Der richtige Weg, eine Aufgabenliste zu erstellen und Dinge zu erledigen

Eine der wirkungsvollsten Möglichkeiten, Stress abzubauen und zu überwältigen, wenn Sie Angst vor Ihrer Arbeit haben, besteht darin, sich mit einem Stift und einem Stück Papier hinzusetzen und alle Dinge aufzuschreiben, die Sie tun müssen. Was für ein Autor von Dinge erledigen, David Allen ruft an “ein Gedankenschwung”. Es entlastet Ihr Gehirn von kognitiver Überlastung und wenn Sie alle Dinge sehen, die Sie tun müssen, bekommen Sie ein Gefühl des Trostes, wenn Sie wissen, dass es nicht so schlimm ist, wie es Ihnen Ihr Gehirn gesagt hat.

Nur all die Dinge, die Sie tun müssen, aus dem Kopf zu bekommen, bringt die Arbeit jedoch nicht zum Abschluss. Es ist nur der erste Schritt.

Um die Vorteile einer To-Do-Liste wirklich zu nutzen, gibt es nur wenige Möglichkeiten, die Ihre To-Do-Liste effektiver machen.

1. Machen Sie sich klar, was Sie tun müssen

Ich sehe oft Listen mit Aufgaben wie geschrieben zu tun “Sprich mit Tim” oder “Präsentation vorbereiten”. Das Problem bei solchen Schreibaufgaben ist, dass sie nicht klar sind. Es gibt eine Reihe von Fragen, die unbeantwortet bleiben. Sprich mit Tim über was? Welche Präsentation? Was muss vorbereitet werden?

Wenn Sie eine Aufgabe schreiben, wissen Sie, was Sie tun möchten. Aber nach einem Wochenende oder ein paar Tagen ist das, was Sie erreichen möchten, matschig und unklar geworden. Es ist viel besser zu schreiben “Sprechen Sie mit Tim über die nächste Woche in Berlin” oder “Erstellen Sie einen Entwurf für die Präsentation in der nächsten Woche vor dem Verwaltungsrat”. Sicher, es kann einige Sekunden länger dauern, bis Sie die zusätzlichen Wörter geschrieben haben, aber Sie werden sich später bei Ihnen bedanken, wenn Sie die Aufgabe erledigen.

Aufgaben wie diese schreiben macht sehr deutlich, was Sie tun möchten. Und wenn Sie sich hinsetzen, um mit Ihrer Arbeit zu beginnen, wissen Sie genau, was mit diesen Aufgaben verbunden ist, damit Sie bessere Entscheidungen darüber treffen können, woran Sie arbeiten müssen. Werbung

Dies spart außerdem viel Zeit, da Sie dank der Übersichtlichkeit die richtigen Dateien erhalten und sofort loslegen können, anstatt ein paar Minuten damit verbringen zu müssen, sich zu merken, was Sie tun müssen.

2. Verabreden Sie sich nicht nach dem Zufallsprinzip

Es ist sehr verlockend, jeder Aufgabe, die Sie schreiben, ein Datum hinzuzufügen - Sie möchten nicht vergessen, dies zu tun, oder? Überwältigende tägliche Liste von Aufgaben, die an dem von Ihnen ausgewählten Tag nicht erledigt werden müssen. Entweder planen Sie Aufgaben neu oder Sie ignorieren sie einfach.

Stattdessen strategischer werden. Ordnen Sie einer Aufgabe nur ein Datum zu, wenn Sie dies an diesem Tag vorhaben. Ich habe täglich gesehen, wie man Listen mit zwanzig bis dreißig Aufgaben erstellt, wenn die Person Tag für Tag Besprechungen hat. Unter diesen Umständen können die Aufgaben nicht erledigt werden.

Es ist in Ordnung, eine Erinnerungsaufgabe in Ihre tägliche To-Do-Liste aufzunehmen “ERINNERUNG: Projekt X überprüfen - Muss alles getan werden?” Oder erstellen Sie eine Anrufliste mit einer täglichen Aufgabe, in der Sie aufgefordert werden, Ihre Anrufliste zu überprüfen. Arbeiten Sie einfach daran, Ihre tägliche Aufgabenliste übersichtlich und realistisch zu halten.

Wenn Sie jede Woche ein wenig Zeit investieren, um Ihre Woche anhand der Angaben in Ihrem Kalender zu planen, können Sie Ihre Aufgabenliste effektiver gestalten. Sie können dann Daten zu Ihren Aufgaben hinzufügen. Wenn Sie einen ruhigen Tag im Büro ohne Besprechungen verbringen, sollten Sie eine längere Aufgabenliste haben. Wenn Sie auf Geschäftsreise sind, reduzieren Sie die Anzahl der Aufgaben auf Ihrer Liste.

