Ihr Leitfaden zur Produktivitätssteigerung mit Google Mail Verwalten des Datenflusses

Beim letzten Mal haben wir alle unsere E-Mail-Konten an einen Ort umgeleitet, unseren zentralen E-Mail-Hub bei Google Mail. Sobald alle Ihre Konten in Google Mail eingedrungen sind, müssen Sie diesen Informationsfluss so verwalten, dass a) alle Ihre E-Mails in höchstens fünfzehn Minuten abgerufen werden können und b) nächste Woche, nächster Monat, leicht gefunden werden können und nächstes Jahr.

Der Posteingang ist heilig

Sie müssen lernen, Ihren Posteingang als einen fast heiligen Ort zu betrachten: Die schlimmste Sünde, die Sie dagegen begehen können, besteht darin, Nachrichten dort zu hinterlassen, um zu verrotten. Ich spreche nicht von Tagen oder Wochen. Sie müssen sich während der E-Mail-Verarbeitung mit jeder Nachricht in Ihrem Posteingang befassen. Sobald Sie fertig sind, kann es nicht mehr im Posteingang sein.

Da wir mehrere E-Mail-Konten verwenden, werden diese in verschiedene Labels gefiltert. Andernfalls verschwimmen die Grenzen zwischen den Rollen und den Informationen, die mit den einzelnen Konten verknüpft sind, und sind häufig nur verwirrend. Der Posteingang ist ein sehr nützliches Werkzeug für die Verarbeitung und diese Trennung ist eine bedauerliche Notwendigkeit.

Im letzten Beitrag haben wir darüber gesprochen, dass wir die Funktion "Alle Nachrichten" verwenden sollten, um dies zu ersetzen. Das Problem bei diesem Ansatz ist jedoch, dass dies nicht möglich ist “ausarbeiten” die eingehenden Informationen auf diese Weise. Es gibt einige alternative Lösungen, auf die wir gleich eingehen werden. Am einfachsten ist es jedoch, alle E-Mails so zu bearbeiten, als befänden sie sich in Ihrem Posteingang. Werbung

Umgang mit Nachrichten in Ihrem Posteingang

Der erste Schritt zur Verarbeitung Ihrer E-Mail ist natürlich das Lesen. Leider hören hier viele Menschen auf (und es ist frustrierend, wenn Sie versuchen, eine solide Kommunikation in Gang zu bringen)..

Lesen Sie klug, nicht schwer. Geben Sie dem Betreff und dem ersten Absatz der E-Mail einen Scan, um ihre Relevanz zu bestimmen, da es immer sinnlose E-Mails gibt, die Sie nicht lesen müssen. Wenn es für Sie völlig nutzlos ist, können Sie die Nachricht löschen. “Nie wieder eine E-Mail löschen” ist kein Mantra, an das ich absolut glaube.

Wenn Sie die Nachricht behalten haben, können Sie sie richtig lesen. Übrigens sollte ich erwähnen, dass, wenn mehr als 15% Ihrer Posteingangsverarbeitung aus dem Löschen von Nachrichten besteht, Sie wahrscheinlich nicht genügend Pre-Qualifier und Smart erstellen “Hindernisse” an Personen, die Ihre E-Mail-Adresse wünschen. Der + Hack funktioniert hier gut, worauf wir gleich zurückkommen werden.

Sobald Sie mit dem Lesen der Nachricht fertig sind, werden Sie Muss verarbeiten. Es gibt einige Ergebnisse:

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• Antworten und archivieren,
• Antworten und löschen,
• Antworten, in eine Aktion verwandeln, archivieren
• Verwandle es in eine Aktion, archiviere
• Archiv
• Löschen

Wenn Sie die E-Mail in eine Aktion umwandeln, möchten Sie sie fast immer archivieren und nicht löschen, um später darauf zurückgreifen zu können. Für Nachrichten, die Sie später bearbeiten müssen oder die Sie zur Ausführung einer Aufgabe auffordern, verwandeln Sie diese in eine Aktion in Ihrer Aufgabenliste oder in der GTD-Software sofort und löschen Sie dann die Nachricht aus Ihrem Posteingang. Werbung

Das Erstellen von Aktionen aus E-Mails, bevor Sie sie aus dem Weg räumen, ist das Beste, was Sie für Ihre E-Mail-Produktivität tun können. Das Speichern von E-Mails im Posteingang, da eine Aufgabe ansteht, wird erstellt “E-Mail Apathie” und die Dinge werden unorganisiert und unübersichtlich.

Alternative Lösungen zur Verwendung aller E-Mails

Die Verwendung von "Alle Nachrichten" sollte einwandfrei funktionieren, wenn Sie jede ungelesene Nachricht verarbeiten, sobald Sie sie öffnen und lesen. Vielleicht funktioniert sie jedoch nicht für Sie. Es gibt ein paar andere Möglichkeiten, damit umzugehen.

