So führen Sie Teambesprechungen auf produktivste Weise durch

Während einer anstrengenden Woche ist das Letzte, was sich ein Leiter oder Manager wünscht, eine oder zwei verschwendete Stunden in einem unproduktiven Meeting.

Wenn ich Sie fragen würde, was der effizienteste Weg wäre, um ineffizient zu sein, würden sicher viele von Ihnen das sagen “schlechte Treffen.”

Meetings verbrauchen heute mehr Arbeitsstunden als jemals zuvor. Heute verbringen die Führungskräfte ungefähr eine halbe Woche in Besprechungen.^[1] Nach Recherchen von TED Ein Drittel dieser Zeit wird für sinnlose, schlecht geführte Besprechungen verschwendet.

Eine Umfrage von Clarizen ergab, dass Mitarbeiter Statussitzungen als Zeitverschwendung betrachten und dass fast 50% der Befragten lieber zum DMV gehen oder Farbe trocknen lassen.^[2]

In einem Artikel für Harvard Business Review,^[3] Drei Berater von Bain berichten über die Ergebnisse einer Übung, in der sie die Outlook-Zeitpläne der Mitarbeiter eines Unbekannten analysierten “große Firma” - und schloss daraus Ein wöchentliches Executive Meeting dauerte 300.000 Stunden pro Jahr.

Und das alles schreiben die Autoren, “beinhaltet nicht die Arbeitszeit, die für die Vorbereitung von Besprechungen aufgewendet wurde”.

An wie vielen Sitzungen haben Sie teilgenommen, bei denen es keine klare Tagesordnung oder Zielsetzung gab??

Wie viele von Ihnen haben an Besprechungen teilgenommen, die am Ende der Besprechung ohne klaren Aktionsplan von Thema zu Thema wechselten??

Wenn Sie die Besprechungen verwirrter verlassen haben als bei Ihrer Ankunft, heben Sie bitte Ihre Hand.

Meetings müssen nicht etwas sein, das wir fürchten und aushalten. Sie müssen nicht etwas sein, in das wir hinein- und hinausdriften.

Wir müssen Wege finden, wie Meetings viel gezielter, energischer und produktiver werden können und echte, greifbare Ergebnisse liefern.

So können Sie Teambesprechungen produktiver führen?

Hier sind 10 Möglichkeiten, wie Führungskräfte und Manager Teambesprechungen leiten können, die produktiv und effektiv sind und für alle Beteiligten von Vorteil sind: Werbung

1. Gestalten Sie jedes Meeting positiv

Ein guter Ausgangspunkt, um alle Teilnehmer des Raums in eine positive Einstellung zu versetzen und für das Meeting zu motivieren, besteht darin, alle Teilnehmer des Raums dazu zu bringen, etwas mitzuteilen, bei dem sie Fortschritte erzielt haben oder über das sie aufgeregt sind.

Dies bestimmt sofort den Ton und die Richtung des gesamten Meetings.

Anstatt sich negativ über die Teilnahme an dem Meeting Gedanken zu machen, kommen sie von einem Ort der Positivität, des Beitrags und der Positivität.

2. Haben Sie einen klaren Anführer im Raum

Unabhängig vom Zweck des Meetings muss jemand im Raum die Leitung und Leitung des Meetings übernehmen.

Diese Person wird die Tagesordnung für die Besprechung festlegen, sicherstellen, dass sie nicht vom Thema abweicht, und sicherstellen, dass die Besprechung innerhalb eines vereinbarten Zeitrahmens bleibt.

Sie berichten häufig über Fortschritte, geben Klarheit darüber, was nach dem Treffen geschehen muss, und lassen sich von den Teilnehmern des Treffens auf zukünftige Maßnahmen ein.

Wenn niemand die Kontrolle übernimmt, können Menschen mit den größten Persönlichkeiten oder den größten Meinungen dominieren und ruhigere Persönlichkeiten daran hindern, Beiträge zu leisten.

3. Die richtigen Leute im Raum haben

Denken Sie an das letzte große Treffen zurück, an dem Sie teilgenommen haben. War das Treffen voller Menschen? “Zahlen erfinden” oder war es voll von Menschen, die Beiträge leisteten und Beiträge leisteten??

Ich vermute, es war das letztere.

Nehmen Sie sich Zeit zu überlegen, wer beteiligt sein wird, um ein wirklich produktives Meeting zu leiten.

Sie möchten, dass Menschen im Raum Mehrwert schaffen, aktiv mitarbeiten, über Hintergrundwissen verfügen, Entscheidungsträger sind, Maßnahmen ergreifen und direkt vom Ergebnis des Meetings beeinflusst werden.