3. Halten Sie Ihre tägliche Liste auf nicht mehr als zehn Aufgaben

Wenn ich dies Leuten vorschlage, lachen sie mich oft aus. Sie glauben, dass sie viel mehr zu tun haben und mindestens zwanzig Aufgaben auf ihrer Liste haben müssen. Werbung

Das Problem liegt hier in all den Ablenkungen, Notfällen und Unterbrechungen, die Sie jeden Tag erleben werden. Sie werden diese zwanzig Aufgaben nicht erledigen. Sie werden am Ende des Tages frustriert sein, weil Sie fünfundzwanzig bis fünfzig Prozent der Aufgaben, die Sie auf Ihrer Liste hatten, neu terminieren.

Verwenden Sie stattdessen am Ende des Tages etwa zehn bis fünfzehn Minuten Zeit, um den nächsten Tag zu priorisieren. Wählen Sie die zehn wichtigsten Aufgaben auf Ihrer Liste aus und markieren sie in irgendeiner Weise. Viele Aufgabenlisten-Manager können Aufgaben kennzeichnen, sodass Sie den 10 Aufgaben, die Sie am nächsten Tag erledigen möchten, eine Kennzeichnung hinzufügen können.

Dadurch bleiben Sie nicht nur auf das Wesentliche konzentriert, sondern müssen auch die Aufgaben auswählen, die sich am positivsten auf Ihren Tag auswirken.

Wenn Sie Ihre Aufgabenliste auf diese Weise priorisieren, werden Sie natürlich fokussierter und verbringen einen größeren Teil Ihrer wertvollen Zeit mit Aufgaben, die Sie bei Ihren Projekten und Zielen voranbringen.

4. Gruppieren Sie ähnliche Aufgaben

Wenn Sie sich Ihre Aufgabenliste ansehen, werden Sie feststellen, dass viele Aufgaben von Natur aus ähnlich sind.

Zum Beispiel Ihre Kunden anrufen. Wenn Sie zwei oder drei Aufgaben auf Ihrer Tagesliste haben, bei denen Sie Ihre Kunden anrufen müssen, gruppieren Sie diese und erledigen Sie sie gleichzeitig. Planen Sie ungefähr 30 Minuten, um Ihre Anrufe zu erledigen und sie nacheinander zu erledigen. Wenn Sie E-Mail-Aufgaben haben, gruppieren Sie diese ebenfalls. Sie werden feststellen, dass Sie viel mehr erledigt haben und Ihr Geist sich viel mehr auf die Arbeit konzentriert, die Sie gerade erledigen. Werbung

Es kann chaotisch werden, wenn Sie den ganzen Tag zwischen verschiedenen Arten von Arbeiten wechseln. Es ist weitaus besser für Ihre Effektivität und Produktivität erledige ähnliche Aufgaben zusammen. Sie haben die richtigen Tools (Apps, Telefon-E-Mail usw.) geöffnet und sparen viel Zeit.

5. Machen Sie Ihre To-Do-Liste motivierend

Wenn Sie Aufgaben wie schreiben “Antwort auf E-Mail” oder “Kunden-Follow-up-Anrufe tätigen,” da ist keine wirkliche Motivation drin. Es fühlt sich einfach so an, als würden Sie die Routine durchlaufen, die Arbeit zu erledigen. Schreiben Sie nach Möglichkeit Aufgaben wie “E-Mail-Posteingang auf Null setzen” und “Rufen Sie meine Kunden an, um sicherzustellen, dass sie zufrieden sind”. Das mag simpel erscheinen, aber eine To-Do-Liste hat oft keinen emotionalen Wert. Es ist nur eine Liste der zu erledigenden Arbeiten.

Um die Liste inspirierender zu gestalten, Schreibe Aufgaben, damit sie eine emotionale Reaktion hervorrufen. Die Zufriedenheit Ihrer Kunden ist motivierender als das bloße Anrufen, denn dies ist Ihre Aufgabe oder der Wettbewerb mit sich selbst, um Ihren E-Mail-Posteingang jeden Tag auf Null zu stellen.

