Erstellen einer Liste in 6 Schritten

  • Theodore Horn
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Kein Wunder, dass Sie gestresst sind. Ihre Tage sind sehr geschäftig und obwohl Sie sie sorgfältig planen, belastet Sie die Menge an Arbeit nur.

Sie geben Ihrer Aufgabenliste die Schuld.

Es scheint sehr machbar zu sein, wenn Sie es sich morgens zum ersten Mal ansehen, aber wenn es Nachmittag ist, ist die Anzahl der Aufgaben alles andere als geringer. Stattdessen bleibt es gleich oder steigt sogar - egal wie hart Sie arbeiten.

Sie fragen sich, ob es einen Ausweg aus dieser Situation gibt, und ich freue mich, Ihnen mitteilen zu können, dass dies der Fall ist. Die Lösungen mögen einfach klingen, aber Sie müssen Ihre Arbeitsgewohnheiten ein wenig anpassen und eine Liste erstellen, die machbar ist, bis sie funktionieren.

Ist Ihre Liste außer Kontrolle geraten?

Hier ist die Sache: Du fütterst das Babymonster weiter, damit es weiter wächst und wächst. Und anstatt das Monster zu töten, während es ein Baby ist, wächst es zu einem riesigen Ausmaß und auf diese Weise wird es praktisch unmöglich, es zu eliminieren.

Mit anderen Worten, Sie fügen den ganzen Tag über neue Aufgaben zu Ihrer Liste hinzu. Ganz gleich, wie gut Sie Ihre Aufgaben am Vortag planen, Sie sabotieren damit Ihre eigene Produktivität und Ihren Erfolg.

Außerdem erledigen Sie nie die ursprünglich geplanten Aufgaben, weil Sie abgelenkt sind. Stattdessen konzentrieren Sie sich auf die neuesten Aufgaben auf der Liste, die Sie jedoch leider nicht ausführen sollten. Werbung

Am Ende des Tages verspüren Sie einen Mangel an Leistung. Dies ist eine direkte Folge davon, dass nicht alle von Ihnen geplanten Aufgaben erledigt wurden. Dieses Gefühl tut Ihrem Selbstbewusstsein nicht gut. Wenn Sie das Gefühl haben, nicht alle Aufgaben erledigen zu können, sehen Sie sich als Verlierer.

Sie versuchen zu viel zu tun

Also, was verursacht diese negativen Gefühle - auch wenn Sie hart arbeiten?

Nun, ich würde sagen, es gibt vier Gründe:

  • Mangelnde Kontrolle
  • Mangelde Fokusierung
  • Fehlende Priorität
  • Angst zu sagen “Nein”

Lassen Sie uns diese näher erläutern.

Erstens fehlt die Kontrolle - Sie kontrollieren nicht, was und wann in die Liste aufgenommen wird. Dies führt zu einer Liste, die ständig wächst und wächst - anstatt zu schrumpfen.

Und wenn Sie dies zulassen, ist es kein Wunder, dass Sie Anzeichen für ein Ausbrennen zeigen - auch wenn die Uhr gerade erst nach Mittag läuft.

Dann gibt es den Mangel an Fokus. Dies ist der Fall, wenn Sie nicht fest genug verpflichtet sind, um die ursprünglichen Aufgaben in Ihrer Liste auszuführen. Stattdessen lassen Sie sich von neuen Aufgaben ablenken. Werbung

Plötzlich beginnen Sie, an neuen, ungeplanten Aufgaben zu arbeiten, während Sie die Aufgaben vernachlässigen, auf die Sie sich konzentrieren sollten. Die Priorisierung auf Ihre aktuellen Aufgaben muss verbessert werden, damit die Ablenkung in Zukunft verhindert werden kann.

Schließlich haben Sie nicht den Mut, der anderen Person zu sagen, dass Sie heute keine neuen Aufgaben in Ihre Liste aufnehmen können.

Dies geschieht zum Beispiel an Ihrem Arbeitsplatz, wenn Ihr Chef zu Ihrer Kabine geht und Sie auffordert, so schnell wie möglich etwas zu tun. Anstatt also die Aufgabe zu erledigen, die Sie gerade erledigen, wird von Ihnen erwartet, dass Sie diese neue Aufgabe sofort erledigen.

Da Sie ein guter Mitarbeiter sein möchten, müssen Sie Ihre Arbeit neu priorisieren, weil Ihr Chef Sie darum gebeten hat.

Wie Sie sehen, gibt es viele Möglichkeiten, das Babymonster zu füttern (Ihre Aufgabenliste am Morgen). Da du es immer wieder machst, wächst die Liste (oder das Monster) und wächst, was dich überfordert und gestresst macht.

Ich werde Ihnen jedoch zwei verschiedene Strategien für den Umgang mit der überfüllten Aufgabenliste erläutern.

Sind Sie bereit? Werbung

Mach es morgen und schließe die Liste

2008 las ich ein großartiges Buch mit dem Titel: “Machen Sie es morgen und andere Geheimnisse des Zeitmanagements” von Mark Forster.

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In diesem Buch werden hier zwei Lösungen zur Verbesserung Ihrer Produktivität vorgestellt. Mit diesen Lösungen können Sie Ihre Aufgabenliste übersichtlicher gestalten und gleichzeitig Stress abbauen.

