Die 7 Tipps eines Managers für ein erfolgreiches Projekt

Ich bin Simon und ein Account Executive bei Higher Click. Zuvor arbeitete ich für eine der größten Versicherungsgesellschaften der Welt. Meine derzeitige Position liegt zwischen einer reinen Führungsrolle und der einer Führungskraft, daher bin ich in ziemlich viel Projektmanagement involviert. Dieser Artikel fasst alles zusammen, was ich über die Jahre gelernt habe.

Die Hauptaufgabe eines Projektmanagers besteht darin, ein bestimmtes Projekt pünktlich und innerhalb des Budgets zum Abschluss zu bringen. Es gibt verschiedene Faktoren, die dazu führen können, dass ein Projekt sowohl intern als auch extern aus der Spur gerät. Es können jedoch Schritte unternommen werden, um sicherzustellen, dass Ihr Projekt so wenig wie möglich gestört wird. Werbung

Mit der Planung und Vorbereitung können Sie Ihr Projekt bereits vor dem Start in die beste Form bringen und hoffentlich die Arten von Unterbrechungen minimieren, die die bestgeplanten Pläne zum Scheitern bringen können. Durch die ordnungsgemäße Arbeit vor Projektbeginn kann auch sichergestellt werden, dass unerwartete Ereignisse schnell und effizient behoben werden können.

1. Stellen Sie sicher, dass Sie alle Projektdetails im Voraus haben

Ein vollständig detaillierter Projektumfang mit Zustimmung aller Beteiligten ist unabdingbar. Stellen Sie sicher, dass der Umfang vorläufige Meilensteine, einen detaillierten Zeitplan und ein Budget umfasst, das ausreicht, um alle erforderlichen Arbeiten abzudecken.
Wenn Sie zu Beginn des Projekts alles schriftlich erhalten, haben Sie eine hervorragende Grundlage, auf der Sie aufbauen können. Änderungen sind unvermeidlich, aber Sie müssen die Kontrolle behalten und darauf hinweisen, dass das Projekt etwas völlig anderes ist als ursprünglich beschrieben. Dies ist wichtig, um Katastrophen abzuwenden, wenn Ihr Kunde dazu neigt “Scope Creep,” das ist, wenn jemand fragt nach “nur noch eine kleine Sache” wiederholt, bis das Unterfangen viel mehr oder anders geworden ist als zu Beginn.
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2. Setzen Sie realistische Erwartungen

Eine PM, die ich einmal kannte, sagte es gern, “Sie können zwei der drei haben: gut, schnell, billig. Sie können nicht alle drei haben.”
Stellen Sie sicher, dass jeder im Team, einschließlich des Kunden, die Einschränkungen des Projekts versteht. Sie können eine Aufgabe rechtzeitig und innerhalb des Budgets erfolgreich abschließen, sofern die Erwartungen vernünftig sind. Sie können höchstwahrscheinlich keine Wunder wirken, wenn die Erwartungen nicht angemessen sind, und würden sich nur auf ein Scheitern des Projekts einstellen. Beginnen Sie Ihr Projekt nicht mit einem fast prädestinierten Scheitern.

3. Legen Sie messbare und berichtspflichtige Erfolgskriterien fest

Wie können Sie wissen, ob Ihr Projekt erfolgreich sein wird, wenn Sie keine Möglichkeit haben, den Erfolg zu messen? Sie benötigen Zwischenmeilensteine, insbesondere für ein Unternehmen, das sich über einen langen Zeitraum erstreckt, damit Sie feststellen können, ob Sie auf dem richtigen Weg sind oder von den Projektzielen abweichen.
Sie müssen sowohl interne Checkpoints als auch Client-Checkpoints haben. Lassen Sie das Feedback eines Kunden niemals bis zum Ende des Projekts einfließen, es sei denn, Sie möchten riskieren, wesentliche Komponenten nacharbeiten zu müssen, wenn der Kunde nicht zufrieden ist. Werbung

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4. Wählen Sie die Teammitglieder aus und weisen Sie die Verantwortlichkeiten sorgfältig zu

Sammeln Sie Ihre Humanressourcen und stellen Sie sicher, dass die Fähigkeiten mit den erforderlichen Rollen übereinstimmen. Dies ist ein wichtiger erster Schritt: Wenn Sie einer Aufgabe die falsche Person zuweisen, verringern Sie Ihre Erfolgschancen, bevor das Projekt überhaupt beginnt.
Stellen Sie sicher, dass jedem Teammitglied klar ist, was von ihnen erwartet wird und wann. Ermutigen Sie sie, Fragen zu stellen, um Unklarheiten zu klären, und zu Ihnen zu kommen, wenn etwas nicht am richtigen Ort zu sein scheint oder schief läuft. Klare und offene Kommunikation ist geschäftskritisch.

5. Umfassen Sie Ihre Rolle als Führer

Sie sind der Direktor dieses Projekts, stellen Sie also sicher, dass Sie die Rolle übernehmen und dass kein anderes Teammitglied die Dominanz über Ihre Position geltend macht. Es ist Ihre Aufgabe, die beste Arbeit aus Ihren Teammitgliedern herauszuholen, sodass Sie Coach, Mentor und Motivator sind. Möglicherweise müssen Sie eine Teamatmosphäre unter Menschen pflegen, die zuvor noch nicht zusammengearbeitet haben. Fügen Sie daher gegebenenfalls Teambuilding-Übungen hinzu. Sie sind auch die Verbindungsperson zum Kunden. Seien Sie daher in Ihrer Kommunikation sowohl intern als auch extern korrekt.
Stellen Sie sicher, dass Sie Ihrem Team eine starke und ruhige Führung geben, wenn Ihr Projekt auf Turbulenzen stößt. Es ist weitaus schwieriger, in stressigen Zeiten eine hervorragende Führungsposition einzunehmen, aber genau dann braucht Ihr Team Sie am dringendsten. Werbung

6. Projektrisiken managen

Hoffentlich haben Sie die wahrscheinlicheren Risiken im Vorfeld der Projektvorbereitung definiert, sodass für bestimmte Ereignisse bereits Notfallpläne vorhanden sind. Wenn Sie erkennen können, wann ein Risiko unmittelbar bevorsteht, können Sie vorbeugende Maßnahmen ergreifen, um es zu vermeiden, oder bei Bedarf schnell Korrekturmaßnahmen ergreifen.
Seien Sie bereit, ein Projekt anzuhalten, wenn das Risiko inakzeptabel wird. Ein Teil Ihrer Rolle als Führungskraft besteht darin, zu wissen, wann sich die Dinge unaufhaltsam auf einen Misserfolgspunkt zubewegen.

7. Bewerten Sie das Projekt, wenn Sie fertig sind

Sobald ein Projekt abgeschlossen ist, ist es wichtig, a “post mortem” Bericht, auch wenn es nur für interne Zwecke ist. Sie können feststellen, was richtig und was falsch gelaufen ist, bestimmen, was anders hätte getan werden können oder sollen, und die Best Practices für zukünftige Unternehmen festlegen.