Seien Sie vorsichtig, wenn Sie den Raum nicht unbedingt mit Menschen füllen müssen, deren Motivation darin besteht, entweder Status zu haben oder Angst zu haben, etwas zu verpassen.

Konzentrieren Sie sich darauf, Menschen in den Besprechungsraum zu holen, die einen produktiven Beitrag leisten, nicht passive Zuschauer. Werbung

Wenn Sie die Autonomie haben, Ihre Meetings so zu arrangieren, wie Sie möchten, konzentrieren Sie sich darauf, um die produktivsten Ergebnisse zu erzielen.

4. Nutzen Sie die einzigartigen Stärken der Menschen in verschiedenen Meetings

Nicht jeder in Ihrem Unternehmen oder Team passt zu jedem Meeting.

Ein guter Tipp für die Erstellung produktiver Besprechungen ist, klar zu machen, an welchen Besprechungen Teammitglieder teilnehmen sollten und nicht.

Denken Sie nicht nur daran, den Raum zu füllen, sondern laden Sie gezielt Leute ein, von denen Sie wissen, dass sie den größten Beitrag leisten.

Wir haben alle unterschiedliche Stärken. Einige Ihrer Teammitglieder eignen sich hervorragend für Brainstorming-Meetings, während andere bei dem Gedanken an eine Teilnahme unter Umständen gestresst sind.

Gleiches gilt für Prozess- und Statusbesprechungen.

Wenn es darum geht, die größte Wirkung des Meetings zu erzielen, ist es wichtig zu überlegen, welche Energie im Raum benötigt wird und wer den richtigen Nutzen für ein Meeting bringt.

Wenn Sie diesbezüglich Klarheit haben, sorgen Sie dafür, dass die richtigen Personen im Raum sind.

Während meiner Firmenkarriere leitete ich Brainstorming-, Strategie- und Statussitzungen. Ich wusste, dass verschiedene Teammitglieder unterschiedliche Fähigkeiten zu bestimmten Besprechungen mitbringen würden.

Eine meiner leitenden Direktoren war eher strategisch als kreativ, daher stellte ich sicher, dass sie bei den Strategiesitzungen die Nummer eins in meinem Team war. Aber ich habe sie aus den Brainstorming-Meetings herausgehalten, zugunsten anderer Teammitglieder.

Ein anderes Teammitglied war ein großartiger strategischer Planer, daher würde ich sicherstellen, dass sie sowohl an Brainstorming- als auch an Strategiesitzungen teilnimmt. Während der Brainstorming-Meetings dachte sie über den Plan und die Handlungsschritte nach, die erforderlich sind, um die kreativen Ideen umzusetzen.

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Bei produktiven Meetings geht es oft darum, Dirigent eines großen Orchesters zu sein. Wenn Sie nicht die richtigen komplementären Instrumente und Interpreten im Raum haben, zusammenarbeiten und in Harmonie arbeiten, kann das Ergebnis ein großes Durcheinander sein. Wenn Sie jedoch die richtigen Interpreten zusammenbringen, können die Ergebnisse magisch und inspirierend sein.

5. Beenden Sie Besprechungen mit klaren Handlungsschritten und Verantwortlichkeiten

Denken Sie an das letzte Meeting zurück, an dem Sie teilgenommen haben. Es gab wahrscheinlich viele tolle Gespräche, wertvolle Beiträge und Erkenntnisse. Werbung

Aber was ist am Ende des Treffens passiert? Sind Sie alle getrennte Wege gegangen oder wurden klare Handlungsschritte und Verantwortlichkeiten festgelegt??

Es lohnt sich, am Ende eines jeden Meetings eine gewisse Zeit einzuplanen, damit alle ihre größten Erkenntnisse teilen können.

Dies stärkt den Beitrag und die Zusammenarbeit und stellt sicher, dass jeder mit einer klaren Perspektive auf den Wert des Meetings aus dem Meeting herauskommt.

Um dies weiter zu bekräftigen, ist es Aufgabe des Versammlungsleiters, die Schritte, persönlichen Verantwortlichkeiten und Zeitrahmen für das Ergreifen von Maßnahmen in Bezug auf die Schlüsselelemente der Versammlung klar festzulegen.

6. Erstellen Sie einen eindeutigen Zweck für die Besprechung

Auf dem richtigen Weg zu bleiben, ist eine der größten Herausforderungen für ein effektives und produktives Meeting. Der Grund dafür ist, dass viele Meetings ohne einen klaren Zweck oder gar eine Agenda angesetzt werden.

Einige Besprechungen finden einfach statt, weil möglicherweise jemand entschieden hat, dass Sie eine wöchentliche Statusbesprechung abhalten.