Zuerst sprach er über das Schließen der Liste.

Er meinte damit, dass Sie nicht mehr den ganzen Tag über Aufgaben zu Ihrer Liste hinzufügen, sondern Ihre Liste zu einer geschlossenen Liste machen sollten. Und so machen Sie es, indem Sie eine Linie unter die letzte Aufgabe der Liste ziehen.

Wenn Sie die Liste schließen, treffen Sie eine Vereinbarung mit sich selbst: Sie beschließen, tagsüber keine neuen Aufgaben hinzuzufügen. Auf diese Weise wird Ihre Liste übersichtlicher und die Größe nimmt im Laufe des Tages ab - nicht gleich bleiben oder zunehmen.

Zweitens war sein Rat, die Ausführung von Aufgaben etwas aufzuschieben. Dies bedeutet, dass Sie nicht versuchen, es am selben Tag zu tun, wenn Sie jemand bittet, etwas zu tun. Stattdessen teilen Sie der Person mit, dass Sie die Aufgabe morgen erledigen.

Auch wenn dies nach zögern klingt, ist es dies in Wirklichkeit nicht. Werbung

Es geht darum, Ihre aktuelle Aufgabenliste zu respektieren und ihren Aufgaben genügend Fokus und Priorität zu geben. Auf diese Weise können Sie die Aufgaben erledigen und sicherstellen, dass die andere Person und ihre Aufgaben am nächsten Tag Ihre volle Aufmerksamkeit erhalten - wenn Sie die Aufgabe tatsächlich erledigen.

Jetzt gibt es Fälle, in denen Sie die Aufgabe sofort erledigen müssen, aber in den meisten Fällen sollten Sie die Aufgabe verschieben - bis morgen.

Der Schritt-für-Schritt-Plan, eine Liste zu erstellen, die machbar ist (und das kleine Monster tötet)

Hier sind die Schritt-für-Schritt-Schritte, um das kleine Monster zu eliminieren, bis es zu groß wird.

  1. Planen Sie eine Liste. Machen Sie eine Aufgabenliste realistisch, indem Sie am Abend zuvor ein wenig darüber nachdenken. Versuchen Sie, die wichtigsten Aufgaben zu finden, anstatt sie mit Dutzenden von Aufgaben zu füllen.
  2. Schließe es. Zeichnen Sie nach dem Erstellen der Liste die Linie unter der letzten Aufgabe. Dies markiert die Liste als geschlossen. Während des Tages sollten keine neuen Aufgaben zur Liste hinzugefügt werden.
  3. Schützen Sie die Liste vor Ablenkung. Konzentrieren Sie sich darauf, Ihre geplanten Aufgaben bis zum Ende des Tages zu erledigen. Wenn Sie die Liste geschlossen haben, können Sie beruhigt wissen, dass die Anzahl der Aufgaben abnimmt. Sie geben auch Ihre volle Aufmerksamkeit für die Aufgaben des Tages und sonst nichts.
  4. Verschieben Sie die noch nicht erledigten Aufgaben. Wenn Sie nicht alle Aufgaben an einem bestimmten Tag erledigen können, verschieben Sie die nicht erledigten Aufgaben auf den nächsten Tag. Es lohnt sich auch zu analysieren, warum Sie die Aufgaben nicht erledigt haben, damit Sie in Zukunft vermeiden können, dass etwas Ähnliches passiert.
  5. Keine neuen Aufgaben. Es ist wichtig, mit anderen Menschen richtig umzugehen. Wenn jemand zu Ihnen kommt und Sie bittet, jetzt etwas zu tun, lassen Sie ihn wissen, dass Sie die Aufgabe erledigen - aber erst morgen. Auf diese Weise schützen Sie Ihre Zeit und Ihre Aufgabenliste auf die bestmögliche Weise.
  6. Beschäftige dich mit den Notfällen. Natürlich kann es Notfälle geben, die sofort behoben werden müssen. Diese Notfälle sind Ausnahmen und sollten auf jeden Fall sofort behoben werden. Sobald der Notfall behoben ist, können Sie zum ursprünglichen Plan zurückkehren und die Aufgaben nach Möglichkeit weiter ausführen.

Es ist sehr einfach, während des Tages neue Aufgaben zu Ihrer Liste hinzuzufügen.

Leider, auch wenn dies eine sehr zwingende Sache sein mag, macht es Sie auch mehr überwältigt.

Deshalb ist es wichtig, sich auf Ihre tägliche Aufgabenliste zu konzentrieren, indem Sie sie schließen und alle Anfragen anderer Personen auf morgen verschieben.

Auf diese Weise können Sie Ihre Liste übersichtlich halten und Frustrationen vermeiden, wenn Sie nicht alle Aufgaben erledigen.

Zu dir hinüber: Wie stellen Sie sicher, dass Ihre Aufgabenliste tagsüber nicht wächst? Versuchen Sie es mit einer App wie Listible, um eine beliebige Liste digital zu erstellen, oder verwenden Sie eine Papier- und Stiftmethode? Lass es mich in den Kommentaren unten wissen.

Hervorgehobene Bildnachweis: Schönes blondes Mädchen, das über Shutterstock schreibt




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