5 Möglichkeiten, schnellere E-Mail-Antworten zu erhalten

Nachdem ich einen Kurs über das Versenden von E-Mails an wichtige Personen zusammengestellt und mit fast 200 Personen über ihre E-Mail-Gewohnheiten gesprochen habe, sind mir einige häufige Probleme mit E-Mails aufgefallen.

Die Hauptbeschwerde ist, dass die Leute keine Antworten auf die von ihnen versendeten E-Mails erhalten.

Hier ist eine Auswahl der Aussagen, die ich gehört habe:

“Ich kann nicht sagen, ob meine E-Mails gelesen werden oder nicht. Ich hasse es, wenn Leute nicht antworten.”

“Ich weiß nicht, wann oder ob meine E-Mails gelesen werden. Manchmal habe ich das Gefühl, ich spucke Worte in einen elektronischen Abgrund.” Werbung

“Ich kann nicht garantieren, dass die Leute meine E-Mails einfach wegwerfen, aber wenn sie sie lesen, antworten sie mit Sicherheit nicht.”

Nun, ich habe nicht alle Antworten, aber ich habe ein paar Vorschläge. Hier sind fünf Möglichkeiten, um schnellere Antworten per E-Mail zu erhalten.

1. Schreiben Sie kürzere E-Mails

Die Leute lieben es zu zögern. Und immer wenn eine lange E-Mail unseren Posteingang erreicht, ist dies eine weitere Entschuldigung, um es hinauszuschieben.

Es ist schwierig, eine schnelle Antwort auf eine lange E-Mail zu senden, da Zeit zum Lesen, zum Verdauen und zum Antworten erforderlich ist. Darüber hinaus enthalten die meisten langen E-Mails mehrere Fragen oder Themen, die es dem Leser erschweren können, zu bestimmen, was in der Nachricht wichtig ist. Diese Verwirrung führt oft zu mehr Aufschub.

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Auf der anderen Seite ist es ziemlich einfach, eine kurze Antwort auf eine kurze E-Mail zu senden. Es spielt keine Rolle, wovon Sie sprechen, eine kürzere E-Mail erhält immer eine schnellere Antwort.

Wenn Sie schnellere Antworten wünschen, erleichtern Sie dem Leser die Antwort. Stellen Sie ihnen eine Frage, sprechen Sie über ein einzelnes Thema und halten Sie es kurz. Werbung

2. Schreiben Sie weniger E-Mails

Wenn Sie ständig E-Mails an andere Personen senden, werden diese daran gewöhnt, eine Nachricht von Ihnen in ihrem Posteingang zu sehen. Mit Ihrer Nachricht ist keine Dringlichkeit verbunden, da sie weiß, dass Sie bald eine weitere E-Mail senden werden, wenn sie nicht antworten.

Profitieren Sie nicht von der Tatsache, dass Sie jederzeit E-Mails an jeden senden können. Bringen Sie den Leuten bei, Ihre E-Mails zu bewerten, indem Sie nur dann eine senden, wenn Sie etwas Wertvolles und Wichtiges zu sagen haben.

3. Bitten Sie um eine Antwort

Es klingt einfach, aber oft vergessen wir es.

Wir erklären die Situation in unserer E-Mail klar und deutlich - vielleicht bieten wir sogar ein paar Handlungsschritte an - aber wir vergessen oft, klar nach einer Antwort zu fragen.

Als Verfasser der E-Mail erscheint uns der nächste Schritt immer klar. Für den Empfänger ist dies jedoch möglicherweise nicht so offensichtlich. In der Mitte eines geschäftigen Tages - und wir sind alle beschäftigt - muss uns gesagt werden, was wir tun sollen, anstatt es zu erraten. Machen Sie dem Leser den nächsten Schritt klar, indem Sie ihn nach der gewünschten Aktion fragen.

4. Beginnen Sie mit einer Frist

Ein weiterer Grund für verspätete Antworten ist die mangelnde Dringlichkeit. Werbung

Als Gesellschaft haben wir eine Methode gewählt, mit der wir Fristen nutzen können, um unsere Tendenz zum Aufschieben auszugleichen. Infolgedessen entscheiden wir oft, welche Aufgaben wir ausführen werden, basierend darauf, wann bestimmte Projekte fällig sind.

Wenn es um E-Mails geht, müssen Sie eine klare Frist angeben oder das Risiko eingehen, auf eine Antwort zu warten, bis der Empfänger sie erhalten hat “Freizeit” - das ist selten.

Wenn Sie Ihre nächste E-Mail schreiben, versuchen Sie, eine Frist in den ersten ein oder zwei Sätzen der Nachricht einzufügen.

Zum Beispiel,

“Hallo Mark,

Nachfolgend finden Sie den TPS-Bericht für das Treffen am heutigen Freitag. Ich würde mich freuen, wenn Sie bis Mittwoch um 13.00 Uhr Ihre Gedanken haben. ” Werbung

Wir sind konditioniert, Fristen einzuhalten. Wenn Sie klarstellen, wann Sie eine Antwort von benötigen, ist es viel wahrscheinlicher, dass Sie die Antwort bis zu diesem Datum erhalten.

5. E-Mail immer nur eine Person

Wenn möglich, senden Sie niemals eine E-Mail an mehr als eine Person gleichzeitig. Selbst wenn es ein paar Minuten länger dauert, bis alle einzeln per E-Mail benachrichtigt werden, werden Sie aufgrund dessen viel bessere Antworten finden.

Der Grund dafür ist, dass die Verantwortlichen die Verantwortung von ihren eigenen Schultern auf die Gruppe verlagern, wann immer dies möglich ist. Wenn Sie eine Nachricht an fünf Personen senden, geht jede Person immer davon aus, dass die anderen vier Personen die in der Nachricht beschriebenen Aufgaben ausführen. Das Ergebnis ist natürlich, dass nichts getan wird.

Wenn Sie eine Gruppe von Personen gleichzeitig benachrichtigen müssen, geben Sie Ihr Bestes, um bestimmten Personen in der Nachricht Aufgaben zuzuweisen. Andernfalls warten Sie darauf, dass ein mysteriöser Mann auftaucht und Maßnahmen ergreift.