Warum komplizierte Produktivitätswerkzeuge Sie stecken lassen

Vor ein paar Wochen hatte ich einen Rückfall. Nach all der Nüchternheit von Produktivitätspornos konnte ich mir nicht mehr helfen. Wenn ich ein Update zu einem “GTD” App oder sehen Sie etwas Neues online, das aussieht wie es sein kann “GTD” App, ich bekomme den Juckreiz, es auszuprobieren. Was uns dazu bewegt?

Ich habe alles ausprobiert, angefangen von einfachem Papier, Bleistift und einem Papierablagesystem bis hin zu robusten und dennoch komplizierten Systemen wie OmniFocus und sogar Microsoft Project. Ich habe herausgefunden, dass je komplizierter das Tool ist, desto mehr ende ich damit, es zu optimieren und in das Programm einzusteigen “coole Sache an einem Samstagnachmittag zu tun” Art von Mentalität, von der Dave Allen spricht. Alles sieht gut aus an meinem System, wenn ich etwas optimiere, aber wenn ich in der “Hitze der Schlacht” Wie wird es am Montagmorgen aufstehen? Werbung

Ich habe in den letzten 5 oder 6 Jahren ein paar Dinge über diese Produktivitätswerkzeuge herausgefunden, die ich Ihnen näher bringen möchte.

Produktivitätswerkzeuge saugen, wenn sie Sie verwenden

Das Problem bei superkomplizierten Produktivitätswerkzeugen ist, dass sie in der Regel nur funktionieren, wenn Sie sie bearbeiten. Wenn Sie sie für einen bestimmten Zeitraum stagnieren lassen und Erinnerungen, Fälligkeitstermine und Benachrichtigungen eingerichtet haben, wird der Tag kommen, an dem all die Kleinen kommen “Boops und Pieptöne” wird dich eher abstoßen als anziehen.

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Haben Sie ein digitales Produktivitätstool geöffnet und waren von den Aufgaben, die Sie sich selbst zugewiesen haben, überwältigt? Konnte nicht glauben, wie viele Aufgaben Fälligkeitstermine hatten, die nicht wirklich von Bedeutung waren, wenn sie fällig waren? Wenn ja, dann wurden Sie von Ihrem Produktivitätstool verwendet. Werbung

Es ist ein schmutziges Gefühl. Ich kenne.

Das Schlimmste ist, dass Ihre Zeit mit dem Produktivitäts-Tool bald zu Ende geht, wenn Sie nicht drastisch vorgehen, auch wenn Sie nicht alle Aufgaben und Projekte aus dem Tool löschen. Sie werden es wahrscheinlich ärgern.

Wenn Sie mehr Zeit mit Organisieren verbringen als mit Tun

Der Grund, warum Ihre Tools Sie letztendlich verwenden, ist, dass Sie wahrscheinlich mehr Zeit für die Organisation Ihrer Arbeit aufwenden als für die eigentliche Ausführung Ihrer Arbeit. Ich weiß, dass das bei mir der Fall ist. Werbung

Ich liebe OmniFocus. Es ist wahrscheinlich eine der produktivsten Apps, aber Sie können damit wirklich ins Unkraut gehen. Und wenn Sie dies tun, werden Sie Entscheidungen darüber treffen, wie Sie Aufgaben in einer mehr organisieren “intuitive Art und Weise” und versuchen herauszufinden, welche GTD-Kontexte besser zu Ihnen als Mensch passen.

Alle diese Tools sagen uns, dass sie dafür gemacht sind, Dinge zu erledigen, aber lassen Sie sich von ihrer Robustheit nicht täuschen. Wenn du eine ... bist “Bastler” oder jemanden, der die Dinge gerne in seine eigenen Ordnungen ordnet “Eimer”, Komplexe Werkzeuge sind das Kryptonit Ihrer eigenen Produktivität.

Ganz einfache Werkzeuge sind nicht die Lösung

Wenn Sie der Meinung sind, dass Papier und Bleistift die Antwort sind, denken Sie noch einmal darüber nach. Obwohl die Vorteile von Papier vielfältig sind (und darüber haben wir hier bei Lifehack schon viel gesprochen), mangelt es ihm an wichtigen Dingen wie Sortieren, Neuanordnen, Filtern und Warnen. Werbung

Versuchen Sie, ein Werkzeug zu finden, das Ihnen nicht im Weg steht, anstatt das Baby mit dem Badewasser hinauszuwerfen, und verwenden Sie Sie, während Sie immer noch Unterstützung für Ihre zahlreichen Aufgaben, Prioritäten und Termine haben.

Wie man sich loslöst

Der einfachste und direkteste Weg, sich vom Zorn komplizierter Produktivitätswerkzeuge zu lösen, ist ein neuer Anfang. Stimmt. Von vorn anfangen.

Wenn Sie über ein geeignetes Produktivitätswerkzeug verfügen, können Sie Ihre aktuellen Daten problemlos exportieren oder speichern und mit einer sauberen Tabelle beginnen. Dies ist der einzige Weg, auf dem ich die Kontrolle über ein kompliziertes System erlangt habe, das stehen geblieben ist, und mich wieder loszulösen und die richtigen Dinge zu tun.

Achten Sie beim Einrichten Ihres Systems darauf, dass Sie sich nicht zu sehr mit Benennungskonventionen, Tags usw. befassen. Versuchen Sie auch wirklich, diese nicht festzulegen “falsche Fälligkeitstermine” für ihre projekte. Anstatt über die 20 Möglichkeiten nachzudenken, mit denen Ihr Produktivitätswerkzeug besser sein könnte, sollten Sie nun mit der Arbeit beginnen und Elemente von Ihren Listen streichen.

Denken Sie daran, dass Ihre Produktivitätstools nur so gut sind, wie Sie sie behalten. Wenn sie eine Müllhalde und nicht aktuell sind, wird Ihre Produktivität leiden.