Produktivität einfach gemacht Der Schlüssel zu GTD - Ihr tägliches Aktivitätsdiagramm

Klingt ernst, nicht wahr? Zum Glück ist die ganze Idee recht einfach zu begreifen.

Aber zuerst…

Zu diesem Zeitpunkt wissen Sie bereits, was die Hauptelemente der Produktivität sind und wo Sie mit GTD beginnen sollen. Das ist alles großartig, aber uns fehlt immer noch eine wichtige Information…

Was zum Teufel mit all dem Zeug zu tun??!

Und heute werden wir genau das behandeln.

Das Wirkdiagramm verstehen

Wenn Sie mit GTD arbeiten, tun Sie im Grunde immer eines von drei Dingen: Werbung

• Kümmere dich um definierte Aufgaben.
• Kümmere dich um undefinierte Aufgaben.
• Planen (definieren) Sie Ihre Aufgaben.

Diese Dinge bilden eine Schleife und wiederholen sich über den Tag, die Woche, den Monat usw. hinweg.

Die Planung Ihrer Aufgaben wird das Thema des nächsten Beitrags in dieser Reihe sein. Lassen Sie uns dies also zunächst belassen und uns auf die ersten beiden Dinge konzentrieren.

• Definierte Aufgaben / Aktivitäten sind alles, was in Ihrer Projektliste, der Liste der nächsten Aufgaben, der Zukunfts- / Vielleichtliste und dem Kalender enthalten ist. Weißt du, all das, was du irgendwann vorhast.
• Undefinierte Aufgaben / Aktivitäten sind alles, was dich überraschen und dich zum Handeln zwingen. Zum Beispiel, wenn Ihr Ehepartner Sie anruft und schreit, dass Ihr Haus in Flammen steht. (Das ist ein extremes Beispiel, aber ich versuche nur, meinen Standpunkt zu vermitteln.)

Definiert und undefiniert sind die einzigen möglichen Arten von Aufgaben, über die Sie auf Ihrem Weg durch das Leben stolpern könnten. Alles ist dir entweder vertraut (Dinge, die du geplant hast) oder neu und unerwartet (Dinge, die du nicht vorhergesehen hast).

So definierte Aufgaben haben wir abgedeckt. Wenn Sie Lust auf Arbeit haben, wählen Sie einfach eine aus der Liste der nächsten Aufgaben aus und führen Sie sie aus. Aber was tun, wenn undefinierte Aufgaben auftreten? Tun wir sie einfach, oder was??

Hier kommt das tägliche Aktivitätsdiagramm ins Spiel.

Lernen Sie Ihr tägliches Aktivitätsdiagramm kennen

Erstens das Diagramm selbst. Lassen Sie sich von Anfang an nicht entmutigen, denn die Sache ist eigentlich recht einfach zu begreifen - wie ich weiter unten erläutere.

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Es gibt ein Ding namens Dinge oben auf der Grafik. Dinge sind alles, was dir tagsüber den Weg kreuzt - alles, womit dich dein Leben trifft (die undefinierten Aufgaben). Eine E-Mail zu bekommen ist a Ding. Eine neue Idee für etwas zu finden, ist a Ding. Einen Anruf entgegennehmen ist a Ding. Eine direkte Bestellung von Ihrem Chef zu erhalten, ist auch eine Ding. In einem Satz - alles, was irgendeine Reaktion von Ihrer Seite erfordert, ist a Ding.

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Also gehen die Sachen in deinen Posteingang. Der Posteingang muss kein tatsächlicher Posteingang sein, z. B. ein E-Mail-Posteingang oder ein herkömmlicher Posteingang in Ihrem Vorgarten. Dies ist einfach ein Ort, an dem alle ankommenden Dinge landen.

Sie können beispielsweise einen Ordner auf dem Desktop Ihres Computers erstellen. Oder schreiben Sie alles auf Haftnotizen und kleben Sie sie auf den Bildschirm Ihres Computers. Oder stellen Sie einen speziellen Behälter neben Ihren Schreibtisch. Die Wahl liegt ganz bei Ihnen. Was für Sie am sinnvollsten ist, kann als Posteingang verwendet werden.

Also landet alles dort und wartet auf ein weiteres Eingreifen von Ihrer Seite. Was Sie tun, ist etwas aus dem Posteingang zu holen und die erste Frage zu beantworten: Was ist es? Muss (oder will) ich irgendetwas dagegen tun??

Wenn die Antwort ist Nein Dann haben Sie vier Hauptoptionen, die Sie als Nächstes ausführen können.

• Das Ding ruinieren. Ziemlich selbsterklärend.
• Putting es in Ihre Zukunft / Vielleicht Liste. Wenn Sie glauben, dass Sie in Zukunft mit dieser Sache arbeiten möchten.
• Planen Sie es in Ihrem Kalender. Wenn Sie an einem bestimmten Datum und zu einer bestimmten Uhrzeit Maßnahmen ergreifen müssen (denken Sie daran, dass Ihr Kalender heilig ist).
• Einfügen in Ihre Referenzdateien. Wenn es sich nur um eine Information handelt, die Sie behalten möchten, die jedoch in keiner Weise verwertbar ist.

Wenn die Antwort ist Ja dann stellt sich eine zweite frage: Ist es die nächste mögliche Aktion?

