Produktivität leicht gemacht Die 7 Hauptelemente von GTD

Genau wie die fünf Elemente (Feuer, Erde, Metall, Wasser und Holz) hat GTD seine eigenen Elemente. Nur gibt es sieben statt fünf ... und bei weitem nicht so episch.

In den vorherigen Teilen dieser Serie haben wir uns mit Themen wie der Auswahl der nächsten Schritte und der Erstellung Ihrer Projektliste (und Ihrer nächsten Aufgabenliste) befasst. Heute ist es Zeit, sich eingehender mit diesem Thema zu befassen und die Hauptelemente etwas detaillierter zu erläutern.

Damit Sie nicht länger hängen bleiben, möchte ich Ihnen die sieben Hauptelemente von GTD erläutern:

• Liste der Projekte
• Nächste Aufgabenliste
• Zukunft / vielleicht Liste
• Kalender
• “Warten auf” Liste
• Ressourcendateien
• Der Immaterielle (warte darauf ...)

Diese Elemente zu kennen, zu wissen, wie man sie verwendet, und ihren Zweck zu verstehen, ist der Schlüssel zur erfolgreichen Implementierung von GTD.

Ich weiß, dass es sich nach viel Arbeit anhört und dass einige der Elemente derzeit nicht klar sind, aber ich versichere Ihnen, es ist viel einfacher, als es scheint.

Nehmen wir es von oben und sprechen über das erste Element in der Liste:

Liste der Projekte

Wir haben im vorherigen Beitrag kurz darüber gesprochen - Auswählen, was als Nächstes mit GTD zu tun ist. Probieren Sie es aus, wenn Sie es noch nicht getan haben. Der Beitrag erklärt auch die Bedeutung von Projekten im Sinne der GTD.

In Ihrer Projektliste werden im Wesentlichen alle aktuellen Projekte aufgelistet. Werbung

Jedes Projekt hat einen eigenen Abschnitt in der Projektliste. Jeder Abschnitt ist eine ziemlich vollständige Sammlung verschiedener Dinge in Bezug auf ein Projekt.

Ein solcher Projektabschnitt enthält normalerweise Dinge wie:

• Eine kurze Beschreibung des Projekts. Dies ist hilfreich, wenn Sie nach einer Weile der Inaktivität zu einem bestimmten Projekt zurückkehren möchten und sich nicht mehr genau erinnern können, um was es sich bei dem Projekt handelte.
• Eine Liste der Aufgaben, die zum Abschließen des Projekts ausgeführt werden müssen.
• Verweise auf andere Materialien, die bei der Arbeit am Projekt nützlich sein können.

Das erste Element ist ziemlich selbsterklärend. Der zweite wurde im vorherigen Beitrag erklärt. Also bleiben wir beim letzten - Verweise auf andere Materialien. Die Wahrheit ist, dass Sie, wenn Sie an etwas arbeiten, eine Reihe verschiedener Dinge als Referenz benötigen (oder andere Informationen, die Ihnen helfen, das Projekt fertigzustellen)..

Lassen Sie uns das einfachste Beispiel verwenden, um dies kurz zu erläutern - unser Beispiel für die Fahrzeugfixierung. Einige Verweise auf andere Materialien könnten Folgendes umfassen: Auflistung aller Fachwerkstätten in Ihrer Nähe, Telefonnummern, wichtige Unterlagen für das Auto.

Natürlich hat jedes Projekt andere Eigenschaften, daher gibt es keine universelle Vorlage für diese Referenzen, aber ich bin mir sicher, dass Sie auf die Idee kommen.

Nächste Aufgabenliste

Wie ich schon im vorigen Beitrag sagte, Hier verbringst du die meiste Zeit bei der Arbeit mit GTD.

Grundsätzlich enthält die Liste der nächsten Aufgaben nur eine Aufgabe aus jedem Ihrer Projekte. Nicht mehr, nur eine einzige Aufgabe.

