zen-artige Produktivität. Aber es wird Fokussierung und Energie und ein bisschen Hartnäckigkeit erfordern. Hier ist eine Anleitung dafür.

• Konzentrieren Sie sich auf Ihre Ziele. Um zu wissen, worauf es ankommt, müssen Sie zunächst wissen, was Sie erreichen möchten. Wenn Sie keine Ziele haben, wissen Sie nicht, ob eine Aufgabe für die Erreichung dieser Ziele erforderlich ist. Nehmen Sie sich ein paar Minuten Zeit, um Ihre Ziele zu überprüfen (oder sie zum ersten Mal zu schreiben). Wo möchtest du in 10 Jahren sein? Was können Sie dieses Jahr tun, um dorthin zu gelangen? Was können Sie in den nächsten Monaten tun? Und was kannst du diese Woche machen? Mit diesen Zielen geben Sie sich eine Roadmap. Konzentrieren Sie sich zunächst auf jeweils nur ein Ziel, bis dies erreicht ist, und konzentrieren Sie sich dann auf das nächste.
• Kennen Sie Ihren Wert. Wenn Sie sich selbst nicht schätzen, werden Sie Ihre Zeit nicht schätzen. Und dann werden Sie zu jeder Anfrage Ja sagen, und Ihre To-Do-Liste wird immer überfüllt sein. Nehmen Sie sich ein paar Minuten Zeit, um über Ihre Fähigkeiten und Ihren Wert nachzudenken. Überlegen Sie, wie viel Sie Ihre Zeit wert sein möchten. Und jetzt nehmen Sie keine Arbeit an, die Ihre Zeit und Ihren Wert nicht wert ist.
• Die meisten für Ihr Geld. Schauen Sie sich Ihre To-Do-Liste an: Welche Aufgaben dort sind wirklich wichtig? Welche bringen Ihnen das meiste Geld ein, bringen Ihnen die meiste Anerkennung und zahlen sich auf lange Sicht am meisten für Sie aus? Setzen Sie einen Stern neben diese Aufgaben. Wenn Sie keine dieser Aufgaben auf Ihrer Liste haben, sollten Sie sich ein paar überlegen. Darauf sollten Sie sich konzentrieren.
• Beseitigen Sie den Rest. Jetzt, wo Sie wissen, welche Aufgaben wirklich wichtig sind, sehen Sie, was Sie aus dem Rest herausholen können. Einige von ihnen können tatsächlich sofort durchgestrichen werden. Im Folgenden finden Sie einige andere Strategien zum Entfernen von Aufgaben aus Ihrer Liste.
• Machen Sie Ihre Morgen frei. Nehmen Sie sich jeden Morgen (wenn möglich den ganzen Morgen) Zeit, um Ihre Lieblingsaufgaben zu erledigen - die, die wirklich wichtig sind. Dies ist die ruhige Zeit, in der Sie wirklich produktiv sein können. Sobald der Nachmittag erreicht ist, werden die Dinge wahrscheinlich besser und Ihre wichtigen Aufgaben können zurückgedrängt werden. Löschen Sie Ihren Kalender morgens, planen Sie dann nichts, schalten Sie Ihr Telefon und Ihre E-Mail aus, löschen Sie Ihren Schreibtisch und sehen Sie, wie viel Sie erledigen können.
• Wähle drei Dinge. Wenn Ihre Liste 20 Einträge enthält, wählen Sie heute einfach drei aus. Aber du willst fünf oder sieben machen? Sei rücksichtslos. Priorisieren Sie und wählen Sie nur drei. Schreiben Sie diese drei auf ein separates Blatt Papier, und das ist Ihre To-Do-Liste für heute. Stellen Sie sicher, dass mindestens einer von ihnen zu Ihrem kurzfristigen Ziel für diese Woche führt. Die beiden anderen Aufgaben sollten definitiv die Hauptrolle spielen - die wirklich, wirklich wichtigen.
