So bewältigen Sie effektiv eine hohe Arbeitsbelastung bei der Arbeit

Wir sind alle beschäftigt, aber manchmal erleben wir Perioden, in denen sich die Arbeit häuft und es scheint, als würde sie niemals enden.

Möglicherweise haben Sie eine so hohe Arbeitsbelastung, dass es sich zu einschüchternd anfühlt, um überhaupt anzufangen.

Möglicherweise haben Sie einigen oder zu vielen Projekten zugestimmt, und jetzt haben Sie Angst, dass Sie nicht in der Lage sind, zu liefern.

Dann müssen Sie einen Schritt zurücktreten, tief durchatmen und herausfinden, was funktioniert und was nicht.

Hier sind 13 Strategien, die Sie anwenden können, um sich von Ihrer überwältigenden Arbeitsbelastung zu befreien:

1. Bestätigen Sie, dass Sie nicht alles tun können

Viele von uns neigen dazu zu glauben, dass wir mehr können als wir tatsächlich können. Wir übernehmen immer mehr Projekte und Verantwortung und tragen zahlreiche Hüte.

Wir alle haben die Möglichkeit, mehr Arbeit zu haben und zu übernehmen, als wir vernünftigerweise erwarten können. Leider ist unsere Arbeitsbelastung nicht statisch. Selbst jetzt, während Sie diesen Artikel lesen, schätze ich, dass sich Ihr Posteingang mit neuen Aufgaben füllt.

Um echte und effektive Fortschritte zu erzielen, müssen Sie sowohl den Mut als auch den Einfallsreichtum haben, um dies zu sagen, “Das funktioniert nicht”. EINWissen Sie, dass Sie nicht alles können, und suchen Sie nach besseren Lösungen.

Zu einem bestimmten Zeitpunkt in Ihrem Leben gibt es wahrscheinlich viele Dinge, die nicht nach Plan verlaufen. Sie müssen bereit sein, sich und Ihren Mitmenschen gegenüber ehrlich zu sein, was für Sie persönlich und beruflich nicht funktioniert.

Je mehr Sie versuchen, die Wahrheit darüber zu sagen, was funktioniert und was nicht, desto schneller kommen Sie voran.

2. Konzentrieren Sie sich auf Ihre einzigartigen Stärken

Egal, ob Sie Unternehmer, Führungskraft oder Teil eines Teams sind, jeder Einzelne verfügt über einzigartige Stärken, die er an den Tisch bringen kann.

Die Herausforderung besteht darin, dass viele Menschen Dinge tun, in denen sie einfach nicht sehr gut sind.

Um Ihre Ziele zu erreichen oder ein Projekt zu verwirklichen, tun die Menschen am Ende alles selbst oder übernehmen Dinge, die ihre einzigartigen Stärken nicht ausspielen. Dies kann zu Frustration, Überforderung und Überlastung führen.

Es kann bedeuten, dass Projekte aufgrund von Wissenslücken viel länger dauern oder einfach nicht die einzigartigen Stärken anderer Menschen nutzen, mit denen Sie zusammenarbeiten.

Es geht oft nicht darum Wie um dieses projekt effektiver abzuschließen aber Wer kann helfen, dieses Projekt zu liefern. Werbung

Was sind Ihre einzigartigen Stärken, die sicherstellen, dass Ihre Arbeitslast effektiver ausgeführt wird? Hier sind einige Fragen, die Ihnen beim Nachdenken helfen sollen:

• Bist du ein großartiger Stratege??
• Sind Sie ein effektiver Planer??
• Ist Projektmanagement Ihre Stärke??
• Ist Kommunikation und das Zusammenbringen von Menschen Ihre Stärke?
• Bist du die Idee Person??
• Ist die Umsetzung Ihre Stärke?

Überlegen Sie, wie Sie den größten Nutzen aus Ihrer Arbeit und Ihren Projekten ziehen können.

3. Nutzen Sie die Stärken Ihres Teams

Eine der einfachsten Möglichkeiten, Ihre Arbeitslast effektiv zu verwalten, besteht darin, Zeit zu sparen, damit Sie bei jedem Projekt ein Höchstmaß an Energie, Konzentration und Stärken einsetzen können.

Delegation oder besser Teamwork ist die Lösung.