Der vorherige Beitrag (Auswählen, was als Nächstes mit GTD zu tun ist) erläutert den Zweck und den Aufbau der Liste der nächsten Aufgaben im Detail.

Zukünftige / Vielleicht Liste

Dies ist ein neues Element. Wir haben noch nicht darüber gesprochen. Werbung

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Der Zweck dieser Liste ist sehr einfach. Es enthält alles, wovon Sie wissen, dass Sie momentan keine Maßnahmen ergreifen können (Zukunft), oder Dinge, bei denen Sie sich noch nicht sicher sind, ob Sie jemals Maßnahmen ergreifen werden (Vielleicht)..

Der Zweck dieser Liste ist es, Ihnen einen Ort zu bieten, an dem Sie all Ihre Ideen, möglichen Projekte, Dinge, die einfach interessant erscheinen, Dinge, die Sie nicht vergessen möchten, usw. aufbewahren können.

Der Aufbau der Liste ist nicht genau definiert, sodass alles, was Sie wollen, dort seinen Platz finden kann. Insbesondere Dinge wie:

• Kurzbeschreibungen neuer Projekte.
• Einzelne Aufgaben, über die Sie nachdenken.
• Zufällige, aber umsetzbare Gedanken zu irgendetwas.
• Dinge (Anfragen, Projekte, Aufgaben), die Ihnen andere Leute geschickt haben.
• Zusammenfassungen von interessanten Artikeln / Posts, an denen Sie möglicherweise in Zukunft arbeiten möchten.

Praktisch alles, was es wert ist, für mögliche zukünftige Aktionen aufbewahrt zu werden, findet seinen Platz in der Future / Maybe List. Es gibt keine wichtigeren Regeln als diese.

Kalender

Ein Kalender scheint eine ziemlich offensichtliche Sache zu sein. Aber es ist nicht. Viele Menschen geraten in die Falle, alles in einen Kalender zu schreiben. Es ist eine Gewohnheit. Und es ist schlecht.

Das größte Problem bei einem Kalender ist, dass wir ihn häufig verwenden, um einige Dinge aufzulisten, von denen wir glauben, dass sie an einem bestimmten Tag möglich sind. So haben wir am Ende Dutzende von Aufgaben übereinander, die nicht am gewünschten Tag erledigt wurden. Dies macht es auch sehr einfach, einige Aufgaben zu übersehen, die an einem bestimmten Tag unbedingt erledigt werden müssen.

Dein Kalender ist heilig. Der eigentliche Zweck eines GTD-Kalenders besteht darin, Ihnen mitzuteilen, dass, wenn Sie etwas in diesen Kalender einfügen, dies bedeutet, dass dies nur zu dem genauen Datum möglich ist, das Sie ausgewählt haben… oder NIEMALS.

Ich meine es ernst. Es ist wirklich Ihre einzige Chance, das Ding zu machen. Nachdem Sie es verpasst haben, ist es für die Ewigkeit verloren.

Was ist der Zweck von all dem? Es ist einfach. Es ist so, dass alle wirklich zeitkritischen Aufgaben nicht übersehen werden. Werbung

Nehmen wir an, Sie haben einen Arzttermin. Solche Termine sind immer auf ein bestimmtes Datum und eine bestimmte Uhrzeit festgelegt. Wenn du es verpasst hast, hast du es verpasst und du musst einen anderen Termin vereinbaren. Sie können nicht einfach am nächsten Tag auftauchen und sagen “Entschuldigung, ich bin zu spät.” Das wird nicht funktionieren.

Das Beispiel des Arztes ist eigentlich perfekt, um den Zweck eines GTD-Kalenders zu erklären. Es ist wirklich ein heiliger Ort. Wenn etwas in den Kalender aufgenommen wird, gibt es keine Möglichkeit, es neu zu planen oder zu verschieben. Es ist wie in Stein gemeißelt.

Was ist der Hauptvorteil? Sie werden erstaunt sein, wie wenig Dinge Sie in Ihrem Kalender haben, wenn Sie dies implementieren.

