Produktivität leicht gemacht So verhindern Sie, dass Ihre Projekte Sie umbringen

Einige Projekte können ein echtes Problem sein Weißt du was. Natürlich nicht alle. Aber es gibt einige, die uns nachts wach halten. Es kann viele Gründe für eine solche Situation geben. Manchmal sind die Aufgaben, die erledigt werden müssen, einfach schwierig auszuführen. Andere Male ist es die Zeit, die benötigt wird, die uns Angst macht.

Aber manchmal ist das Erschreckendste von allen, dass wir nicht wissen, was in einem Projekt vor sich geht, und keinen Weg finden, alles zu planen und ein klares Bild davon zu bekommen, was getan werden muss.

In den vorhergehenden Teilen der Serie haben wir darüber gesprochen, was zu tun ist, wenn alles perfekt ausgelegt ist. Sobald wir uns über die genauen Aufgaben im Klaren sind und sogar wissen, wann wir uns darum kümmern wollen. Aber es fehlt ein Teil, und das ist natürlich der Teil der Planung Ihrer Projekte und der Auswahl Ihrer Prioritäten.

Die meisten Projekte, für deren Ausführung wir uns entscheiden, sollten in fünf Hauptschritten definiert und geplant werden. Diese sind:

1. Ziele und Regeln setzen.
2. Definieren Sie Ihre Vision für das Endergebnis.
3. Brainstorming.
4. Organisieren.
5. Nächste Aufgaben auswählen.

Natürlich erfordert nicht jedes Projekt eine derart aufwändige Abfolge von Schritten. Einige Projekte sind wirklich einfach und das Definieren von Zielen oder Visionen wäre ein völliger Overkill.

Wenn Sie nur Ihr Auto reparieren wollen, brauchen Sie keine intelligenten Regeln, um es zu erledigen. Sie wissen wahrscheinlich, was ohne zusätzliche Hilfe zu tun ist.

GTD wurde jedoch entwickelt, um jede Art von Projekt abzuwickeln, egal wie groß oder klein.

Die oben genannten Schritte machen genau das. Sie können auf alles angewendet werden. Und nachdem Sie alle durchgearbeitet haben, können Sie sicher sein, dass Ihr Projekt klar und verständlich ist. Dies erhöht letztendlich Ihre Chance, das Projekt erfolgreich auszuführen. Werbung

Um das Ganze zu erklären, müssen wir unsere einfachen Beispiele verlassen und uns etwas Komplizierterem annehmen. Stellen Sie sich also vor, Sie kaufen eine neue Wohnung für sich und Ihre Familie.

1. Ziele und Regeln setzen.

Dies ist der Teil, in dem Sie die Fragen von beantworten Warum und wozu.

In unserem Beispiel lautet die Frage: Warum möchten Sie eine neue Wohnung??

Einige mögliche Antworten: Sie möchten näher an Ihrem Arbeitsplatz wohnen, möchten, dass Ihre Kinder näher an der Schule wohnen, möchten mehr Platz für sich und Ihre Familie haben, möchten in der Innenstadt wohnen, weil dort all die interessanten Dinge geschehen, die Sie möchten eine modernere Umgebung, und so weiter.

Die Gründe für jedes Projekt sind natürlich unterschiedlich. Darüber hinaus unterscheiden sich persönliche Projekte grundlegend von geschäftsbezogenen Projekten. Aber sie haben noch viel gemeinsam. Wenn Sie zum Beispiel keine neue Wohnung kaufen, sondern ein Unternehmen gründen, bleibt die Frage: Warum möchten Sie ein Unternehmen gründen??

Egal, was Sie tun möchten, Sie müssen immer mit Ihren Zielen und Regeln beginnen. Ziele, die wir abgedeckt haben (es ist die Warum). Regeln sind noch einfacher zu verstehen.

Kehren Sie zu unserem Beispiel zurück. Einige Regeln: Wie hoch ist Ihr Budget? wo willst du wohnen (welche nachbarschaft) möchtest du ein zimmer für alle bekommen Benötigen Sie eine Garage? und so weiter.