Jeder hat einzigartige Stärken. Es ist wichtig, Teamarbeit zu denken, anstatt isoliert zu arbeiten, um sicherzustellen, dass Projekte effektiv abgeschlossen werden können. Außerdem eröffnen Sie jedes Mal, wenn Sie eine Aufgabe oder ein Projekt verschenken, bei dem Ihre besonderen Stärken nicht zur Geltung kommen, die Gelegenheit, etwas zu tun, in dem Sie talentierter sind. Dies wird sowohl Sie selbst als auch Ihre Mitmenschen stärken.

Überlegen Sie sich, mit wem Sie zusammenarbeiten können, um die bestmöglichen Ergebnisse zu erzielen, anstatt alle Verantwortung selbst zu übernehmen.

4. Nehmen Sie sich Zeit für die Planung

“Gib mir sechs Stunden, um einen Baum zu fällen, und ich werde die ersten vier Stunden damit verbringen, die Axt zu schärfen”. - Abraham Lincoln

Eine Stunde effektiver Planung kann Stunden Zeit sparen. Nehmen Sie sich die Zeit, um alles abzubilden, anstatt sich nur auf Projekte einzulassen.

Sie können sich die Zeit nehmen, über Folgendes nachzudenken:

• Was ist der Zweck des Projekts?
• Wie wichtig ist das??
• Wann muss es zugestellt werden??
• Was ist das beste Ergebnis und das schlechteste Ergebnis für dieses Projekt??
• Was sind die KPIs??
• Wie sieht der Projektplan und die wichtigsten Meilensteine ​​aus??
• Wer arbeitet an diesem Projekt??
• Was ist jedermanns Verantwortung?
• Welche Toleranzen kann ich hinzufügen??
• Was sind die Überprüfungsphasen??
• Welchen Herausforderungen stehen wir möglicherweise gegenüber und welche Lösungen bieten sich für diese Herausforderungen an??

Durch die absolute Übersicht über das Projekt, die Projektergebnisse und das gewünschte Ergebnis können Sie viel Zeit sparen. Außerdem erhalten Sie klare Informationen zu Prioritäten und Zeitplänen, sodass Sie die erforderliche Zeit zum Fokussieren und Konzentrieren einschränken können.

5. Prioritäten setzen

Nicht alles hat Priorität, obwohl es sich im Moment oft so anfühlt.

Was auch immer Sie gerade bearbeiten, es gibt immer die dringendsten, wichtigsten oder wertvollsten Projekte oder Aufgaben.

Ein Werkzeug, mit dem Sie Ihre Produktivität maximieren und sich auf Ihre wichtigsten Prioritäten konzentrieren können, ist die Eisenhower-Matrix. Dieses strategische Instrument, um die wichtigsten Dinge in Angriff zu nehmen, ist einfach. Sie trennen Ihre Handlungen anhand von vier Möglichkeiten:

1. Dringend und wichtig (Aufgaben, die Sie sofort erledigen werden).
2. Wichtig, aber nicht dringend (Aufgaben, die Sie später erledigen möchten).
3. Dringend, aber nicht wichtig (Aufgaben, die Sie an eine andere Person delegieren).
4. Weder dringend noch wichtig (Aufgaben, die Sie beseitigen werden).

James Clear hat eine großartige Beschreibung zur Verwendung der Eisenhower-Matrix: So arbeiten Sie mit der Eisenhower-Box produktiver

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Die Methode, die ich mit meinen Coaching-Kunden verwende, besteht darin, sie zu bitten, ihre Top-Five-Prioritäten für den Tag festzulegen. Beginnen Sie dann mit der wichtigsten Priorität. Letztendlich überprüfen Sie die Leistung anhand dieser Prioritäten.

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Wenn Sie nicht alles geschafft haben, beginnen Sie den nächsten Tag mit Ihrer obersten Priorität.

Wenn Sie tagsüber zusätzliche Aufgaben / Projekte erhalten, müssen Sie deren Wichtigkeit anhand der anderen Prioritäten abschätzen.

6. Nehmen Sie sich eine Auszeit

Um bei hoher Arbeitsbelastung den Überblick zu behalten, ist es wichtig, sich eine Auszeit zu nehmen, um sich auszuruhen und zu erholen.

Wenn Ihre Energieniveaus hoch sind und Ihr Geist und Körper erfrischt und wach sind, sind Sie eher in einem Spitzenzustand, um mit einer hohen Arbeitsbelastung fertig zu werden.

Nehmen Sie sich die Zeit, um einen Spaziergang zu machen oder Sport zu treiben. Gehen Sie nach Möglichkeit frühzeitig weg und verbringen Sie Zeit mit Menschen, die Ihnen viel Energie geben.

