So schreiben Sie gute Sitzungsprotokolle, damit nichts bei der Übersetzung verloren geht

Das Schreiben des Sitzungsprotokolls kann zunächst eine entmutigende Aufgabe sein. Es gibt eine Gruppe von Leuten, die in einer knappen Zeitspanne über zahlreiche Themen sprechen. Ihre Aufgabe ist es, zu entscheiden, was am wichtigsten ist, und es so aufzuzeichnen, dass jeder es später überprüfen kann.

Sitzungsprotokolle sind aus mehreren Gründen wertvoll. Sie können von entscheidender Bedeutung sein, um die Teammitglieder zur Rechenschaft zu ziehen. Sie dienen dazu, diejenigen zu informieren, die bei der Sitzung nicht anwesend waren. Sie sind eine historische Aufzeichnung, damit Ideen und Entscheidungen nicht vergessen werden.

Das Halten der Protokolle für Ihre Besprechungen mag stressig sein, kann jedoch von unschätzbarem Wert sein. Ihre Teammitglieder sind Ihnen sehr dankbar, wenn Sie Ihre Sitzungsprotokolle in Zukunft herausziehen können, um sie an wichtige Aufgaben zu erinnern und vergessene Fragen zu beantworten.

Die folgenden Tipps helfen Ihnen dabei, effektive Besprechungsprotokolle zu erstellen. Selbst wenn Sie einige Minuten zuvor Erfahrung gesammelt haben, finden Sie möglicherweise etwas, das Sie effektiver macht:

1. Wissen Sie vorher, worum es bei dem Meeting geht

Wer auch immer für das Meeting verantwortlich ist, sollte eine Agenda erstellen, die Sie vor Beginn des Meetings überprüfen können. Mithilfe dieser Agenda können Sie Ihre Notizorganisation vorbereiten, für die Sie später sehr dankbar sein werden.

Für die Organisation Ihrer Notizen ist es hilfreich, eine Art Vorlage zu erstellen, die Sie während des Meetings schnell ausfüllen können.

Wenn Sie keine Agenda haben, liegt diese Aufgabe möglicherweise bei Ihnen. Eine Agenda ist sehr hilfreich, damit Besprechungen reibungslos und effizient ablaufen können.

Sie können Ihr Führungsteam dazu anspornen, eines zu erstellen. Sie können auch Ihre eigenen erstellen, indem Sie nach den Gesprächsthemen der Besprechungsleiter fragen. Werbung

2. Richten Sie Ihre Vorlage für das Besprechungsprotokoll ein

Es ist einfacher, Ihre digitalen Notizen anzupassen, wenn Fehler oder Änderungen vorgenommen werden. Wenn Sie jedoch kein starker Typ sind, sollten Sie am besten Stift und Papier verwenden und das Wichtigste später neu schreiben.

Für saubere digitale Notizen können Sie versuchen, E-Mail-Newsletter-Vorlagen zu verwenden, die Sie online finden, um organisiert zu bleiben. Sie sind optisch attraktiv für das Teilen (dazu später mehr). Digitale Notizen lassen sich auch im Allgemeinen leichter verteilen.

Eine weitere Option zum Erstellen einer digitalen Gliederung ist die Verwendung von Tabellen in Google Text & Tabellen. Wählen oder erstellen Sie die richtige Vorlage oder das richtige Programm für die Informationen, die Sie schreiben müssen.

3. Organisieren Sie, was Sie schreiben werden

Jede Organisation und möglicherweise jedes Team verfügt über unterschiedlich aussehende Vorlagen für die Sitzungsprotokolle. Entscheidend ist, welche Informationen wichtig sind und eine klare Organisation zu schaffen.

Sie können sich vor und nach jeder Besprechung mit den Besprechungsmitgliedern beraten lassen, um zu erfahren, welche Einstellungen sie für das Besprechungsprotokoll haben.