Sobald Sie alle diese Dinge aufgereiht haben, können Sie mit dem nächsten Schritt fortfahren.

2. Definieren Sie Ihre Vision für das Endergebnis.

Hier beantworten Sie die Frage von Was. Werbung

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Erstellen Sie eine vollständige Vision dessen, was Sie als Endergebnis des Projekts erhalten möchten. Je mehr Details desto besser.

Ihre Vision spiegelt die Ziele und Regeln wider, die Sie im vorherigen Schritt festgelegt haben. Die Ziele sind die wichtigsten Richtlinien dafür, was innerhalb eines bestimmten Projekts getan werden sollte und was nicht. Nun verwenden Sie diese Ziele, um Ihre Vision für das Endergebnis des Projekts zu entwickeln.

Eine mögliche Vision für unser Projekt:

Ich möchte eine 4-Zimmer-Wohnung in der Innenstadt. Mindestens X Quadratmeter Platz. Große Küche. Es muss eine Garage haben. Der Preis sollte unter X liegen. Moderne Möbel.

Das klingt nach einer guten Vision. Natürlich könnten wir hier noch viel mehr Dinge aufnehmen, aber im Moment wird es reichen.

Der nächste Schritt besteht darin, diese Vision aufzugreifen und ein Brainstorming darüber durchzuführen.

3. Brainstorming.

Brainstorming ist wahrscheinlich die kreativste Aktivität für jedes Projekt. Sie haben es schon oft gemacht, da bin ich mir sicher. Brainstorming hat jedoch wenig Sinn, wenn es vor dem Ausführen der beiden vorherigen Schritte durchgeführt wird.

Eine Brainstorming-Sitzung muss sich immer auf eine genau definierte Hauptidee stützen, damit wir eine Anleitung haben und wissen, wohin wir damit gehen. Und genau das gibt uns die Definition von Zielen und Visionen.

Das Brainstorming selbst ist sehr einfach. Im Wesentlichen ist es die Antwort auf die Frage von Wie. Werbung

Einige Leute mögen es, bestimmte Einschränkungen festzulegen, zum Beispiel zeitliche Einschränkungen. Dies ist gut, wenn wir an einem bestimmten Projekt arbeiten und mehr als eine Person das Brainstorming durchführt. Aber wenn es nur Sie sind, können Sie so viel Zeit verbringen, wie Sie wollen. Natürlich im Rahmen der Vernunft.

Beginnen Sie, indem Sie Ihre Ziele und Visionen an einem sichtbaren Ort platzieren. Dann lassen Sie einfach Ihren kreativen Verstand los und schreiben Sie jede Idee auf, die Ihnen zu den Dingen in Ihrem Projekt einfällt. Und ich meine JEDEN.

Dies ist nicht die Zeit, um die Ideen zu bewerten und die schlechten zu beseitigen. Nicht jetzt. Dies ist die Zeit, alles aufzuschreiben, egal wie dumm es zuerst klingt.

Unser Beispiel: Rufen Sie die Immobilienagentur an, gehen Sie zu IKEA, beauftragen Sie einen Bauunternehmer, fragen Sie nach, ob es sich um eine gute Nachbarschaft handelt, wählen Sie Farben aus, holen Sie sich eine Elvis-Skulptur in Originalgröße, stellen Sie eine Internetverbindung her, nehmen Sie einen Bankkredit auf, mieten Sie ein van, überprüfen Sie alle Installationen (Strom usw.), und so weiter. Die Liste für ein solches Beispiel kann weiter und weiter gehen, also hören wir hier einfach auf.

Wenn Sie einen Punkt erreicht haben, an dem Ihnen nichts mehr einfällt, ist es wahrscheinlich ein guter Moment, mit dem Brainstorming aufzuhören und mit dem nächsten Schritt fortzufahren.

4. Organisieren.

Ja, hier können Sie die guten Ideen auswählen und die schlechten entfernen. Brainstorming sollte Ihnen beides bieten.