Im Hintergrund ist es wichtig, gut zu schlafen und gesund zu essen, um den Geist zu schärfen.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie wichtig es ist, Ausfallzeiten zu planen.

7. Pflegen Sie eine gesunde Work-Life-Balance

Die Vereinbarkeit von Beruf und Familie kann schwierig sein. Das Gleichgewicht, nach dem wir uns alle sehnen, ist sehr unterschiedlich.

Ich habe vorhin ungefähr 13 Work Life Balance-Tipps für ein glückliches und produktives Leben geschrieben. Länger und härter zu arbeiten bedeutet nicht, mehr zu erreichen, besonders wenn Sie keine Zeit haben, mit den Menschen zu arbeiten, die am wichtigsten sind. Die Qualität, wer Sie als Person sind, die Beziehungen, die Sie haben, die Zeit, die Sie in der Arbeit verbringen, und die Entscheidung, worauf es ankommt, liegt vollständig in Ihrer Hand.

Bei Work-Life-Balance geht es darum, Frieden in sich selbst zu finden, um jederzeit und überall präsent zu sein, sei es im Büro oder zu Hause. Es geht darum, auszuwählen, worauf es ankommt, und ein ausgeglichenes Leben zu führen.

Wenn Sie das Gefühl haben, dass das Gleichgewicht nicht ausreicht, ist es möglicherweise an der Zeit, dies zu tun eine Änderung vornehmen.

8. Beenden Sie Multitasking

Multitasking ist ein Mythos. Ihr Gehirn kann einfach nicht effektiv arbeiten, indem Sie mehr als eine Sache gleichzeitig tun - zumindest mehr als eine Sache, die eine gezielte Aufmerksamkeit erfordert.

Holen Sie sich also Ihre Prioritätenliste (siehe vorheriger Punkt), machen Sie zuerst das Wichtigste, gehen Sie dann zum nächsten Punkt und arbeiten Sie Ihre Liste ab.

Wenn Sie Ihren Fokus auf eine Vielzahl verschiedener Bereiche verteilen, können Sie nicht durchgehend eine hohe Leistung erbringen. Sie werden bei einer Aufgabe oder einem Projekt nicht vollständig anwesend sein. Werbung

Wenn Sie blockierte Zeit zuweisen und feste Grenzen für bestimmte Aktivitäten und Verpflichtungen festlegen, werden Sie sich mit allem, was Sie tun müssen, nicht so überfordert oder überfordert fühlen.

9. Arbeiten Sie in Zeitblöcken

Um Ihre Energie aufrecht zu erhalten und optimale Ergebnisse zu erzielen, ist es wichtig, regelmäßige Pausen einzulegen.

Ich selbst verwende die 60-60-30-Methode und unterrichte sie meinen Coaching-Kunden.

Arbeiten Sie für einen längeren Zeitraum von 50 Minuten an einem Projekt.

Machen Sie dann eine 10-minütige Pause. Dies kann ein Spaziergang, ein gesunder Snack oder ein Gespräch mit jemandem sein.

Arbeiten Sie dann weitere 50 Minuten an dem Projekt.

Machen Sie dann noch eine 10-minütige Pause.

Machen Sie dann eine vollständige 30-minütige Pause, um den Netzstecker zu ziehen. Dies könnte Zeit für ein richtiges Mittagessen, ein kurzes Stück Bewegung, Lesen oder einen Spaziergang sein.

Wenn Sie sich einfach eine Auszeit nehmen, bleibt Ihr Energielevel auf, die Qualität Ihrer Arbeit verbessert sich und Sie verringern das Risiko, sich zu verbrennen.

10. Werden Sie Ablenkungen los

Machen Sie eine Schätzung, wie oft Sie an einem durchschnittlichen Arbeitstag abgelenkt sind. Nehmen Sie diese Zahl und multiplizieren Sie sie mit 25. Nach Angaben von Gloria Mark in ihrer Studie über die Kosten unterbrochener Arbeit benötigen wir durchschnittlich 23 Minuten und 15 Sekunden, um nach einer Unterbrechung zur ursprünglichen Aufgabe zurückzukehren.^[1]

“Unsere Untersuchungen haben gezeigt, dass eine Ablenkung der Aufmerksamkeit zu höherem Stress, schlechterer Laune und geringerer Produktivität führen kann.”

Ablenkungen beanspruchen nicht nur Ihre Zeit während der Ablenkung, sondern können Ihren mentalen Fortschritt beeinträchtigen und sich fast 25 Minuten lang konzentrieren. Wenn Sie also fünfmal am Tag abgelenkt sind, verlieren Sie möglicherweise fast 2 Stunden pro Tag an produktiver Arbeit und fast 10 Stunden pro Woche.