Wenn Sie sich solchen Besprechungen widmen, ohne genau zu verstehen, worum es bei der Besprechung geht, worauf es bei der Tagesordnung ankommt oder welche Prioritäten für die Besprechung gelten, haben Sie möglicherweise das Gefühl, dass die Besprechung Zeitverschwendung ist.

Wenn Sie sich über den Zweck des Meetings im Klaren sind, werden Sie engagierter sein, wissen, was Sie im Voraus vorbereiten müssen, und wissen, wie die gewünschten Ergebnisse des Meetings aussehen sollen.

7. Halten Sie die Besprechung im Stehen ab

In einem Artikel im Journal of Applied Psychology stellten die Autoren fest, dass Sitzungssitzungen 34% länger dauerten als Stand-up-Sitzungen.^[4]

Wenn Sie feststellen, dass Ihre Sitzungsbesprechungen nicht so produktiv sind, wie Sie es wünschen, ändern Sie die Dinge und bringen Sie alle Teilnehmer zum Stehen.

8. Verkürzen Sie Meetings

Wenn Sie einen klaren Zweck und eine klare Tagesordnung für das Meeting haben, sollten Sie eine Vorstellung davon haben, wie lange das Meeting dauern sollte.

Bei vielen Besprechungen, die ich in der Vergangenheit erlebt habe, wurde eine Kalendereinladung für 45 Minuten oder 60 Minuten festgelegt. Einige Besprechungen wurden tatsächlich früher beendet, aber da der Zeitrahmen auf einen bestimmten Zeitpunkt festgelegt worden war, wurde die Besprechung ohne wirklichen Grund fortgesetzt.

Beginnen Sie, Meetings mit einem kürzeren Zeitfenster (30 oder 40 Minuten) einzurichten, und prüfen Sie, ob die Meetings produktiver und effektiver werden. Werbung

Unsere Aufmerksamkeitsspanne und unser Energielevel können abnehmen, je länger das Meeting dauert.

9. Start und Ende pünktlich

Niemand möchte darauf warten, dass Besprechungen beginnen, und muss einen neuen Termin festlegen, wenn die Besprechungen überlaufen.

Wenn Sie Besprechungen durchführen, die pünktlich beginnen und enden, wissen die Teilnehmer, was sie zu erwarten haben und wann sie pünktlich auftauchen müssen.

Wenn Teammitglieder nicht pünktlich eintreffen möchten, ist es möglicherweise ratsam, eine separate Besprechung mit dieser Person abzuhalten, um zu verdeutlichen, dass Sie erwarten, dass sie pünktlich ankommen.

10. Ändern Sie die Umgebung

Wenn Sie feststellen, dass Besprechungen nur langsam in Gang kommen oder veraltet sind, ist es möglicherweise an der Zeit, Ihre Umgebung zu ändern.

Ich hatte einige meiner produktivsten Besprechungen, indem ich einfach das Büro verließ und zu einem inspirierenden Veranstaltungsort ging oder ein oder zwei Besprechungen in einem örtlichen Park abhielt.

Die Quintessenz

Meetings gehen nicht weg. Sie sind ein unvermeidlicher und wesentlicher Bestandteil des Unternehmens- und Geschäftslebens.

Um jedoch sicherzustellen, dass sie nicht nur Zeitverschwendung sind und eine effektive Art der Zusammenarbeit und der Erreichung wichtiger Ziele und Projekte darstellen, müssen die Meetings so eingerichtet werden, dass sie sich lohnen, produktiv sind und greifbare Ergebnisse liefern.

Wir müssen lernen, Teambesprechungen produktiv und effektiv zu führen.

Wenn Sie die Tipps und Strategien befolgen, die ich für die produktivste Führung von Teambesprechungen aufgestellt habe, können Sie sicherstellen, dass Sie die Stärken und die mentale Energie aller Teilnehmer im Raum maximieren.

Ihre Meetings werden nicht länger etwas sein, das Sie und Ihr Team fürchten oder zu vermeiden versuchen. Stattdessen werden die Meetings zu einer Möglichkeit, neue Kontakte zu knüpfen, kreativ zu werden, Strategien festzulegen, Unterstützung zu erhalten, Fortschritte zu feiern und produktive Impulse zu setzen.

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Hervorgehobene Bildnachweis: Kampagnenersteller über unsplash.com

Referenz

[1]	^	TED: Die wirtschaftlichen Auswirkungen von schlechten Meetings
[2]	^	Clarizen-Umfrage: Arbeitnehmer betrachten Statusbesprechungen als Produktivitätsverschwendung
[3]	^	Harvard Business Review: Dieses wöchentliche Meeting dauerte 300.000 Stunden pro Jahr
[4]	^	Journal of Applied Psychology: Die Auswirkungen von Steh- und Sitzungsformaten auf die Ergebnisse von Besprechungen