Bearbeiten von Aufgabenlisten für unterwegs Integrieren Sie Toodledo in Captio

Eines der größten Probleme bei Aufgabenlisten ist ein System. Wie aktualisierst du deine Listen und wie verfolgst du sie? Für dieses Problem habe ich eine Lösung gefunden, die ich im Folgenden teilen werde.

Erstens: Wir alle kennen das Potenzial von Aufgabenlisten. Wir alle (sollten) sie verwenden und wir alle wissen wahrscheinlich genug über GTD, um sie effektiv einzusetzen. Wenn nicht, werde ich einige Konzepte schnell erläutern. Nach jedem Konzept gibt es einen Link, über den Sie mehr darüber lesen können. Werbung

• Systeme. Sie benötigen ein System, um Ihre Aufgaben im Auge zu behalten. Sie können sich einfach nicht erinnern, was Sie wann tun sollten. Daher gibt es mehrere Systeme, mit denen Sie den Überblick behalten können! Mehr zu Produktivitätssystemen.
• Batching. Wenn Sie wirklich produktiv werden möchten, sollten Sie Ihre Aufgaben stapelweise erledigen. Wenn Sie zum Beispiel unterwegs sind, sollten Sie nicht nur Ihre Einkäufe erledigen, sondern auch zur Post gehen. Das selbe mit email. Antworten Sie nicht den ganzen Tag auf jede E-Mail, die Sie erhalten, sondern kümmern Sie sich zweimal täglich hintereinander um sie. Sie werden in den Fluss geraten und Ihre Aufgaben viel schneller erledigen können. Mehr zum Batching.
• Priorisierung. Welches ist die wichtigste Aufgabe auf Ihrer Liste? Nun müssen Sie dies zu Ihrer Priorität gegenüber den anderen Aufgaben machen. Die Sache mit einem anstrengenden Arbeitstag ist, dass Sie den ganzen Tag abgelenkt sind. Wenn Sie einen Anruf erhalten oder auf eine E-Mail antworten, fühlen Sie sich beschäftigt, aber Sie sind nicht beschäftigt, weil Sie nicht die Zeit hatten, etwas zu erledigen. Weiterlesen: Die Kunst der Priorisierung beherrschen

Nachdem wir uns nun mit den Grundlagen von zu erledigenden Systemen befasst haben, denken Sie daran, wie es funktioniert, während ich ein System erkläre, das ich persönlich benutze und das für mich hervorragend funktioniert. Danach führe ich Sie Schritt für Schritt durch die Einrichtung.

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Verwenden Ihres Smartphones zum Verwalten Ihrer Aufgaben

Derzeit verwende ich zwei einfache iPhone-Apps, um Aufgaben zu übermitteln und zu verfolgen. Das erste ist Captio - eine App zum Notieren (und sonst nichts). Sie schreiben auf, was Sie wollen, und es wird an eine E-Mail-Adresse gesendet. Für Android-Nutzer gibt es Jotter im Android Market.

Die zweite App ist Toodledo für das iPhone. Für Android-Benutzer: Es gibt keine native Android-App, aber die Apps von Drittanbietern funktionieren genauso gut. Werbung

Das Schöne an Toodledo ist, dass es Ihnen eine E-Mail-Adresse gibt, an die Aufgaben gesendet werden können. Diese E-Mails werden von Toodledo verarbeitet und erscheinen in Ihrer Aufgabenliste, wenn Sie die App öffnen. Wir richten Captio mit dieser E-Mail-Adresse ein, damit Sie Aufgaben sehr schnell an Ihre Aufgabenlisten senden können.

Natürlich ist dies auch per E-Mail möglich, aber in den Einstellungen, die wir in der Toodledo-E-Mail vorgenommen haben, müssen Sie sich nicht daran erinnern.

Mit ein paar Schnellzugriffen haben Sie jetzt alles, was Sie für eine optimale Aufgabenlistensteuerung benötigen! Werbung

So richten Sie das System ein

Eigentlich ist es ganz einfach. Melden Sie sich bei toodledo.com an und navigieren Sie zu dieser Seite. Kopieren Sie die E-Mail-Adresse, die Sie dort finden, und geben Sie diese in den Captio-Einstellungen ein. Wenn Sie jetzt eine Notiz von Captio senden, wird diese sofort in Ihre To-Do-Liste aufgenommen.

Jetzt wird es Spaß machen. Warum? Denn Sie können Werte innerhalb dieser Notiz einstellen, die Sie alle hier finden. Sie können Prioritäten, Fälligkeiten, Ordner und Kontexte mit einer speziellen Syntax festlegen. Ein paar Beispiele, die ich persönlich benutze:

• Lesen Sie die Rede von Martin Luther King - Das “Lesen Sie die Rede von Martin Luther King” ist die Aufgabe. Der Prozentwert ist der Etikett Ich gab es. Tags ermöglichen es Ihnen, Aufgaben ohne großen Aufwand voneinander zu unterscheiden. Wenn ich jetzt Toodledo öffne, kann ich Aufgaben nach Tags sortieren und Dinge stapeln. Ich benutze Tags wie% email,% checkout und% pay.
• Pay Telefonrechnung% pay #today - Wieder das Tag. Aber jetzt habe ich auch ein Fälligkeitsdatum hinzugefügt, das heute ist. Wenn Sie an diesem Tag ein Fälligkeitsdatum festlegen, erhalten Sie eine Erinnerung, die auf der Hotlist in der App steht, sodass Sie wissen, dass Sie schnell etwas unternehmen müssen.
• Rufen Sie Tom für unser Treffen an #tomorrow = 4: 00pm: 1 hour - Dies ist für ein Treffen morgen um 16 Uhr. Ich muss Tom 1 Stunde vorher daran erinnern, weil er sonst zu spät kommt!

Wenn Sie etwas bearbeiten müssen, können Sie die Toodledo-App jederzeit öffnen und innerhalb der App bearbeiten. Captio ermöglicht es Ihnen lediglich, Aufgaben so schnell wie der Wind zu versenden. Das Einrichten mag zunächst mühsam erscheinen, aber nachdem Sie es für drei Aufgaben verwendet haben, werden Sie die Wirksamkeit dieses Systems verstehen. Sie benötigen nur zwei Aktionen (Starten von Captio und Senden der Aufgabe) anstatt mehr als zehn Aufgaben aus einer beliebigen zu erledigenden Anwendung. Werbung

Mit diesem System haben Sie jetzt eine kugelsichere Möglichkeit geschaffen, Ihre Aufgaben zu erledigen. Wird das für dich funktionieren? Haben Sie sich schon ein besseres System geschaffen? Teile es in den Kommentaren!