Produktivität überdenken Wie sich Persönlichkeit auf die Produktivität auswirkt (und warum Ihnen noch nie jemand davon erzählt hat)

(Anmerkung der Redaktion: Wir starten diese Woche eine neue Serie mit der neuen Lifehack-Mitarbeiterin Kirsten Simmons “Produktivität neu denken”. Die Hoffnung ist, dass unsere Leser Kirsten Fragen zu Produktivität, Organisation und Zeitmanagement stellen, damit sie Antworten geben kann, die die Menschen dazu bringen, einen Schritt zurück und zurück zu treten “überdenken” Produktivität. Genießen.)

Liebe Kirsten,

Es ist lustig, dass Sie Getting Things Done erwähnen, weil mein Absturz mit diesem System mich ursprünglich zum Schreiben veranlasst hat. Ich habe gehört, dass so viele Leute davon schwärmen und so viele gute Kritiken lesen, und als ich das Buch aufgegriffen habe, war es das verwirrendste, was ich je gelesen habe! Ich musste mein Skizzenbuch herausziehen, um zu versuchen, alle Schritte zu visualisieren, und selbst jetzt bin ich nicht sicher, ob ich sie richtig verstanden habe.

Ich begann mit der Sammlung herausragender Aufgaben und endete mit einem Posteingang, der mindestens einen Meter hoch war. Dann habe ich versucht, alles zu sortieren und die zweiminütigen Aufgaben zu erledigen. Nach drei Stunden pochte mein Kopf und ich war erst zur Hälfte durch! Mindestens ein Drittel von mir “zwei Minuten” Es dauerte viel länger, bis die Aufgaben erledigt waren, und ich fühlte mich hin- und hergerissen zwischen dem Versuch, sie zu beenden, oder dem Zurückgehen und dem Zurücklassen eines weiteren Gegenstandes in der Schwebe. Am nächsten Tag nahm ich einen weiteren Stich und schaffte es, den ganzen Weg durchzukommen. Ich hatte viele kurz- und langfristige Projekte, die in persönliche und einkommensschaffende Projekte unterteilt waren. Werbung

Aber jetzt ist es soweit - ich möchte mich jetzt wirklich mit einigen meiner langfristigen Projekte befassen! Die kurzen sollten Vorrang haben, aber das Durchgehen der Materialien, die ich für die langfristigen Projekte gesammelt hatte, hat meine Begierde und Begeisterung für sie wiederbelebt.

Ich drängte mich daran vorbei und versuchte, GTD Tag für Tag am Laufen zu halten. Ich verbrachte jeden Tag mindestens eine Stunde damit, alles in Ordnung zu halten und Aufgaben vor und zurück zu bewegen, als ich sie erledigte, ging zu etwas anderem über, kam dann mit einer neuen Idee für eine erledigte Aufgabe zurück und öffnete sie erneut. An Tagen, an denen ich Workshops unterrichtete, war mein Posteingang voller Aufgaben, und ich musste am nächsten Tag doppelt so lange arbeiten, um aufholen zu können. Ich fing an, mich selbst zu überdenken und verlor den Überblick über die Aufgaben im System, insbesondere, wenn sie einige Male hin und her bewegt worden waren. Schließlich stürzte ich nach einem dreitägigen Workshop ab, als in meinem Posteingang mindestens fünf Stunden mit Aufgaben zum Sortieren, Kategorisieren und Vernetzen verbracht wurden. Der Stapel war wieder so groß wie bei meinem ersten Start, und es war erst ein Monat vergangen!

Wenn ich jetzt zurücklese, fühlt es sich so albern an - warum hätte ich die Arbeit nicht einfach machen können? Es ist klar, dass andere Leute dieses System mit großer Wirkung einsetzen, aber der Anblick dieses kilometerhohen Posteingangs war einfach so demoralisierend! Ich warf das Ganze in den Papierkorb und fühlte mich ein bisschen besser, aber mein inhärentes Problem bleibt bestehen. Ich bin benommen und schlau und ich will die Leute nicht mit Arbeit und Spiel auf Trab halten, aber irgendwie passiert es trotzdem und ich hasse es, die Leute zu enttäuschen. Irgendwelche Ideen, wie ich das verhindern kann?

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G - (aaaah!)

Lieber G,

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Ihr Pinsel mit GTD klingt ähnlich wie mein eigener, außer dass ich glaube, mein Posteingang hatte vor meiner Rettung eine Höhe von etwa 2 Metern erreicht. Ich erinnere mich noch genau an das Ding, das in einem Erdrutsch aus Papier, Visitenkarten und Haftnotizen umgefallen ist, und meine Hunde stürmten herein, um die Seiten zu untersuchen und sie freudig zu packen, um sie auseinander zu reißen. Ich hätte sie ausschimpfen sollen, aber es war eine große Erleichterung, die Überreste dessen zu sehen, was ich hätte tun sollen! Werbung

Wie ich letztes Mal erwähnte, muss die Produktivität in Ihr persönliches Ökosystem passen. Dieses Ökosystem umfasst Ihre Ziele, Ihre Persönlichkeit, Ihre Stärken und Schwächen, Ihre Gewohnheiten und Ihre Lebensverpflichtungen. In der GTD ist Produktivität das A und O, ein stumpfes Instrument, das in den richtigen Händen wirksam sein kann, in anderen jedoch überwältigend oder sogar zerstörerisch sein kann. Nehmen wir an, Sie hatten eine Tomate und mussten sie in zwei Hälften schneiden. http://www.lifehack.org/articles/communication/when-to-use-email-when-not-to.html Würden Sie eine Kettensäge, ein Metzgermesser, ein Gemüsemesser oder ein Buttermesser wählen? Sie müssen das richtige Werkzeug für den Job haben!