Wenn Sie an einem wichtigen Projekt arbeiten müssen, suchen Sie sich einen Ort, an dem Sie nicht abgelenkt werden, oder versuchen Sie dies.

11. Konzentrieren Sie sich auf kleinere Aufgaben

Manchmal müssen Sie diese Aufgaben einfach angehen und Maßnahmen ergreifen. Aber es gibt immer etwas Dringenderes.

Kleine Aufgaben können Ihren wichtigsten Projekten oft im Wege stehen. Sie stehen dort auf Ihrer täglichen To-Do-Liste, werden aber oft vergessen, weil sie wichtigere Prioritäten haben oder weil sie kein Interesse für Sie haben. Aber sie nehmen mentale Energie auf. Sie verwirren deinen Verstand. Werbung

Verpflichten Sie sich, einen bestimmten Zeitraum zu verbringen, um alle kleinen Aufgaben zu erledigen, die Sie auf Ihrer Aufgabenliste haben. Sie haben die Gewissheit, dass Sie sich mehr auf Ihre größeren Prioritäten konzentrieren können.

12. Machen Sie ein Time Audit

Weißt du genau, wohin deine Zeit jeden Tag geht? Sie verbringen zu lange mit bestimmten Projekten und Aufgaben zum Nachteil größerer Chancen?

Nehmen Sie sich etwas Zeit, um zu analysieren, wo Sie Ihre Zeit verbringen. Diese Einsicht wird Sie in Erstaunen versetzen und Ihnen die Klarheit geben, sich darauf einzustellen, wo und auf welche Projekte Sie Ihre Zeit konzentrieren.

Sie können beginnen, indem Sie ein Blatt Papier nehmen und drei Spalten erstellen:

Spalte A ist Prioritätsarbeit. Spalte B ist gute Arbeit. Spalte C ist wenig wertvolle Arbeit oder Sachen.

Notieren Sie sich jeden Tag das Projekt oder die Aufgabe und die dafür aufgewendete Zeit. Ordnen Sie diese Zeit einer der Spalten zu.

Notieren Sie am Ende der Woche die Gesamtzeit, die in jeder Spalte verbracht wurde.

Wenn Sie viel zu viel Zeit für bestimmte Arten von Arbeiten aufwenden, versuchen Sie, die Dinge zu ändern, sodass Sie sich auf die Spalten B und C konzentrieren.

13. Schützen Sie Ihr Vertrauen

Es ist wichtig, unser Vertrauen zu schützen, um sicherzustellen, dass wir nicht überfordert, gestresst und den Glauben verlieren.

Wenn Sie Vertrauen als tägliche Ressource haben, sind Sie in der Lage, Probleme besser zu lösen, schneller zu lernen, auf alles zu reagieren, sich auf alles einzustellen und Ihre größten Chancen zu nutzen.

Vertrauen gibt Ihnen die Fähigkeit, Angst in konzentriertes und entspanntes Denken, Kommunizieren und Handeln umzuwandeln. Dies ist der Schlüssel, um Ihren Geist in einen produktiven Zustand zu versetzen.

Wenn das Vertrauen hoch ist, können Sie die vorhandenen Möglichkeiten klar erkennen und Strategien entwickeln, um sie auszunutzen oder die Herausforderungen zu lösen, denen Sie sich täglich stellen müssen.

Letzte Worte

Eine hohe Arbeitsbelastung kann schwierig zu bewältigen sein und Stress, Burnout und anhaltende Frustration verursachen.

Der Schlüssel ist, es direkt anzugehen, anstatt es laufen zu lassen und die langfristigen Auswirkungen zu verstärken. Hoffentlich können Sie in Bezug auf mindestens einen dieser Tipps Maßnahmen ergreifen.

Wenn es zu viel wird und sich negativ auf Ihre körperliche und geistige Gesundheit auswirkt, ist es möglicherweise an der Zeit, mit jemandem zu sprechen. Anstatt alleine damit umzugehen und unglücklicher, ärgerlicher zu sein und zu einem Punkt zu gelangen, an dem man es einfach nicht mehr bewältigen kann, muss man eine Änderung für seinen eigenen Verstand vornehmen.

Hervorgehobene Fotonummer: Hannah Wei über unsplash.com

Referenz

[1]

^

Gloria Mark: Die Kosten für unterbrochene Arbeit: Mehr Geschwindigkeit und Stress