So holen Sie mit Layout-Hacks mehr aus Ihrer Aufgabenliste heraus

Wenn Sie meine Artikel längere Zeit gelesen haben, sind Sie sicher, dass ich die Verwendung von Papieraufgabenlisten für Ihre täglichen Aufgabenverwaltungsanforderungen befürworte. In größerem Maßstab, beispielsweise für die allgegenwärtige Erfassung und wöchentliche Planung, verlasse ich mich auf Technologie, benutze dann aber dieses große System, um eine tägliche Aufgabenliste auf Papier zu erstellen. Dies hält mich fokussiert und brennt in schneller Folge durch die Aufgaben.

Es gab jedoch eine Zeit, in der ich Aufgabenlisten in Papierform verwendete und keinerlei Nutzen daraus zog. Tatsächlich wurde ich möglicherweise noch weniger fertig als zu dem Zeitpunkt, als ich mich auf den Computer stützte, um meine täglichen Aufgaben zu erledigen.

Zu diesem Zeitpunkt waren meine Listen lang und klein gedruckt, um alles auf eine Seite zu bringen. Und ich weiß nicht, wie das Papierformat in den USA gemessen wird, aber ich spreche von einem A4-Blatt Papier. Werbung

Kein Wunder, dass ich nichts gemacht habe. Ich hatte Tage und Tage voller Aufgaben auf einer Seite. Es gab weder eine Richtung der Aufmerksamkeit noch irgendetwas, um sich auf die Aufgaben dieses Tages zu konzentrieren. Nur ein Klecks von allem, was ich tun musste.

Wenn Ihre Aufgabenliste so aussieht, wie es die meisten Leute tun, schreiben Sie nicht wirklich Aufgabenlisten. Dies ähnelt eher einem Mind Sweep oder Capture, da Sie alles, was Sie tun müssen, an einem Ort erfasst haben, es aber noch nicht auf die verschiedenen geeigneten Arten verarbeitet haben, um Listen zu erstellen, die Ihnen tatsächlich dabei helfen, Dinge zu erledigen.

Also, hier sind die Regeln, die ich implementiert habe, um das Blatt Papier, das mich von Motivation und Konzentration befreit hat, in etwas zu verwandeln, das Ihnen hilft, Dinge zu erledigen.

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Es ist wahrscheinlich zu groß

Wenn Sie ein Stück Papier aus Ihrem Drucker entnommen haben oder ein Notebook verwendet haben, das ziemlich groß ist (z. B. Seiten mit der Größe eines Standardbriefs), ist Ihr Stück Papier zu groß. Sie müssen begrenzt sein, um gute Entscheidungen zu treffen. Sie brauchen ungefähr ein Viertel dieser Größe. Ein kleines Notizbuch ist perfekt für den Job. Werbung

Wenn Sie ein großes Stück Papier haben, sind Sie versucht, es aufzufüllen. Hier liegt das eigentliche Problem vieler Menschen und ihrer Unfähigkeit, effektive Aufgabenlisten zu erstellen: Sie sehen ein Leerzeichen und möchten es ausfüllen. Sicher, es ist instinktiv. Menschen wollen aus irgendeinem Grund jeden Raum und jede Nische und jedes Vakuum füllen, die sie finden können. Schauen Sie sich das Internet an - es ist einer der größten mit Müll gefüllten Räume, um es zu füllen.

Der erste Schritt ist, sich einzuschränken. Dies gibt Ihnen wenig Platz und Spielraum für die Arbeit, sodass Sie Ihre Liste sofort genauer überlegen und überlegen können. Sie überlegen und listen nur die Dinge auf, die getan werden müssen.

Ein Tag nach dem anderen

Oft versuchen die Leute, eine Aufgabenliste zu erstellen, die mehrere Tage umfasst, oder, schlimmer noch, erstellen Sie einfach eine Aufgabenliste, die versucht, alles abzudecken, egal in welchem ​​Zeitrahmen. Sie möchten nur einen Tag abdecken.

Sie haben Software wie Things, mit der Sie Aufgaben in größerem Maßstab erfassen und sortieren können. Wenn Sie jedoch ein kleines Blatt Papier in greifbarer Form vor sich haben, können Sie sich auf die tägliche Arbeit konzentrieren. Sie müssen Ihre Liste verfeinern, um nur die täglichen Anforderungen zu erfüllen, die wichtigsten Aufgaben, die Ihre Projekte auf reale Weise voranbringen. Diese sind hohe Ausbeute Aufgaben für den Tag, die normalerweise aus vielen kleineren, scheinbar ertragsschwachen Aufgaben bestehen. Werbung

Versuchen Sie niemals, Ihre Woche in einer Liste zusammenzufassen. Versuch es nicht mal für zwei Tage. Du wirst es sprengen. Die Aufgabenliste ist für Sie am besten geeignet, wenn Sie sie als Instrument verwenden, um sich einen Tag lang auf Ihre Arbeit zu konzentrieren. Wenn Sie Aufgaben für die folgenden Tage einbeziehen, verlieren Sie den Vorteil, sich auf Ihre Arbeit zu konzentrieren. Sie könnten versucht sein, drei Tage später zu dieser interessanteren Aufgabe zu springen!

Priorisieren Sie jede Liste

Selbst wenn in jeder Aufgabenliste weniger Platz und Zeit zur Verfügung stehen, müssen Sie wahrscheinlich noch einige Aufgaben erledigen und die wichtigsten Aufgaben für den Tag ermitteln, damit Sie sie zuerst angehen oder Ihren Tag auf andere Weise so planen können sie werden erledigt. Natürlich möchten Sie alles auf dieser Liste erledigen, und Sie sollten nicht mehr einbeziehen, als Sie können, wenn Sie die Hoffnung haben möchten, motiviert zu sein, wenn der Zeitpunkt für das Schreiben Ihrer nächsten Liste gekommen ist. Durch die Priorisierung können Sie sich jedoch besser konzentrieren und wissen, welche Aufgaben (falls erforderlich) verschoben werden können, um andere Aufgaben zu erledigen.

Wenn Sie keine Prioritäten setzen, riskieren Sie den ganzen Tag für ein Projekt zu arbeiten, das, wie sich herausstellt, weitaus weniger dringend war als die Aufgabe, die direkt darunter auf der Liste steht.

Der beste Weg, dies zu tun, besteht darin, drei Aufgaben und drei Aufgaben allein auszuwählen und einen Stern oder ein Sternchen links daneben zu platzieren (lassen Sie einen Rand frei, wenn Sie Ihre Liste aufschreiben, damit Sie dies nicht tun) Stellen Sie fest, dass Sie Ihre Sternchen in Ecken stopfen!). Werbung

Überschreiten Sie nicht drei Sternchen. Es macht den Zweck völlig zunichte. Sie möchten nur Ihre drei dringendsten und ertragreichsten Aufgaben für diesen Tag kennen.

Und wenn Sie es schaffen, unter drei Sternchen zu kommen, noch besser. Du hast einen tollen Fokus!