Termine und AGB - Alles was Sie wissen müssen

Ich bin jetzt seit ungefähr dreieinhalb Jahren ein GTD-Fan und habe im Laufe der Jahre alle Arten von Systemen ausprobiert. Im Laufe der Zeit wurde mir jedoch langsam klar, dass es nicht um die von Ihnen verwendeten Tools geht, nicht im Geringsten. Bei GTD geht es darum, den Prozess zu verstehen und Ihr System tatsächlich zu nutzen, um mehr Dinge in Arbeit und Leben zu erledigen.

Einer der Aspekte von GTD, mit denen ich die schwerste Zeit hatte, ist die Vorstellung von Terminen; Sei es Anfangstermine, Fälligkeitstermine, Meilensteine, was auch immer. In GTD spricht Herr Allen nur über die kurze Diskussion, wie Sie sich anhand Ihres Kalenders eine harte Landschaft geben können, von Datumsinformationen, die sich auf Aktionen beziehen. Schauen wir uns zu diesem Zweck die weite Welt der Daten und der GTD an und wie sie in Ihrem System verwendet werden können. Werbung

Startdaten

Zitat von Merlin Mann zu den Startdaten:

“Startdaten sind Ass. Startdaten sind eine Möglichkeit, Dinge in die Zukunft zu lenken.”

Ich konnte nicht mehr zustimmen. Mit den Startdaten können Sie Ihre Aktionen und Projekte effektiv planen und gleichzeitig Dinge, die nicht so wichtig oder zeitkritisch sind, vorerst aus Ihrem Haar entfernen. Auf diese Weise können Sie sich auf das konzentrieren, was im Moment wirklich wichtig ist, ohne von Aufgaben und Projekten in Ihrem System überfordert zu sein, die jedoch erst nach Wochen oder Monaten fällig werden. Werbung

Aufgrund der überwältigenden Anzahl von Startdaten kann ich nicht mehr auf ein System zurückgreifen, das Startdaten als Feld für eine Aufgabe oder ein Projekt nicht unterstützt. Die beiden Apps, die mir dazu einfallen, sind Toodledo und OmniFocus, aber ich bin mir sicher, dass es mindestens ein Dutzend mehr gibt. Wenn Sie eine Menge Aktionen auf Ihren Listen haben, sollten Sie auf jeden Fall in Betracht ziehen, Startdaten zu verwenden, um sie aus dem Weg zu räumen, damit Sie sich auf aktuelle Aktionen und Projekte konzentrieren können.

“Fälschung” Fälligkeitstermine

Habe schon mal so über Projekte geredet?

“Mal schauen. Ich habe einen Bericht, der Ende des Monats fällig ist, und habe mindestens 10 Aktionen, die damit verbunden sind. Ich warte darauf, von John zu hören, die Notizen von der Besprechung zu erhalten, die Notizen zusammenzufassen, einen Entwurf zu erstellen usw. Bis nächste Woche sollte ich die Notizen zusammenfassen und den Entwurf fertigstellen. Ich werde das Fälligkeitsdatum am 27.02.11 nennen.” Werbung

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Das Obige ist ein gutes Beispiel für “falsche Fälligkeitstermine”; Hierbei handelt es sich um beliebige Termine, die Sie für Aktionen innerhalb eines Projekts einrichten, die vor dem eigentlichen Fälligkeitsdatum des Projekts fällig sind. Nach meiner Erfahrung funktionieren solche Fälligkeitstermine nicht. Was sie dazu neigen, ist zuzulassen, dass Zauderer mehr Zaudern, weil sie, wenn sie Fälligkeitstermine sehen, alles auf die letzte Minute zurückschieben.

Hier ist ein viel besserer Ansatz; Vergewissern Sie sich, dass alle Ihre Projektaktionen falsche Fälligkeitstermine haben, anstatt sie anzugeben “sehr machbar”, Das bedeutet, dass dies innerhalb von 10 bis 25 Minuten erledigt werden kann. Dies hilft einem Projekt, sich viel schneller zu bewegen. Was Sie vielleicht finden, ist, dass Sie mehr erledigt haben, als wenn Sie all diesen Aktionen falsche Fälligkeitstermine gegeben hätten.

Echte Fälligkeitstermine

Reale Fälligkeiten sind die tatsächlichen Fälligkeiten einer Aktion oder eines Projekts. Diese Art von Terminen wird in der Regel von Projektmanagern festgelegt oder von Ihnen selbst als Datum, an dem Projekte oder Aktionen abgeschlossen werden sollen. Werbung

Wenn ich einen Fälligkeitstermin für ein Schulprojekt oder einen Auftrag bei der Arbeit erhalte, füge ich ihn immer der Aktion oder dem Projekt hinzu und bemühe mich sehr, das oben erwähnte falsche Fälligkeitsterminsyndrom zu vermeiden. Manchmal werde ich mir in meinen Projektnotizen Meilensteine ​​geben, die besagen, dass ich auf dem richtigen Weg bin, wenn ich bis zu diesem oder jenem Datum eine bestimmte Anzahl von Aktionen durchgeführt habe Zeit. Dies funktioniert gut, da es mein System nicht mit falschen Fälligkeitsterminen verstopft und es mir dennoch ermöglicht, meine Fortschritte bei Aktionen und Projekten zu überprüfen, die mit Terminen in Verbindung stehen.

Die harte Landschaft

Die harte Landschaft, über die Mr. Allen spricht, ist die Idee, Dinge in Ihren Kalender aufzunehmen, die an diesem bestimmten Tag oder zu dieser bestimmten Zeit erledigt werden müssen (denken Sie an Besprechungen, Aktionen, die nur an einem einzigen Datum oder zu einer bestimmten Uhrzeit ausgeführt werden können, oder Erinnerungen daran Tag oder Uhrzeit). Dies ist ein heiliger Ort und sollte nicht mit Dingen vollgestopft werden, die kein genaues Fälligkeitsdatum haben oder Aktionen, von denen Sie glauben, dass Sie sie an einem bestimmten Datum ausführen möchten.

Ich gebe jedoch zu, wenn ich ein langjähriges Projekt habe, dessen Fälligkeit sehr hoch ist, trage ich es als ganztägige Veranstaltung in meinen Kalender ein. Sei es “richtig oder falsch” per GTD ist mir das eigentlich egal. Was dies für mich getan hat, ist, die Dinge während meiner wöchentlichen Überprüfung von Aktionen und Projekten ins rechte Licht zu rücken, sodass ich auf einen Blick im Kalender sehen kann, wann große Projekte oder bestimmte Aktionen fällig sind. Abgesehen von diesen harten Fälligkeitsterminen ist der Kalender nur für die oben genannten Fälle gültig.