“Warten auf” Liste

Dies ist auch ein neues Element. Diese Liste enthält ganz einfach alle Dinge, auf die Sie warten.

“Dinge, auf die du wartest” ist eine vage Erklärung, also lassen Sie mich Ihnen einige Beispiele geben:

• E-Mails, auf die andere Personen warten.
• Ein Anruf, den Ihr Immobilienmakler für Sie tätigen sollte.
• Der Preis des mexikanischen Pesos soll sinken, damit Sie etwas Währung für Ihren Urlaub kaufen können.
• Ihr Auto muss repariert werden, damit Sie es abholen können.
• Ihr Beitrag wird auf Lifehack.org veröffentlicht.

Diese Liste ist ein Ort für alle Dinge, die in gewisser Weise unabhängig von Ihren Handlungen sind, und dennoch warten Sie darauf, dass sie eintreten.

Was ist der Zweck? Ganz einfach, um nicht zu vergessen, dass jemand etwas für Sie tun sollte und dass er zu spät kommt. Es ist so, dass Sie nicht eines Tages aufwachen und sagen, “Moment mal, mein Artikel sollte wie vor 2 Monaten veröffentlicht werden!”

Ressourcendateien

Ressourcendateien enthalten alle Informationen, die Sie benötigen, um mit Ihren Projekten, Ihrer Arbeit und… im Wesentlichen… Ihrem Leben fertig zu werden. ”Ressourcendateien” ist nicht der beste Name der Welt, also lassen Sie uns einige Beispiele zeigen:

• Artikel, die nützlich sein könnten.
• Blog-Posts, die Sie gelesen (oder geschrieben) haben.
• Ihr Verzeichnis mit Registerkarten und Notizen (wenn Sie zum Beispiel Gitarrist sind).
• Ihr Notizbuch mit Kontakten.
• Ihre Liste der besten Restaurants der Stadt.
• Bestimmte Bücher, die Sie überprüfen möchten.
• Alle wichtigen Informationen, die auf der Festplatte Ihres Computers gespeichert sind.
• Bilder von deinem letzten Urlaub.
• und so weiter…

Ich denke, dass die einzige Regel darin besteht, alles zu speichern, was in keiner Weise verwertbar ist, aber Sie möchten es trotzdem behalten. Werbung

Wie Sie sich vorstellen können, ist dies wahrscheinlich das größte Volumenelement von allen. Ansonsten kommt nichts Ihrer Ressourcendatei nahe. Zum Glück machen wir heutzutage die meisten Dinge auf einem Computer, damit wir nicht mit Tonnen von Papier herumspielen müssen.

Das immaterielle Element

Dies ist das letzte und wichtigste Element von allen. Es ist das Immaterielle: Vertrauen.

Wenn Sie GTD nicht vertrauen, kann nichts anderes das System für Sie arbeiten lassen. Wenn Sie möchten, dass GTD Ihnen dabei hilft, Ihr Leben und Ihre Arbeit besser zu organisieren, müssen Sie darauf vertrauen, dass GTD dies tatsächlich für Sie tun kann.

Vertrauen ist für andere, einfachere Methoden nicht so wichtig. Aber GTD ist anders. Es ist etwas komplex. Es wurde nicht über Nacht erfunden. Es ist das Ergebnis jahrelanger Arbeit und Erfahrung seines Autors - David Allen. Es ist kein Zufall. Und deshalb funktioniert es.

Aber damit es funktioniert du musst ihm vertrauen, oder - wie manche es gerne nennen - unterbrechen Sie Ihren Unglauben, während Sie GTD lernen. Es wird sich bald auszahlen.

Es gab bereits drei Teile der Productivity Made Simple-Reihe. Vertrauen Sie an dieser Stelle darauf, dass es Ihre Arbeitsweise ändern kann? Teilen Sie Ihre Gedanken in den Kommentaren.

(Bildnachweis: Tutorial oder Beratungskonzept via Shutterstock)