Die undefinierten Dinge, mit denen Sie tagsüber konfrontiert sind, können sehr unterschiedlich konstruiert sein. Dies können einfache One-Action-Aktivitäten sein (wie ein E-Mail-Spruch), “Bring den Müll raus”, oder sie könnten genauso gut massive Projekte starten (wie, “Starten Sie die Marketingkampagne für Coca-Cola”). Die Frage oben ist also, wo Sie entscheiden, ob es das erstere oder das letztere ist. Werbung

Wenn es sich in der Tat um ein neues Projekt handelt, müssen Sie es in Ihre Projektliste aufnehmen und anschließend eine Planung durchführen, um eine Liste möglicher Aufgaben für dieses Projekt zu erstellen (mehr dazu im nächsten Abschnitt) Post in der Serie).

Wenn es sich jedoch nur um eine einfache Aktivität / Aufgabe handelt, sollten Sie in Betracht ziehen, sie sofort zu erledigen. Daher die dritte Frage in der Grafik: Kann ich es in weniger als 2 Minuten tun?

Warum die 2-Minuten-Beschränkung? Denn wenn Sie sich um jede einzelne Aufgabe kümmern würden, die Ihnen jemand direkt vor Ort schickt, könnten Sie an einem Tag nichts anderes tun. GTD schützt Sie lediglich vor einer Situation, in der eingehende Aufgaben Ihre Arbeitsweise beeinträchtigen.

Also, wenn Sie es in der Tat in weniger als 2 Minuten tun können, dann Mach es einfach. Ein Beispiel für eine solche Aufgabe ist eine, die ich Ihnen oben in ein paar Absätzen gegeben habe - jemand, der Sie auffordert, den Müll herauszunehmen.

Leider können die meisten undefinierten Aufgaben nicht in weniger als 2 Minuten erledigt werden. Das ist nur das Leben.

In einem solchen Fall haben Sie zwei Möglichkeiten. Sie können sie entweder delegieren oder verschieben.

• Delegieren Etwas bedeutet, es einfach an jemand anderen zu senden. Ihr Assistent, Ihr Auftragnehmer oder wer auch immer Sie übrig haben, oder finden Sie das Ding, für das Sie eine geeignete Aufgabe haben. Sobald Sie die Aufgabe an sie gesendet haben, legen Sie sie einfach in Ihre “Warten auf” Listen Sie auf, damit Sie nicht vergessen, zu dieser Person zurückzukehren und nach deren Fortschritten zu fragen.
• Aufschieben Etwas bedeutet, es an einer von zwei möglichen Stellen zu platzieren: entweder in Ihrem Kalender oder in Ihrer Liste der nächsten Aufgaben.

Fügen Sie es in Ihren Kalender ein, wenn es unbedingt an einem bestimmten Datum ausgeführt werden muss, oder fügen Sie es in Ihre Liste der nächsten Aufgaben ein, damit Sie darauf zurückgreifen können, wenn Sie sich entscheiden, an Ihren definierten Aufgaben zu arbeiten. Werbung

Das ist alles, was das Diagramm zu bieten hat. Wenn Sie es ehrlich befolgen, können Sie jede undefinierte Aufgabe sehr effektiv erledigen.

Undefinierte Aufgaben können Ihren perfekt geplanten Arbeitstag komplett ruinieren. GTD kann Ihnen helfen, eine solche Situation zu verhindern.

Was jetzt?

Wir wissen, was mit unseren definierten Aufgaben zu tun ist (tun Sie sie einfach, wenn Sie etwas Zeit haben) und wir wissen auch, was mit unseren undefinierten Aufgaben zu tun ist (definieren Sie sie wie oben erläutert). Aber es gibt noch eine kurze Sache, die ich heute mit Ihnen teilen möchte. Und so können Sie Ihre Arbeit jeden Tag / jede Woche überprüfen und sich darüber im Klaren sein, was los ist.

Das mache ich persönlich.

1. Jeden Tag ich Beginnen Sie mit meinem Kalender. Weil ich weiß, dass die wichtigsten Aufgaben für einen bestimmten Tag genau dort sind. Aufgaben, die nicht übersehen werden können. Ich rate Ihnen, dasselbe zu tun und Ihren Tag mit dem Auschecken Ihres Kalenders zu beginnen.
2. Wenn ich mit dem Kalender fertig bin, nehme ich meine Liste der nächsten Aufgaben, wähle eine Aufgabe aus und beginne sie auszuführen. Dann wähle ich eine andere Aufgabe, dann eine andere und so weiter.
3. Außerdem überprüfe ich einmal pro Woche alle meine Listen: Projektliste, Zukünftige / Vielleicht Liste, Warten auf Liste, und stelle sicher, dass meine Prioritäten immer noch dieselben sind und dass ich immer noch alle ausführen möchte die Dinge, die da sind. Ich plane auch meine nächste Woche und aktualisiere alles so, dass es perfekt zu meinen aktuellen Zielen und Angelegenheiten passt. Dies ist auch die Zeit, um neue Projekte zu erstellen und alte zu löschen - wissen Sie, um Dinge aufzuräumen.

Und das ist es. Diese ganze Methodik beruht auf diesen einfachen Aktivitäten:

1. Kümmere dich um deinen Kalender.
2. Kümmere dich um deine Liste der nächsten Aufgaben.
3. Überprüfen Sie alles.
4. Wiederholen.

Und deshalb ist GTD in der Praxis so effektiv.

(Bildnachweis: Entscheidungsphrase über Shutterstock)