Darsteller Alle E-Mails - Die Star-Funktion von Google Mail ist nützlich, um interessante Elemente zu markieren, auf die Sie später zurückkommen möchten (obwohl wir unter diesem System versuchen, dies zu vermeiden). Wenn Sie diese Funktion nicht benötigen oder verwenden, können Sie sie als falschen Posteingang einrichten. Der Stern zeigt an, dass eine Nachricht verarbeitet werden muss.

Kehren Sie unter Einstellungen zum Fenster Filterkonfiguration zurück und setzen Sie das Feld An: auf ein Sternchen (*). Das Feld "An" weist Gmail an, E-Mails basierend auf dem Empfänger der E-Mail auszuwählen, das Feld "*" weist es an, alle E-Mails abzuholen. Wir werden uns gleich mit dem Stern und seiner Nützlichkeit zum Filtern befassen.

Klicken Sie auf Nächster Schritt und aktivieren Sie das Kontrollkästchen “Star es” Box. Sie haben jetzt einen Filter, der alle Ihre eingehenden E-Mails markiert. Während Sie die einzelnen Elemente bearbeiten, können Sie sie aus der Liste entfernen, indem Sie auf den Stern neben dem Symbol klicken “Von” Feld in der Listenansicht. Werbung

Keine automatischen Filter verwenden ist eine andere Lösung, die ich tue nicht empfehlen. Dadurch wird Ihr System entlastet, aber jede E-Mail wird direkt in den Posteingang geleitet, wo Sie sie manuell zu Etiketten verarbeiten können. Ich denke, dies macht den Zweck zunichte und fügt zusätzliche Arbeit hinzu, die der Computer für Sie erledigen kann, und meiner Erfahrung nach war dies alles andere als eine optimale Lösung.

Verwenden von Sternchen in Filtern

Ich habe das Sternchen bereits erwähnt, als wir über die Einrichtung eines Filters gesprochen haben, der Ihre eingehenden E-Mails markiert. Das Sternchen, so einfach es ist, bietet ein sehr nützliches Werkzeug und eine dynamischere E-Mail-Filterung.

Schauen wir uns an, wie es funktioniert. Angenommen, ich habe einen Stammkunden, der mir drei verschiedene E-Mail-Adressen gegeben hat (das passiert wirklich). Ich möchte nicht drei Bezeichnungen für jede dieser E-Mail-Adressen haben, und ich möchte sie im Grunde alle als eine behandeln. Mit dem Sternchen können wir dies sehr einfach erreichen.

Platzieren Sie im Feld An: des Filter-Setups ein * vor dem Rest des Domainnamens. Nehmen wir also an, ich habe [email protected], [email protected] und [email protected]. Um all diese E-Mail-Adressen mithilfe eines Filters an einen Ort zu leiten, muss ich nur das Feld An: als festlegen *@unproductiveclient.com.

Dies funktioniert auch mit den anderen Feldern. Wenn ich zum Beispiel E-Mails von einer ganzen Reihe von Mitarbeitern eines Unternehmens an meine Hauptadresse erhalte und diese von allen anderen E-Mails trennen möchte, kann ich das Feld Von: auf *@thatonecompany.com setzen. Werbung

Der + Hack

Und schließlich haben wir den + Hack. Dies ist ideal, um Ihre E-Mail vorab zu qualifizieren. Obwohl der Absender möglicherweise ein Fremder ist, den Sie noch nie zuvor kennengelernt haben, wissen Sie, worum es in der E-Mail geht, da sie auf dem richtigen Etikett abgelegt ist. Klingt fast nach Magie.

Mit Google Mail können Sie ein + und das Ende Ihres Nutzernamens mit einem angehängten Schlüsselwort hinzufügen. Wenn Ihre E-Mail-Adresse beispielsweise [email protected] lautet, können Sie weiterhin Nachrichten erhalten, die an [email protected] gerichtet sind. Besser noch, Sie können Filter auf diese E-Mail-Adressen anwenden. Ich verwende dies auf meiner eigenen Website, auf der Benutzername + [email protected] zu einem Post Ideas-Label führt, und so weiter.

Besser noch, Sie können semi-disposable E-Mail-Adressen erstellen, ohne eine mit einem Disposable Mail-Service erstellen zu müssen. Wenn eine Website Ihre E-Mail-Adresse anfordert und Sie befürchten, dass sie Ihnen Spam sendet, fügen Sie Ihrer Adresse einfach einen + Seitennamen hinzu, und Sie können dieses Material später jederzeit in den Papierkorb filtern.

Weitere Tipps zum Einrichten eines produktiven E-Mail-Systems mit Google Mail erhalten Sie hier.