Hier sind einige wichtige Punkte, die Sie in Ihr Besprechungsprotokoll aufnehmen sollten:^[1]

• Datum und Uhrzeit
• Teilnehmer
• Protokoll der vorherigen Sitzung
• Entscheidungen getroffen, Aktionspunkte
• Datum und Uhrzeit des nächsten Treffens

Es ist wichtig, dass die Teilnehmer aufgelistet werden, damit sie zur Rechenschaft gezogen werden und Aufzeichnungen führen können. Sie können auch angeben, wer nicht an der Besprechung teilnehmen konnte, und sicherstellen, dass später jemand Ihre Besprechungsprotokolle überprüft.

Stellen Sie für Aktionselemente sicher, dass Sie bestimmte Schritte auflisten, die ausgeführt werden müssen, und wer für jede Portion verantwortlich ist. Aktionselemente sollten unter allen Inhalten in ihrem eigenen Bereich oder durch Fettdruck hervorgehoben werden. Dies sind wahrscheinlich die wichtigsten Punkte Ihres Besprechungsprotokolls. Werbung

Auch hier kann es sein, dass die Teammitglieder aufgrund Ihrer ersten Versuche mehr oder weniger Inhalt wünschen. Wenden Sie sich an sie, um herauszufinden, was noch enthalten sein sollte oder was entfernt werden sollte. Sie können auch ein anderes Layout bevorzugen.

Nehmen Sie Feedback mit einem Körnchen Salz und versuchen Sie, so weit wie möglich einen Gruppenkonsens zu erzielen. Was eine Person bevorzugt, ist möglicherweise nicht für die gesamte Gruppe geeignet.

4. Machen Sie sich gute Notizen

Es gibt viele Methoden, um Notizen zu machen. Sie müssen also herausfinden, welche Methode für Sie am besten geeignet ist.

Denken Sie daran, dass Sie nicht jedes Wort aufschreiben müssen. Schreiben Sie einfach eine gekürzte Version dessen auf, woran sich die Mitglieder der Besprechung später erinnern müssen.

Wenn Sie Bedenken haben, alle wichtigen Informationen zu erfassen, können Sie sogar versuchen, die Notizen mit Ihrem Telefon oder Computer aufzuzeichnen, um sie später zu überprüfen. Sei gründlich, aber stress dich nicht aus.

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Sie können immer jemanden bitten, schnell zu überprüfen, was Sie möglicherweise verpasst haben. Ihr Team wird Ihnen dankbar sein, wenn Sie um Klärung bitten, da es versteht, wie wichtig es ist, diese Details später zu haben.

Wenn Sie Schwierigkeiten haben, aufmerksam zu bleiben, werden Ihre Sitzungsprotokolle wahrscheinlich darunter leiden. Stellen Sie sicher, dass Sie genug Energie haben, indem Sie vorher einen Snack und ein Getränk zu sich nehmen. Beseitigen Sie Ablenkungen wie Ihr Telefon. Möglicherweise müssen Sie das Sitzen neben Ihrem Lieblingsmitarbeiter opfern, wenn Sie zu viel hin und her flüstern.

Denken Sie daran, wie wichtig Ihre Aufgabe ist. Sie möchten nicht dafür verantwortlich sein, dass wichtige Entscheidungen oder Maßnahmen verpasst werden. Werbung

Einige Artikel sollten Fälligkeitstermine haben. Für die Ausführung von Aktionselementen sind möglicherweise die aufgeführten Schritte erforderlich. Allen Aktionselementen sollte ein Name zugeordnet sein, der angibt, wer sie ausführt.

Wenn der Besprechungsleiter ein Aktionselement keiner Person oder keinem Fälligkeitsdatum zuweist, freut er sich über Ihre Anfrage. Apples Steve Jobs hatte eine “Direkt verantwortliche Person” (DRI) für jede in einer Besprechung zugewiesene Aufgabe.

Fälligkeitstermine und Namen sorgen dafür, dass Aufgaben erledigt werden. Dies ist keine Einkaufsliste, sondern eine Karte für die nächste Woche.

5. Machen Sie es attraktiv

Was nützt ein Sitzungsprotokoll, wenn niemand es lesen will??

Sie sollten bereits eine ordentliche und übersichtliche Vorlage haben. Fügen Sie Elemente hinzu, die die Verdaulichkeit erleichtern, z. B. fett und kursiv. Fettgedruckte Schriftarten können für Abschnittsüberschriften oder zur Hervorhebung sehr wichtiger Informationen verwendet werden.

