Wie wichtig ist E-Mail?

Wie viel Zeit verbringen Sie damit, von Ihrer E-Mail verbraucht zu werden? Haben Sie das Gefühl, ständig von anderen wichtigen Aufgaben abgehalten zu werden, weil Sie Ihren Posteingang nie zufrieden stellen können??

Wenn die Antwort ja ist, ist hier die Frage, die Sie sich stellen müssen: Haben Sie jemals darüber nachgedacht, wie wichtig Ihre E-Mails sind??

Seit die bescheidene E-Mail eingetroffen ist, hat sie die meisten Dinge in unserem Leben abgelöst! Sobald eine E-Mail in unserem Posteingang eintrifft, besteht ein dringender Wunsch, sofort zu antworten. Werbung

Das muss aber nicht so sein.

Neue Untersuchungen haben gezeigt, dass nur eine von drei E-Mails für die Arbeit unerlässlich ist und eine Aktion erfordert.

Der Chefwissenschaftler Nathaniel Borenstein von Mimecast (der die Forschung durchgeführt hat) sagte:

“Es ist klar, dass der durchschnittliche Mitarbeiter vor einer erheblichen Herausforderung steht, einfach die Informationen zu verarbeiten, die in seinem Posteingang eingehen, und zu identifizieren, welche Nachrichten wirklich geschäftskritisch sind.”

Ich bin sicher, dass Sie dies selbst erlebt haben. Im Durchschnitt erhalte ich jeden Tag über 100 E-Mails. Wie viele davon sind wirklich wichtig? Wahrscheinlich weniger als 10. (Die meisten von ihnen sind eher ablenkend als nützlich.)

Warum also nicht diese neue Forschung als Zeichen für einen Frühjahrsputz nehmen? Es ist Zeit, Platz in Ihrem Posteingang zu schaffen, damit Sie sich wirklich auf die Aufgaben konzentrieren können, die für Ihr Unternehmen oder Ihre Arbeit von Bedeutung sind.

3 Schritte zum Frühjahrsputz Ihres Posteingangs

1. Abbestellen. Seien Sie rücksichtslos und melden Sie sich von allen E-Mail-Newslettern ab, die in den letzten zwei Wochen nicht gelesen wurden. Wenn Sie es nicht gelesen haben, wie wahrscheinlich ist es dann in Zukunft? Seien Sie realistisch und entfernen Sie unnötige Abonnements.

2. Deal mit "Abonnement Angst zu verpassen". Denken Sie daran, dass Sie beim Abbestellen nichts verpassen. Sie können die Website oder den Blog jederzeit nach Belieben besuchen und auf die Informationen zugreifen. Es ist kein endgültiger Abschied! Werbung

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3. Richten Sie "E-Mail-Regeln" ein. Sie können "Regeln" einrichten, damit bestimmte Arten von E-Mails sofort in einem E-Mail-Ordner Ihrer Wahl abgelegt werden. Dies bedeutet, dass Sie Ihren Posteingang frei von E-Mails halten, die nicht wichtig sind. Ich benutze dieses Tool, um alle "Newsletter" -E-Mails zu verschieben, da ich finde, dass diese leicht 30 - 40% meines Posteingangs verbrauchen können. (Hinweis: Ich bin ein Mac-Mädchen, daher weiß ich nur, wie man das auf einem Mac macht.)

Hier ist der Prozess mit Entourage:

Erstelle zuerst einen neuen Ordner…

1. Erstellen Sie einen neuen E-Mail-Ordner, indem Sie zum Dropdown-Menü "Datei" gehen.
2. Wählen Sie "Neu" und dann "Ordner".
3. Vergewissern Sie sich, dass Sie Ihrem Ordner einen relevanten Titel wie "Newsletter" oder "Persönliche Freunde" geben (abhängig von Ihrem Thema)..

Dann stelle ein paar Regeln auf ... Werbung

1. Gehen Sie zum Dropdown-Menü "Extras".
2. Wählen Sie "Regeln" und dann "Neu".
3. Geben Sie Ihrer Regel einen Titel.
4. Wählen Sie "Add Criterion" (Kriterium hinzufügen). Daraufhin sollte ein Feld mit der Aufschrift "from" (Wenn nicht "from" angezeigt wird, wählen Sie "from" im Dropdown-Menü aus.) Angezeigt werden..
5. Stellen Sie sicher, dass das Kästchen neben "von" "enthält" und fügen Sie in das Kästchen daneben die E-Mail-Adresse ein, für die Sie die Regel erstellen.
6. Darunter befindet sich ein Abschnitt mit der Aufschrift "Dann" Aktion hinzufügen "Aktion entfernen". Hier sollten zwei weitere Kästchen nebeneinander angezeigt werden.
7. Stellen Sie sicher, dass im ersten Feld "Verschieben nach" steht (möglicherweise müssen Sie dies aus der Dropdown-Liste auswählen)..
8. Im Feld daneben müssen Sie den Namen des Ordners auswählen, den Sie in Schritt 1 erstellt haben.
9. Klicken Sie auf "OK" und Ihre Regel wurde eingerichtet! Entourage verschiebt nun alle E-Mails von der Adresse, die Sie in den ausgewählten Ordner eingegeben haben!
10. Erstellen Sie Regeln für alle E-Mails, die Sie für "nicht dringend" halten..

Das ist es. Genießen Sie Ihren neuen, sauberen und übersichtlichen Posteingang!

(Bildnachweis: Mail-Symbol auf dem Bildschirm über Shutterstock)