Einfache Schritte zur Bearbeitung von Aufgaben

Schneller Umgang mit Dingen ist seit Jahren in den verschiedenen Kategorien der Belegschaft die Rede. Die Basis für die schnelle Bearbeitung von Aufgaben ist das Zeit- und Mind-Management. Es läuft wirklich auf diese beiden Hauptressourcen hinaus, die wir alle haben, die aber dazu neigen, zu viel (oder zu wenig) genutzt zu werden. Die Technik, die wir hier diskutieren werden, ist, wie Sie Ihre Zeit in 5 einfachen Schritten gegen die Konzentration Ihres Geistes verwalten können:

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1. Zeichnen Sie eine To-Do-Liste, in der Ihre Aufgaben nach Priorität, Wichtigkeit und geplanten Fertigstellungsdaten und -zeiten nummeriert sind. Sobald eine Sache auftaucht (und wohlgemerkt, “kommt hoch” meint “Sobald es in der Warteschlange der Dinge erscheint, die Sie tun müssen”, und nicht, wenn es als Problem explodiert!): Wenn sich etwas ereignet, gibt es ein paar einfache Schritte, die Sie befolgen sollten, um den Rhythmus mit all Ihren anderen Dingen aufrechtzuerhalten.
2. Bewerten Sie die Wichtigkeit der neuen Aufgabe (gegen alle anderen in Ihrer Liste). Mit anderen Worten, Sie müssen bewerten, ob diese neue Aufgabe:
   • Ist dringender als andere auf der Liste
   • Hat mehr potenziellen Schaden / Schaden, wenn er nicht vor einer bestimmten Zeit ausgeführt / gehandhabt wird.
   • Abhängig von anderen Aufgaben auf der Liste? Wenn andere abhängige Aufgaben nicht in der Liste aufgeführt sind und in Ihrer Verantwortung liegen, fügen Sie sie hinzu. Andernfalls fügen Sie eine Aufgabe hinzu, um zu verfolgen, wer die abhängigen Aufgaben für Sie erledigen muss.
3. Fügen Sie die neue Aufgabe ein (und ihre Abhängigkeiten oder Folgemaßnahmen zu Abhängigkeiten) in die richtige (oder am besten geeignete) Prioritätsreihenfolge auf Ihrer To-Do-Liste.
4. Überprüfen Sie regelmäßig Ihre To-Do-Liste. Dies ist ein Muss für jeden voreingestellten Zeitraum, der proportional zur durchschnittlichen Länge der Aufgaben ist. Wenn Ihre Aufgaben beispielsweise Tage und Wochen lang sind, sollte Ihre Überprüfung jeden zweiten Tag oder jeden Tag durchgeführt werden. Auf der anderen Seite sollte die Überprüfung alle 2-3 Stunden durchgeführt werden, wenn die Aufgaben innerhalb des Minuten- oder Stundenbereichs (maximal 1 Tag) liegen.
   Überfordern Sie sich nicht mit Überprüfungssitzungen und verschwenden Sie schließlich Ihre Zeit. Überprüfen Sie während der Überprüfungssitzung, welche Aufgaben pünktlich beendet wurden, welche Aufgaben zu spät ausgeführt werden und welche Aufgaben Probleme zu haben scheinen. Ordnen Sie während der Überprüfung Ihre Prioritäten oder Ressourcen entsprechend um, um die Verzögerung in einigen Projekten / Aufgaben zu bewältigen (z. B. können Sie jemanden um Hilfe bitten), oder verzögern Sie einige andere Aufgaben, um dringendere Aufgaben zu bewältigen. Solche wichtigen Entscheidungen sind ein Muss, um die Ordnung in Ihrer To-Do-Liste und damit das System Ihres Tages und Lebens konstant zu halten.
5. Führen Sie für Aufgaben mit Priorität 1 (und hoher Konzentration) keine Multitasking-Vorgänge durch.
   Dies ist ein Thema, mit dem man sich im Laufe der Zeit befassen muss. Bei Aufgaben mit höchster Priorität, bei denen Sie sich zu 100% konzentrieren müssen, z. B. beim Verfassen eines Geschäftsvorschlags oder im Gespräch mit Ihrem Manager, sollten Sie NICHT mehrere Aufgaben ausführen. Multitasking verzögert nicht nur Ihren Zeitplan immens, sondern führt auch dazu, dass die ursprüngliche Aufgabe Ewigkeiten in Anspruch nimmt und nicht in der Hälfte der Qualität ausgeführt wird, in der sie hätte ausgeführt werden können.

   Für andere weniger wichtige (aber immer noch auf der Liste stehende) Aufgaben können Sie auch mehrere Aufgaben ausführen. Zum Beispiel müssen Sie das Mittagessen vorbereiten und die Nachrichten anhören. Dann mach beides gleichzeitig! Schalten Sie den Fernseher in der Küche ein und bereiten Sie das Mittagessen vor. Überall dort, wo es Timer für Schritte in der Lebensmittelzubereitung gibt, sollten Sie diese einschalten und den Alarm einschalten - damit Sie gewarnt werden, falls Sie beim Fernsehen etwas abgelenkt waren.

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Wenn Sie die fünf einfachen Schritte ausführen, haben Sie nicht nur Zeit, sich selbst zu widmen und sich zu entspannen, anstatt immer die Zeit zu verlieren. Weißt du was? Sie können auch die Zeit, die Sie zum Entspannen benötigen, auf Ihre Liste setzen, um darauf hinzuarbeiten, dass diese auch erfüllt wird. Werbung