Ihr Leitfaden für die Produktivitätssteigerung mit Google Mail-Apps und -Erweiterungen

Wir haben die Grundlagen der produktiven E-Mail-Nutzung mit Google Mail behandelt. Bei einer durchschnittlichen E-Mail-Belastung sollten Sie jetzt in der Lage sein, alle Vorgänge innerhalb von 15 Minuten durchzuführen. Das bedeutet jedoch nicht, dass Sie mit Hilfe einiger Browsererweiterungen und sogar einiger Desktopanwendungen nicht noch mehr Zeit sparen oder Google Mail zu einer noch leistungsstärkeren Anwendung machen können.

Um es kurz zusammenzufassen: In Teil 1 haben wir uns mit der Konsolidierung Ihrer Konten befasst. Wir haben jedes E-Mail-Konto, das Sie besitzen, so konfiguriert, dass Nachrichten über die Pipes in Ihr Google Mail-Konto gesendet werden. Wir haben Ihr Google Mail-Konto so konfiguriert, dass Sie auf diese Nachrichten antworten können, ohne dass dies so aussieht, als hätten Sie von der Adresse aus geantwortet, an die die Nachricht ursprünglich gesendet wurde. Lesen Sie hier den ersten Teil. Werbung

In Teil zwei haben wir uns mit der schnellen, effizienten, effektiven und hoffentlich dauerhaften Verwaltung des E-Mail- und Informationsflusses befasst. Um dies zu erreichen, haben wir einen Verarbeitungsworkflow für alle eingehenden E-Mails entwickelt, eine Reihe von Filtern eingerichtet und uns für eine Reihe von Labels entschieden, um Ihre Nachrichten zu kategorisieren. Lesen Sie hier den zweiten Teil.

Firefox-Browsererweiterungen

Firefox-Browsererweiterungen sind möglicherweise die einfachste und gebräuchlichste Möglichkeit, mit Google Mail zu kommunizieren und diese zu verbessern. Glücklicherweise funktionieren Firefox-Browsererweiterungen mit den meisten Browsern, die auf Firefox basieren. Ich verwende zum Beispiel Flock, das die meisten von ihnen bewältigen kann.

GTDInbox verwandelt Google Mail sowohl in einen Task-Manager als auch in einen Mail-Manager. Wie in den vorherigen Artikeln dieser Serie beschrieben, ist es wichtig, E-Mails in Aktionen umzuwandeln. GTDInbox hilft Ihnen dabei. GTDInbox bietet auch einige coole Funktionen zur Verwaltung persönlicher Informationen. Schau es dir hier an. Werbung

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Gina Trapanis Better Gmail Greasemonkey-Skript-Kompilierung bietet eine Vielzahl sehr nützlicher Funktionen für Gmail, wie Tastaturmakros und Erinnerungen an Anhänge (ein Lebensretter, wenn ich jemals einen gesehen habe). Funktioniert überall, wo Greasemonkey funktioniert.

DragDropUpload lässt die Google Mail-Oberfläche besser in Ihr Betriebssystem integriert erscheinen, indem das Hochladen von Anhängen per Drag & Drop aktiviert wird, anstatt die Schaltfläche Durchsuchen verwenden zu müssen. Praktisch, vor allem, wenn Sie viele Ordner zum Durchsuchen haben. Schau es dir hier an.

Gmail Loader nimmt mbox-Archive und eine ganze Reihe anderer E-Mail-Archivformate auf und leert sie in Gmail. Auf der Website wird sogar die Absicht des Entwicklers erwähnt, eine Outlook-PST-Unterstützung einzurichten. Dies wäre praktisch gewesen, als ich zum ersten Mal auf einen Mac umgestiegen bin. Es war eine der schwierigsten Aufgaben, alle Daten in meinem PST zu übertragen. Mit Google Mail Loader können Sie alte E-Mail-Archive in einem durchsuchbaren Format abrufen oder einfach in der Cloud sichern. Schau mal. Werbung

Es kann sehr ärgerlich werden, wenn Ihr Browser darauf besteht, dass Sie eine Desktop-Anwendung verwenden, um Mailto-Links zu verarbeiten. GmailTo ist ein Greasemonkey-Skript, das dieses Problem behebt, indem Firefox gezwungen wird, mailto: links in Gmail als neue Nachrichten zu öffnen. Schau es dir hier an.

Wir haben unser Bestes getan, um alle Ihre E-Mail-Konten auf Ihr einziges Google Mail-Konto zu übertragen, aber es wird immer Zeiten geben, in denen Sie keine andere Wahl haben, als bestimmte Konten getrennt zu verwalten. Google Mail Manager ist ein Firefox-Add-On, das mehrere Google Mail-Konten verwaltet und Sie über neue Nachrichten und verschiedene andere Statistiken in jedem Konto informiert.

Desktop-Anwendungen

Obwohl Web-Apps heutzutage weit verbreitet sind, bilden Desktop-Anwendungen immer noch die Grundlage für die Computererfahrung und sind für den täglichen Arbeitsablauf der meisten Menschen wichtig. Daher ist es nur natürlich, dass wir einige Desktop-Apps benötigen, um Google Mail zu erweitern und zu verbessern. Werbung

Der Google Mail Notifier ist Googles offizielle Desktop-Anwendung für Windows und Mac OS X. Seine Funktion ist einfach: Benachrichtigen Sie, wenn Sie neue E-Mails erhalten. Ich benutze eigentlich keine Melder, weil sie mich von meiner Arbeit ablenken, aber wenn Sie die Art von Person sind, die Muss Wenn Sie über neue Nachrichten informiert werden oder sofort auf Kunden antworten müssen, kann ein Benachrichtiger hilfreich sein. Schau es dir hier an. Für Linux-Benutzer gibt es hier eine Alternative.

Mail, Entourage, Outlook oder Thunderbird sind unglaublich nützlich. Ich mag die Google Mail-Oberfläche, daher empfehle ich keinen Desktop-Client für die tatsächliche Verwendung, aber sie erleichtern es, eine Offlinesicherung Ihrer Nachrichten zu erstellen. Insbesondere wenn Sie Einkäufe tätigen, Rechnungen senden und empfangen und mit Kunden per E-Mail in Kontakt treten, kann die Aufbewahrung einer Sicherungskopie auch über Jahre hinweg von großem Nutzen sein (insbesondere, wenn rechtliche Probleme auftreten)..

Ein Hilfsprogramm zur Texterweiterung ist unglaublich nützlich. Dies sind keine Gmail- oder E-Mail-spezifischen Anwendungen, aber sie steigern Ihre E-Mail-Produktivität um ein Vielfaches. Ich empfehle, TextExpander für Mac und PhraseExpress für Windows zu testen. Wenn Sie diese Apps nicht mögen, gibt es immer Typinator (Mac) und FastFox (Win) als Alternativen.

Und schließlich Skype. Einige Konversationen gehen selten über den Umfang von E-Mails hinaus. Ich denke, jeder gute Kommunikator sollte in der Lage sein, so gut wie jede Konversation per E-Mail abzuwickeln, aber gelegentlich kann es aufgrund der technischen Natur des Themas zu kompliziert werden. Oder vielleicht liegt die Komplexität an der persönlichen Natur der Kommunikation. In diesem Fall muss man sich fragen, warum um alles in der Welt Sie das Internet nutzen, um diese Konversation zu führen. In jedem Fall ist es an der Zeit, auf Skype zuzugreifen und das Problem zu lösen. Oder steigen Sie ins Auto und machen Sie es von Angesicht zu Angesicht.