9 Tipps zum Schreiben effektiver E-Mails, um das zu bekommen, was Sie wollen

Da täglich Milliarden von E-Mails versendet werden, ist es nicht verwunderlich, dass unsere E-Mails nicht die Wirkung haben, die wir uns wünschen. Als Kommunikationsmittel sind sie schnell, bequem und für alle zugänglich. Sind sie jedoch effektiv? Dies kann der Fall sein, wenn Sie bereit sind, einige einfache Regeln für das Schreiben effektiver E-Mails einzuhalten.

1. Länge ist wichtig

Unabhängig davon, was Sie sagen, zählt die Größe. Wir haben alle eine lange E-Mail erhalten, kennen Sie die, die Sie aufatmen lässt, noch bevor Sie anfangen, sie zu lesen? Wenn Sie zu viel in eine E-Mail schreiben, wird dies von Anfang an negativ bewertet. Halte deine E-Mail kurz. Wenn Sie eine Reihe von Themen zu besprechen haben, sollten Sie eine Reihe von E-Mails schreiben. Es ist einfacher, auf einen Gegenstand zu reagieren und mit ihm umzugehen, als eine Person mit einer Inquisition zu bombardieren. Werbung

2. Seien Sie klar

Komm auf den Punkt und komme schnell dahin. Lassen Sie die Person wissen, worum es in der E-Mail im ersten Satz geht. Lass ihn oder sie nicht warten. Schnell zur Sache zu kommen, wird Interesse wecken. Wenn der Empfänger eine Aktion wünscht, teilen Sie ihm dies mit. Wenn eine Person sich darüber im Klaren ist, was erforderlich ist, wird sie oder er schneller handeln.

3. Betreffzeilen optimieren

Das Schreiben klarer Betreffzeilen trägt zur Klarheit bei, die für eine effektive Kommunikation erforderlich ist. Wie können Sie den Empfänger über den Inhalt Ihrer E-Mail informieren? Stellen Sie sich Ihre Betreffzeile wie eine Schlagzeile in einer Zeitung vor - Sie müssen schnell auf sich aufmerksam machen. Schreiben Sie einen Betreff, der eine Bedeutung hat, und haben Sie keine Angst, eine Betreffzeile zu ändern, wenn der ursprüngliche Betreff der E-Mail nicht mehr relevant ist. Wenn eine E-Mail hin und her geht und sich Inhalt und Relevanz ändern, ändern Sie den Betreff. Wenn Sie dies nicht tun, wird der Empfänger möglicherweise verwirrt, was den Kontext betrifft, und die E-Mail wird falsch interpretiert. Werbung

4. Senden Sie nicht sofort

Wenn Sie eine wichtige E-Mail senden, senden Sie sie nicht sofort nach dem Schreiben. Es ist ratsam, sich Zeit zu nehmen und Ihre E-Mail Korrektur zu lesen. Lassen Sie es alternativ von einer anderen Person lesen. Wenn Sie über eine heikle Angelegenheit schreiben, wenden Sie sich an eine andere Person, um sicherzustellen, dass der Ton Ihrer E-Mail dem von Ihnen beabsichtigten entspricht. Und vergessen Sie nicht zu überlegen, ob eine E-Mail überhaupt die richtige Kommunikationsform ist.

5. Zeit es richtig

Denken Sie immer an das Timing. Dies hängt vom Ziel Ihrer E-Mail ab. Sie möchten sich nicht in einem überlasteten Posteingang verlieren. Montagmorgen ist viel los, weil die Leute mit der Vorwoche aufholen. Freitagabende sind riskant, da die Leute früh am Wochenende abreisen. Denken Sie an die Person, die die E-Mail in Bezug auf Ihren Betreff erhält. Wann ist es für Sie oder Ihn angebracht, Ihre Inhalte zu lesen? Werbung

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6. Geben Sie relevante Informationen an

Denken Sie daran, alle relevanten Informationen und Links anzugeben. Wenn Sie jemanden bitten, etwas für Sie zu tun, und Sie die Links nicht angeben, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass er oder sie sich nicht darum kümmert. Ich erhalte regelmäßig E-Mails von Personen, die möchten, dass ich ihre Software oder ihre Website überprüfe, und die vergessen haben, mir den Link zu ihrer Website zu senden. Die Leute haben Zeitmangel; Machen Sie es ihnen einfach.

7. Geben und Nehmen

Versenden Sie nicht nur E-Mails, wenn Sie nach etwas fragen. Betrachten Sie die andere Person. Wenn ich nur von Ihnen höre, wenn Sie etwas wollen, kann es sein, dass ich auf Ihre Anfragen nicht so gut reagiere. Überlegen Sie, wie Sie anderen helfen können. Wenn Sie Kunden haben, senden Sie ihnen relevante Artikel oder Informationen, wenn Sie darauf stoßen. Halte dich frisch im Kopf. Wenn Sie an jemanden verkaufen möchten, fragen Sie zuerst, was Sie für ihn tun können, bevor Sie ihn bitten, bei Ihnen einzukaufen. Jede Beziehung beinhaltet Geben und Nehmen. Werbung

8. Verwenden Sie [EOM]

Wenn Sie eine kurze Nachricht an jemanden senden möchten, sollten Sie nur die Betreffzeile und [EOM] verwenden. [EOM] Abkürzung für “Ende der Nachricht.” Wenn Sie jemandem mitteilen möchten, dass Sie seine Nachricht erhalten haben oder dass Ihnen klar ist, was Sie tun müssen, können Sie Folgendes versuchen:
SUBJECT: Hab deine Nachricht, ich kümmere mich darum [EOM]
Dies spart dem Empfänger Zeit, da er die E-Mail nicht öffnen muss. Jede gespeicherte Sekunde ergibt Minuten, Stunden und Tage, mit denen Sie möglicherweise etwas anderes tun.

9. Verwalten Sie Ihre E-Mails

Wenn Sie eine Person sind, die nicht die Kontrolle über Ihre E-Mails hat, werden Sie wahrscheinlich feststellen, dass die von Ihnen gesendeten E-Mails nicht die gewünschte Antwort erhalten. Wenn Sie anderen Personen nicht rechtzeitig antworten, werden sie wahrscheinlich nicht den Respekt für Sie oder Ihre Kommunikation haben, den Sie möchten.

Im Wesentlichen sollten effektive E-Mails wie jede Form der Kommunikation klar, präzise und höflich sein. Beachten Sie diese Regeln, wenn Sie Ihre E-Mails schreiben, und Sie können nichts falsch machen.

Hervorgehobene Bildnachweis: Laptop Stock Image von ChefMattRock via flickr.com