• Stoppen Sie Besprechungen. Meetings sind fast immer Zeitverschwendung. Wenn Sie sie kontrollieren, beseitigen Sie sie. Lassen Sie Leute Sachen per E-Mail melden. Arbeiten Sie mit Online-Tools zusammen. Oder führen Sie bei Bedarf Einzelgespräche für jeweils 5 bis 10 Minuten durch, und fügen Sie diese nachmittags in einem einstündigen Block zusammen. Wenn Sie sie nicht kontrollieren, zeigen Sie Ihrem Chef, warum Sie nicht an einer Besprechung teilnehmen sollten und wie viel Sie erreichen können, wenn Sie nicht gehen müssen - machen Sie einen Pitch, den Ihr Chef nicht ablehnen kann.
• Delegieren. Schauen Sie sich Ihre To-Do-Liste noch einmal an. Gibt es dort Dinge, die Sie nicht tun müssen? Leiten Sie sie an eine andere Person weiter, entweder höher in der Nahrungskette als Sie oder niedriger oder auf derselben Ebene. Es spielt keine Rolle. Solange du es nicht bist. Wissen, was von Ihnen getan werden muss und was nicht.
• Standardeinstellung ist no. Anstatt jede Ihrer Anfragen anzunehmen, lernen Sie, nein zu sagen. Akzeptieren Sie nur die Aufgaben, die wirklich von Ihnen erledigt werden müssen, die Ihre Zeit wert sind und die Ihnen auf lange Sicht den größten Nutzen bringen. Sagen Sie allen anderen Nein, so hart das auch sein mag. Oder verspäten Sie sich - sagen Sie ihnen, sie sollen Sie nächste Woche erneut fragen. Oft wird die Anfrage weggehen.
• Aufgaben in einen Ordner verschieben. Haben Sie andere kleine Aufgaben, die Sie heute erledigen müssen und die für heute nicht auf Ihrer Drei-Aufgaben-Liste stehen? Legen Sie diese Aufgaben in einen separaten Ordner oder in eine andere Liste und legen Sie sie in eine Schublade. Nehmen Sie sich später am Tag etwa eine Stunde Zeit und bearbeiten Sie diese kleinen Aufgaben stapelweise. Telefonanrufe, schnelle Memos, Papierkram, was auch immer - Sie können dies alles sehr schnell auf einmal erledigen. Es ist besser, als sie den ganzen Tag über zu streuen.
• Single-Task. Wenn Sie sich für heute auf eine Ihrer drei wichtigen Aufgaben konzentrieren, konzentrieren Sie sich wirklich. Beseitigen Sie alle Ablenkungen, einschließlich Internet, E-Mail und Telefon, und sorgen Sie für Unordnung auf Ihrem Schreibtisch. Lass nichts unterbrechen. Das Gleiche gilt, wenn Sie ein Einzelgespräch mit einer anderen Person führen (wie oben erwähnt) oder kleinere Aufgaben stapelweise bearbeiten möchten - jeweils eine nach der anderen. Multitasking wird Sie nur belasten und Sie weniger produktiv machen. Multitasking ist wirklich nur in größerem Maßstab effektiv - Sie können beispielsweise mehrere Projekte innerhalb eines Monats ausführen, anstatt mehrere Aufgaben gleichzeitig zu erledigen.
• Einmal für E-Mail festlegen. Dies ist wahrscheinlich die schwierigste Aufgabe für die meisten von uns. An E-Mails sind wir den ganzen Tag gewöhnt. Aber für die meisten Menschen muss die E-Mail nicht sofort beantwortet werden. Verwalten Sie die Erwartungen derer, mit denen Sie kommunizieren - lassen Sie sie wissen, dass Sie nur einmal am Tag E-Mails versenden und sie keine sofortige Antwort erwarten. Wenn dies für Sie zumindest nicht möglich ist, beschränken Sie Ihre E-Mail auf einzelne Abschnitte, anstatt dies den ganzen Tag über zu tun. Tun Sie es 2 oder 3 Mal am Tag oder einmal pro Stunde für 5 Minuten, aber nicht während der ganzen Stunde. Und tun Sie es nicht während Ihrer ruhigen Zeit am Morgen - das ist nur für markierte Aufgaben.

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