Fünf einfache und effektive Tipps zum Verwalten Ihrer E-Mails

Jeder bekommt heutzutage viel zu viele E-Mails und verbringt zu viel Zeit damit, sich mit ihnen zu befassen. Wenn Sie das Gefühl haben, zu viel Zeit für E-Mails zu verschwenden, müssen Sie Ihre Verwaltung neu bewerten. Hier sind fünf einfache Tipps, mit denen Sie die Kontrolle über Ihren Posteingang wiedererlangen und wichtige (und unterhaltsame) Dinge erledigen können.

1. Halten Sie es unter sechs Sätzen

Niemand liest gerne lange E-Mails. Da immer mehr Menschen ihre E-Mails auf ihren Handys und Tablets abrufen, müssen Sie sich mit dem, was Sie schreiben, kurz fassen.

Versuchen Sie, es kurz zu halten, indem Sie nicht mehr als sechs Sätze verwenden. Dies wird Sie zwingen, auf den Punkt zu kommen. Wenn Sie mehr Sätze benötigen, können Sie die Person anrufen oder ein persönliches Gespräch führen, um Ihre Gedanken mitzuteilen. Werbung

2. Machen Sie es zur zweiten Priorität

Sei kein Sklave deines Posteingangs. Wenn ja, hat jemand anderes die Macht darüber, wie effektiv Ihre Tage sind, und das ist ein Rezept für eine Katastrophe. Das Problem bei Personen, die ihren Posteingang als Aufgabenliste behandeln, besteht darin, dass externe Personen die direkte Kontrolle darüber haben, wie Sie Ihren Tag verbringen und wie hoch Ihre Arbeitsbelastung sein wird. Stattdessen sollten Sie die Kontrolle haben.

Hier ist ein einfacher Einstieg: Überprüfe deine E-Mails nicht gleich am Morgen. Machen Sie es zur zweiten Sache - nachdem Sie Ihre wichtigste Aufgabe erledigt haben.

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Mit diesem ersten einfachen Schritt können Sie wieder die Kontrolle über Ihren Tag übernehmen. Auch wenn Ihnen E-Mail sehr wichtig ist, probieren Sie es aus. Wenn das bedeutet, dass Sie Ihre E-Mails eine halbe Stunde nach dem Posen abrufen müssen, tun Sie es. Das ist genug Zeit, um eine wichtige Aufgabe zu erledigen.

3. Antworten Sie nicht immer sofort

E-Mail ist nicht das beste Medium für dringende Angelegenheiten. E-Mails eignen sich jedoch hervorragend für Korrespondenz, bei der keine sofortige Antwort erforderlich ist. Werbung

Aus diesem Grund möchten Sie es sich zur Gewohnheit machen, nicht immer sofort auf E-Mails zu antworten. Die Idee ist, dass Sie anderen nicht vorschreiben möchten, dass E-Mails ein wirksames Medium für dringende Angelegenheiten sind. Wenn die andere Person feststellt, dass Sie immer innerhalb von zehn Minuten auf E-Mails antworten, geht diese Person davon aus, dass sie Sie in dringenden Fällen per E-Mail kontaktieren kann.

Nein.

Sie möchten dies so weit wie möglich vermeiden. Seien Sie mit Menschen in Kontakt, wenn Sie viel per E-Mail kommunizieren. Ich sage anderen immer, dass sie innerhalb von zwei Werktagen eine Antwort von mir erhalten. Wenn sie mich wegen etwas Dringendem erreichen müssen, können sie mich anrufen oder mir eine SMS schicken. Ansonsten empfange ich lieber E-Mails.

4. E-Mail-Hotspots

Wenn Sie Ihre E-Mails ständig abrufen und sie bearbeiten, sobald sie eingehen, verschwenden Sie viel Zeit. Stattdessen sollten Sie Ihre E-Mails stapelweise abrufen. Stapelverarbeitungsaufgaben sind eine effektive Möglichkeit, ähnliche Aufgaben zu verarbeiten und auszuführen. Aus diesem Grund sollten Sie dies auch tun, um Ihre E-Mails zu verwalten. Hier ist ein einfacher Tipp dafür: Werbung

Überprüfen Sie E-Mails zu festgelegten Zeiten und verbringen Sie jeweils nicht mehr als eine halbe Stunde.

Ich nenne dieses Konzept gerne “E-Mail-Hotspots” - die Tageszeiten, zu denen Sie Ihre E-Mails stapelweise verarbeiten. Dazu müssen Sie Ihr E-Mail-Programm ausschalten und lernen, dass es in Ordnung ist, E-Mails täglich zu festgelegten Zeiten zu verarbeiten.

Diese Richtlinien sind flexibel, je nachdem, wie viele E-Mails Sie erhalten. Wenn Sie weniger als 30 E-Mails pro Tag erhalten, sollte es ausreichend sein, Ihre E-Mails zweimal am Tag zu überprüfen. An einem typischen 9- bis 5-Tage-Tag sind 10 Uhr (Sie haben eine Stunde Zeit, um eine Aufgabe zu erledigen, bevor Sie Ihre E-Mails abrufen) und 15 Uhr die besten Zeiten dafür.

5. Berühren Sie es einmal

Das Prinzip touch it once besagt, dass jeder Gegenstand nur einmal behandelt werden darf. Dies gilt insbesondere für E-Mails. Haben Sie jemals eine E-Mail gelesen, darüber nachgedacht, sie zu beantworten, sie verschoben und mussten die E-Mail erneut lesen, um zu verstehen, worum es ging? Es passiert den Besten von uns. Werbung

Dies für eine E-Mail zu tun ist in Ordnung. Was ist, wenn Sie dies mit zwanzig E-Mails tun müssen? Sie werden viel Zeit verschwenden. Es ist effektiver, mit E-Mails umzugehen, wenn Sie sie zum ersten Mal lesen. Lass keine E-Mails herumhängen “für später”. Berühre es einmal. Lesen und entscheiden Sie sofort, was Sie damit machen möchten. Wenn die Antwort weniger als zwei Minuten dauert, tun Sie es sofort.

Wenn Sie antworten müssen, aber aus irgendeinem Grund nicht können, legen Sie die E-Mail in den Entwurfsordner. In diesem Ordner befinden sich alle E-Mails, auf die Sie mit der Beantwortung begonnen haben, die jedoch noch nicht gesendet wurden. Wenn Sie darauf zurückkommen, wissen Sie, wo Sie Ihre E-Mail finden, und können umgehend antworten.

(Bildnachweis: Geschäftsmann arbeitet an E-Mail via Shutterstock)