Warum ist das gleichzeitige Brainstorming und Organisieren nicht die beste Wahl? Weil diese Aktivitäten sich widersprechen. Einerseits muss man kreativ sein und Dinge erfinden, andererseits muss man wieder auf den Boden kommen und vernünftig sein, wenn man sie bewertet. Dies gleichzeitig zu tun, funktioniert einfach nicht. Deshalb ist das Organisieren ein separater Schritt.

Der Vorgang ist einfach. Schauen Sie sich einfach Ihre Brainstorming-Liste an und entfernen Sie alles, was nicht viel mit Ihren Zielen und Visionen zu tun hat oder einfach nur dumm ist (wie die Elvis-Skulptur… oder?)..

Sobald Sie einige Zeit damit verbracht haben, all diese Dinge durchzusehen, beginnt Ihr Gehirn automatisch, die Dinge nach ihren Prioritäten zu ordnen und was zuerst getan werden muss. Sie sollten diesen Geisteszustand nutzen und schnell zum letzten Schritt übergehen. Werbung

5. Nächste Aufgaben auswählen.

Hier kommt unser alter Freund - die Liste der nächsten Aufgaben - wieder ins Spiel.

An diesem Punkt sollte die Auswahl der nächsten Aufgabe für Ihr Projekt einfach sein. Nach der Phase der Organisation aller Ideen sollten Sie eine Reihe nützlicher Dinge haben, die mit Ihren Zielen und Visionen übereinstimmen. Dinge, die für die Umsetzung des Projekts von entscheidender Bedeutung sind. Wählen Sie jetzt einfach Ihre nächste Aufgabe für das Projekt.

Alles, was Sie zu diesem Zeitpunkt haben, wird in Ihre Projektliste aufgenommen. Die nächste mögliche Aufgabe wird in Ihrer Liste der nächsten Aufgaben aufgeführt. Von diesem Punkt an können Sie zu Ihrer gewohnten Arbeit zurückkehren (GTD-Stil). Hier hängt alles zusammen.

Was kommt als nächstes?

Im Grunde ist es das. Alles, was Sie jetzt tun müssen, ist, das System zu verwenden, damit Sie besser organisiert sind und Ihre Projekte effektiver ausführen können. Sowohl im Privatleben als auch im Geschäftsleben.

Nur um es noch einmal zusammenzufassen und Sie auf die spezifischen Teile dieser Serie hinzuweisen.

• Beginnen Sie mit der Gehirn-Dump-Übung.
• Erstellen Sie Ihre erste Liste der nächsten Aufgaben, und beachten Sie die Regeln für die Auswahl der Aufgaben, die zu einem bestimmten Zeitpunkt ausgeführt werden sollen.
• Planen Sie Ihre Projekte gemäß der Strategie in diesem Beitrag.
• Setzen Sie alle sieben Hauptelemente der Produktivität ein.
• Denken Sie daran, gemäß Ihrem täglichen Aktivitätsdiagramm zu arbeiten.

Ich gebe zu, es gibt viel zu tun, wenn Sie GTD in Ihrem täglichen Leben vollständig umsetzen möchten. Aber würden Sie lieber wie ein Huhn mit abgeschnittenem Kopf herumlaufen, weil Sie keine Ahnung haben, was Sie als nächstes tun sollen? Wahrscheinlich nicht.

Eine letzte Ermutigung für Sie: Wenn Sie der Meinung sind, dass Sie keine Zeit zum Herumspielen mit solchen Methoden haben, setzen Sie Ihren Unglauben für einen Moment aus und vertrauen Sie ein wenig, denn nach der Implementierung von GTD finden Sie Zeit für alles.

Teilen Sie uns mit, wie GTD für Sie arbeitet. Ich bin neugierig zu wissen. Ich benutze es zum Beispiel seit 2009 und es funktioniert wirklich wie ein Zauber.

(Bildnachweis: Produktivität oder Motivation über Shutterstock)