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Eine andere Möglichkeit, Ihre Aufgabenliste motivierender zu gestalten, ist: Halte die tägliche Liste kurz. Wie ich oben geschrieben habe, fühlt sich Ihre tägliche Aufgabenliste erreichbar an, wenn sie nicht mehr als zehn Aufgaben enthält. Wenn es zwanzig bis dreißig Aufgaben hat, wird es sich einfach überwältigend anfühlen. Es ist weitaus besser, sich Ihre tägliche Liste anzusehen und sich inspiriert zu fühlen, als sich Ihre Liste anzusehen und sich demotiviert zu fühlen.

6. Führen Sie eine wöchentliche Überprüfung durch

Für alle, die David Allens gelesen haben Dinge erledigen Buch, wissen Sie alles über die wöchentliche Überprüfung. Trotzdem wundert es mich, wie viele Leute das überspringen. Wenn Sie möchten, dass Ihre To-Do-Liste wirksam und aktuell bleibt, ist eine wöchentliche Überprüfung von entscheidender Bedeutung.

In der Woche, in der Sie herumhasten und Dinge erledigen, werden Sie Dinge vermissen. Wir sind Menschen, und wir werden vergessen, die von uns erledigten Aufgaben abzuhaken, zeitkritische Aufgaben hinzuzufügen und kein Datum hinzuzufügen, und wir werden vergessen, Aufgaben hinzuzufügen. In der wöchentlichen Überprüfung machen Sie eine Stunde Pause und machen sich einen Überblick über Ihre Aufgaben. Werbung

Idealerweise sollte Ihre wöchentliche Überprüfung an einem Ort erfolgen, der keine Ablenkungen zulässt, sodass Sie sich auf die Arbeit konzentrieren und die nächste Woche planen können. Führen Sie alle Ihre Aufgaben zusammen - Sie haben möglicherweise Aufgaben in ein Notizbuch geschrieben und nicht zu Ihrer Aufgabenliste hinzugefügt - und beseitigen Sie Aufgaben, die entweder nicht mehr benötigt werden oder erledigt wurden.

Durch eine wöchentliche Überprüfung haben Sie die vollständige Kontrolle. Sie behalten den Überblick über Ihre Arbeit, können entscheiden, was als Nächstes getan werden muss und was auf einen späteren Zeitpunkt verschoben werden kann. Es ist der beste Weg, den ich kenne die woche mit einem plan und einer richtung beginnen Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass Sie die richtigen Dinge tun und sich nicht in kleinere Aufgaben verstricken lassen, die Sie bei Ihren Projekten oder Zielen nicht voranbringen.

Die Quintessenz

Bei richtiger Anwendung kann eine To-Do-Liste die Motivation und der Antrieb sein, die Sie dazu anregen, Ihre beste Arbeit zu leisten und erstaunliche Dinge zu erreichen. So bleiben Sie auf die wichtigen Dinge konzentriert und es werden keine fehlenden Aufgaben mehr ausgeführt, die sonst verloren gehen könnten.

Listen helfen Ihnen auch dabei, Stress abzubauen und zu überwältigen, denn anstatt sich an alles in Ihrem Kopf zu erinnern, haben Sie die gesamte Arbeit ausgelagert, die Sie tun müssen, um Platz in Ihrem Kopf für kreativere Bemühungen zu schaffen.

Lassen Sie uns die wichtigsten Erkenntnisse zusammenfassen:

• Schreiben Sie Aufgaben, damit klar ist, was Sie tun müssen. Wenn Sie jemanden anrufen müssen, geben Sie dessen Telefonnummer in die Aufgabe ein, um bei der Suche nach der Nummer Zeit zu sparen.
• Fügen Sie aussagekräftige und nicht zufällige Daten hinzu. Wenn Ihre tägliche Aufgabenliste nur Aufgaben enthält, die an diesem Tag erledigt werden müssen, werden Sie sich viel mehr auf die richtige Arbeit konzentrieren.
• Erlauben Sie maximal zehn bis zwölf markierte Aufgaben pro Tag auf Ihrer To-Do-Liste. Das bedeutet nicht, dass Sie nur diese Aufgaben erledigen. Wenn Sie am Ende des Tages Zeit und Energie haben, können Sie immer mehr tun.
• Gruppieren Sie ähnliche Aufgaben, damit Sie sich auf die Art der Arbeit konzentrieren können, die Sie gleichzeitig ausführen. Dies hilft, die Risiken von Multitasking zu vermeiden.
• Schreiben Sie Ihre Aufgaben so auf, dass sie sinnvoll und motivierend sind. Sie möchten sich Ihre Liste ansehen und motiviert sein, sich zu engagieren und die Arbeit zu erledigen.
• Verpassen Sie niemals eine vollständige wöchentliche Überprüfung. Dies ist der Klebstoff, der alles zusammenhält und relevant macht.

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