Sie erwähnen in Ihrem Brief nicht viel über Ihre Ziele, Gewohnheiten oder Stärken / Schwächen, aber Sie haben mir einige Hinweise zu Ihrer Persönlichkeit gegeben. In Anbetracht der physischen Größe Ihres Posteingangs, Ihrer Notwendigkeit, die Schritte von GTD zu visualisieren, und Ihrer Erwähnung, Menschen zu hassen, die Sie enttäuschen, schätze ich, dass Sie umweltfreundlich oder fantastisch sind, und ich werde mich darauf einlassen, dies zu sagen Umwelt ist Ihre primäre und fantastische Ihre sekundäre. Jeder Mensch hat einen primären Typ, der für ihn am natürlichsten ist und sekundäre Typen auf der Grundlage der Stärke der sie umgebenden Einflüsse aufgreift.

• Der Umgebungstyp ist eine erstaunliche Person. Sie haben die beneidenswerte Fähigkeit, die Körpersprache und die Emotionen der Menschen in ihrer Umgebung zu fühlen und zu interpretieren, und sie sind am glücklichsten, wenn diejenigen, die sie lieben und mit denen sie Zeit verbringen, glücklich sind. Dies ist jedoch ein zweischneidiges Schwert, und ich habe viele Umweltschützer gesehen, die sich selbst so vernachlässigten, dass sie ihre Gesundheit ruinierten, um stattdessen die Menschen in ihrer Umgebung zu unterstützen. Ihr routinemäßig überfüllter Posteingang weist auf ein klassisches Umwelträtsel hin, bei dem irgendwann alles gespart wird, was für jemanden von Wert sein könnte. Lassen Sie mich raten - Ihr E-Mail-Posteingang ist genauso, nicht wahr??
• Der fantastische Typ ist ein visueller Denker, und sie bringen eine beeindruckende Fähigkeit zur Problemlösung zu jeder Aufgabe, die sie übernehmen. Sie neigen dazu, sich in dem zu verlieren, was sie tun, und bleiben stundenlang verloren, unabhängig davon, was um sie herum vor sich geht. Dies ist der Autor, der bis in die frühen Morgenstunden am Schreiben bleibt, und der Wissenschaftler, der mit einer Idee in sein Labor eintaucht und Stunden später auftaucht, nachdem er vergessen hat, in der Zwischenzeit zu essen, zu trinken oder irgendetwas anderes auf seinem Kalender zu tun.

Es gibt zwei zusätzliche Typen, den analytischen und den strukturellen.

• Der analytische Typ ist ein brillanter Big-Picture-Denker und in der Lage, Informationen schnell zu verinnerlichen und zu verarbeiten. Dies ist die Person, die sich ein Diagramm oder eine Abbildung ansieht, versteht, was vor sich geht und wie es in ihre Ziele passt, und intelligent über die Bedeutung der Daten und die nächsten Schritte spricht. Sie sind auch sehr ehrgeizig, manchmal zum Nachteil anderer Teile ihres Lebens, wenn sie ein Ziel verfolgen.
• Der Strukturtyp ist die von Natur aus begabte Systemperson - sie kann eine Situation sehen, die Einzelteile verstehen und über die möglichen Ergebnisse nachdenken, um einen wiederholbaren Prozess zusammenzustellen. Während ich David Allen persönlich nicht kenne, sagt mir die einfache Existenz des Imperiums Getting Things Done, dass er ein Struktureller ist. Und Systeme wie GTD können großartig funktionieren - für andere Structurals. Aus diesem Grund sehen Sie so viele strukturelle Systeme in der Produktivitätsarena - es ist eine natürliche Reaktion, wenn Sie sehen, dass andere Schwierigkeiten haben, zu helfen, und wenn Sie ein Produktivitätssystem haben, das für Sie funktioniert, werden Sie anderen natürlich davon erzählen, wenn Sie es sehen sie kämpfen mit der Produktivität. Aber wenn ein Umwelt- oder ein Phantastisches versucht, ein Struktursystem zu verwenden, sehen wir die Frustration, den Stress und die eventuelle Aufgabe, die Sie beschreiben, G - (aaah!). Wenn ein Analytical ein Structural-System verwendet, kann es verwaltet werden, aber seine Zeit und Fähigkeiten werden nicht optimal genutzt.

Was ist also die Lösung für diejenigen von uns, die andere Stärken als unsere strukturellen Kollegen haben? Nun, das hängt von den anderen Elementen des Ökosystems ab - Ihren Zielen, Ihren Gewohnheiten und Ihren Lebensverpflichtungen. Warum schreibst du nicht zurück und erzählst mir vom ersten und dritten, G - (aaah!)? Dann können wir anfangen, Ideen zu testen, die eine größere Chance haben, für Sie zu arbeiten. Werbung

Mit Liebe,
Kirsten

Nun sind Sie an der Reihe - mit diesen Typenbeschreibungen, von denen Sie glauben, dass Sie sie sind?

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Fotonachweis: Ein grünes Auto unter vielen anderen Autos via Shutterstock und Inline-Foto von Johannes Kleske via Flickr (CC BY 2.0)