Verwenden Sie jedoch nicht zu viel Fettdruck, da es sonst an Wert verliert und unübersichtlich wird. Farbige Schriften können auch oft unscharf aussehen oder zu viel Aufmerksamkeit erregen. Sei also vorsichtig, wie du sie benutzt.

Eine farbige Umrandung kann zur Darstellung eines wichtigen Aktionspunktabschnitts hilfreich sein. Experimentieren Sie und finden Sie heraus, was am besten dazu beiträgt, Ihre Sitzungsprotokolle attraktiv zu gestalten.

Neben der Hervorhebung wichtiger Informationen mit attraktivem Design können Sie die Chance nutzen, das Branding am Arbeitsplatz zu verbessern. Indem Sie das Branding in Ihre Besprechungsprotokolle aufnehmen, können Sie die Markenkonsistenz Ihrer Teammitglieder verbessern.^[2] Sie werden sehen, welche Anstrengungen Sie unternehmen und wie attraktiv das Material ist, und wollen dies dann auf ihre eigenen Ergebnisse anwenden. Fügen Sie das Logo und die Markenfarben Ihres Unternehmens hinzu. Werbung

Vor allem aber halten Sie die Protokollorganisation verdaulich.

6. Verteilen Sie die Minuten

Ihre Besprechungsprotokolle sollten so bald wie möglich nach der Besprechung verteilt werden, damit die Teammitglieder mit der Arbeit an den Aktionselementen beginnen können. Dies ist auch von entscheidender Bedeutung für alle, die das Meeting möglicherweise verpasst haben.

Am einfachsten ist es, die Protokolle digital per E-Mail zu verteilen oder einen Google Doc-Link bereitzustellen, den jeder einsehen kann. Viele Menschen bevorzugen immer noch ein gedrucktes Exemplar, um es bei sich zu behalten. Auf diese Weise können sie sich Notizen machen und Elemente beim Fertigstellen physisch durchstreichen.

Sie können diese entweder an einer gemeinsamen Stelle im Büro bereithalten oder fragen, wer eine gedruckte Kopie erhalten möchte.

Abschließende Gedanken

Sitzungsprotokolle erfordern einen Prozess der Widmung und Verfeinerung. Von Zeit zu Zeit werden Sie wahrscheinlich eine Beschwerde von einem Kollegen über etwas hören, das in den Sitzungsprotokollen fehlt.

Nimm es nicht persönlich. Es ist eine schwierige Aufgabe, die viel Fokussierung und Anstrengung erfordert. Es kann vorkommen, dass Ihr Team die Sitzungsprotokolle nicht vollständig einschätzt. Aber Sie wissen nie, an welchem ​​Tag oder in welcher Woche sie ohne sie wirklich in Schwierigkeiten sind.

Ihre Aufgabe, die Sitzungsprotokolle zu führen, ist von unschätzbarem Wert, da Sie das Team zur Rechenschaft ziehen. Ihre Aufzeichnungen machen sie effizienter, denn seien wir ehrlich, Menschen sind oft vergesslich. Ihnen ist es zu verdanken, dass Besprechungen eine Woche lang von Bedeutung sind.

Viel Glück beim Definieren und Verfeinern Ihres Prozesses. Nehmen Sie weiterhin Feedback entgegen, um Ihre Fähigkeiten und Vorlagen zu verbessern. Jede Gruppe ist anders und bevorzugt unterschiedliche Arten von Sitzungsprotokollen. Finden Sie heraus, was für Ihr Team am besten funktioniert.

Mit Ihren großen Anstrengungen führen Sie Ihr Team zu mehr Effizienz und Rechenschaftspflicht.

Empfohlene Fotonummer: Unsplash via unsplash.com

Referenz

[1]	^	Wild Apricot: So schreiben Sie effektive Sitzungsprotokolle (mit Vorlagen und Beispielen)
[2]	^	LucidPress: So erhalten Sie die Markenkonsistenz, während Ihr Unternehmen wächst