Wenn Sie beschäftigt sind, aber dennoch feststellen, dass sich Ihre harte Arbeit nicht auszahlt, fehlt Ihnen wahrscheinlich diese wichtige Fähigkeit

Der frühere US-Präsident Dwight Eisenhower war dafür verantwortlich, eines der wichtigsten und doch grundlegend einfach zu verstehenden Konzepte im Zeitmanagement zusammenzustellen. Eisenhowers Dringlichkeits- / Wichtiges Prinzip ist ein Werkzeug, mit dessen Hilfe sich leichter als andere erkennen lässt, welche Aufgaben unmittelbar erledigt werden müssen. Jeder, der das Prinzip anwendet, kann seine täglichen Aufgaben besser organisieren und koordinieren. Diese Fähigkeit ist besonders wichtig für vielbeschäftigte Menschen, die zu hart arbeiten und trotzdem nicht alles erledigen.

Eisenhowers Dringlichkeits- / Wichtiges Prinzip teilt Aufgaben in vier Kategorien ein:

• Wichtig und dringend
• Wichtig, aber nicht dringend
• Nicht wichtig, aber dringend
• Nicht wichtig und nicht dringend

Diese vier Kategorien werden verwendet, um zu kennzeichnen und zu organisieren, welche Aufgaben zuerst angegangen werden müssen und welche zuletzt angegangen werden können. Indem wir die Wichtigkeit und Dringlichkeit von etwas betonen, können wir besser erkennen, was zuerst kommt:

Aus diesen Quadranten geht hervor, dass es darauf ankommt, welche Aufgaben wichtig oder dringend sind und was uns am effizientesten macht. Zum Beispiel sagte Präsident Obamas ehemaliger Wahlkampfmanager in einem Artikel von WebMD, dass Obama seine Zeit für Sport schätzte und dass es ihm half, ihn für den Rest seines Tages zu stärken. Laut Obama, “Der Rest meiner Zeit wird produktiver, wenn Sie mir meine Trainingszeit geben.” Der Artikel geht detailliert auf seine Routine ein und wie er deren Wichtigkeit schätzt. Werbung

James Clear, ein Autor für Verhaltenspsychologie, hat dies in einem Blogbeitrag vermerkt “Zu oft verwenden wir Produktivität, Zeitmanagement und Optimierung als Ausrede, um die wirklich schwierige Frage zu vermeiden: "Muss ich das tatsächlich tun?" Es ist viel einfacher, beschäftigt zu bleiben und sich selbst zu sagen, dass Sie nur ein wenig effizienter sein oder ein wenig später arbeiten müssen, als den Schmerz zu ertragen, eine Aufgabe zu beseitigen, die Sie gerne erledigen, aber das ist es nicht die höchste und beste Nutzung Ihrer Zeit.”

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Schauen wir uns jeden Quadranten genauer an, was er bedeutet und wie wir alle unsere Aufgaben entweder mit Dringlichkeit oder mit Wichtigkeit (oder mit beiden) angehen sollten..

Dringend und wichtig

Bei dringenden / wichtigen Aufgaben können sie unerwartet auftreten oder in letzter Minute ausgeführt worden sein. Diese Aufgaben müssen rechtzeitig erledigt werden. Stellen Sie Pläne auf, um diese Aufgaben zu bewältigen, damit sie nicht zu stressigen Aktivitäten werden, wenn die Fristen näher rückt. Es ist auch eine gute Idee, ein wenig Spielraum in Ihrem Tagesablauf zu lassen, falls unerwartete Aufgaben auftreten.

Schätzen Sie Ihre Fristen ein. Bewegen Sie sich in angemessenem Tempo, um diese Frist einzuhalten??

Notfälle passieren. Ob es sich um unerwartete Besprechungen, Krankheiten oder Verletzungen handelt, sie können erst später verschoben werden. Werbung

Dies zwingt Sie, Ihre Aufgabenliste zu überdenken und wie viel Zeit Sie für jeden Quadranten aufwenden müssen.

Wichtig, aber nicht dringend

Nicht dringend / Wichtige Aufgaben sind ein wesentlicher Bestandteil des persönlichen Wachstums, des Aufbaus von Beziehungen und der Erreichung langfristiger beruflicher Ziele. Wenn diese Aufgaben die richtige Zeit erhalten, werden sie nicht dringend. Dies verhindert, dass unerwartete Aufgaben und Aufgaben in letzter Minute Ihre Zeit später unerwartet überfrachten und Stress und Frustrationen in Schach halten. Sie können Ihre Arbeit effizient und effektiv erledigen.

Übung ist ein Beispiel dafür. Persönliches Wachstum durch Bewegung ist kein Fortschritt über Nacht. Das Training für einen Lauf oder einen anderen Wettkampf beginnt nicht erst wenige Tage zuvor. Planen Sie Ihre Ziele im Voraus, lassen Sie jedoch Platz für dringende, unerwartete Aufgaben.

Die Pflege Ihrer Beziehungen ist ebenfalls wichtig. Bleiben Sie mit Freunden, Familie und Partnern in Kontakt, aber denken Sie daran, wie viel Zeit Sie hier verbringen. Es gibt so etwas wie Putten auch viel zeit in beziehungen. Ihre Ziele sind auch wichtig. Wenn Sie sie weiter aufschieben, werden sie bald dringend und Sie werden gestresst. Dies kann sich langfristig auf Ihre Beziehungen auswirken.

Dringend, aber nicht wichtig

Dringende / nicht wichtige Aufgaben sind umständlich und behindern Ihre Ziele. Das Beantworten von Anrufen oder E-Mails, die nicht zu Ihren Zielen gehören, oder die Teilnahme an Besprechungen mit Personen, die für die Durchführung Ihrer Aktivitäten keinen Wert haben, kann Zeitverschwendung bedeuten. Vermeiden Sie diese, wenn möglich, und delegieren Sie die Aktivitäten, wenn Sie können. Denken Sie daran: Sie sagen Ja an die Person, aber Nein zur Aufgabe. Werbung

Wenn jemand oder etwas verlangt, dass Sie häufig Dinge für ihn tun, ist es möglicherweise am besten, die Zeit für ihn in einem größeren Zeitblock zu vereinbaren. Auf diese Weise können Sie Ihre Energie und Zeit auf mehrere Dinge konzentrieren.

Reagieren Sie bei Bedarf auf zeitkritische Korrespondenz. Warten Sie nicht bis nach einer Frist, um jemanden zu informieren, wenn diese Frist gilt:

Sie: “Hey, der Unterricht beginnt heute mittag.”

Kollege: “"Ja wirklich?" Weil es schon 2 Uhr nachmittags ist.!”

Nicht dringend und nicht wichtig

Nicht dringende / nicht wichtige Aufgaben sollten ebenfalls vermieden werden. Wenn Sie Zeit auf Facebook oder Twitter verbringen, fernsehen und einkaufen (wenn es nicht wichtig ist, Ihre Aufgaben zu erledigen, um die Dinge zu haben, für die Sie einkaufen), kann dies Ihre Zeit erheblich belasten. Begrenzen Sie diese Aufgaben so weit wie möglich. Es wird nicht immer leicht sein, Nein zu diesen meistens Freizeitaktivitäten zu sagen, aber es ist wichtig, sich vor Augen zu halten, wie viel Zeit Sie hier verbringen. Werbung

Ja, alle reden über die neue Show auf Netflix. Sie haben es am vergangenen Wochenende gesehen und veröffentlichen bereits Memes und Gifs auf Facebook. Das bedeutet nicht, dass Sie dasselbe tun müssen.

Erledige zuerst die Aufgaben und bewerte dann, ob du Zeit hast, an der Freizeit teilzunehmen. Ansonsten zögern Sie, und das betrifft alle anderen Quadranten.

Abschließend

Eisenhowers Prinzipien können entscheidend sein, um Fähigkeiten zu entwickeln, um Aufgaben effektiv und konsistent zu erledigen, richtig zu delegieren und effizient zu arbeiten. Nehmen Sie sich Zeit, um Ihre Aufgaben zu überprüfen und festzustellen, zu welchem ​​Quadranten sie gehören.

• Gibt es eine Frist?? Wenn ja, dann ist es wichtig.
• Ist die Frist bald? Wenn ja, dann ist es dringend.
• Ist die Aufgabe notwendig, um die anderen Aufgaben zu erledigen? Wenn ja, dann ist es wichtig.
• Kann ich die Aufgabe an jemand anderen delegieren?? Wenn ja, ist es nicht wichtig.
• Was hat das mit Ihrem persönlichen Wachstum zu tun??
• Was hat das mit Ihrer beruflichen Entwicklung zu tun??

Stellen Sie sich diese Fragen, wenn Sie die Wichtigkeit und Dringlichkeit einer Aufgabe bestimmen müssen. Erstellen Sie irgendwo eine eigene Quadrantentabelle, um alle Ihre Aufgaben zu visualisieren. Dies ist eine hervorragende Übung für das Zeitmanagement und könnte die Grundlage für gesunde Arbeitsgewohnheiten sein, die lange bestehen bleiben.

Gekennzeichneter Fotokredit: Jazmine Quaynor über stocksnap.io