So führen Sie ein einfaches Produktivitätsaudit durch

Ein einfaches Produktivitätsaudit

Fühlen Sie sich jemals überfordert oder haben Sie zu viel zu tun? Warst du dafür bekannt, dich wie ein kopfloses Huhn zu bewegen? Wenn ja, ist es vielleicht an der Zeit, a Produktivitäts-Audit.

Hier sind einige Fragen, die Ihnen bei der Entscheidung helfen, ob es an der Zeit ist, Ihre Effizienz zu überprüfen:

Haben Sie die Kontrolle über Ihre Arbeitsbelastung? Werbung

Wird Ihr E-Mail-Posteingang regelmäßig geleert??

Sind Sie eine ablenkungsfreie Zone??

Sind Sie so effizient und produktiv, wie Sie es sollten?? Werbung

Wenn du geantwortet hast “Nein” Bei jeder dieser Fragen ist es möglicherweise eine gute Idee, einen unparteiischen Blick auf Ihre aktuellen Systeme zu werfen. Durch einen objektiven Blick und fundierte Entscheidungen über Ihre persönliche Leistungsfähigkeit sind Sie der stressfreien Produktivität einen Schritt näher gekommen.

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Im Folgenden finden Sie einige einfache Methoden, mit denen Sie Ihre aktuellen Systeme bewerten können, um festzustellen, ob Sie so effizient wie möglich arbeiten.

Überprüfen Sie Ihre Hardware

Verlangsamt Ihr PC oder Mac Sie oder hält er Sie zurück? Vielleicht können Sie mit einem größeren Monitor oder einem Dual-Screen-Setup schneller arbeiten. Wenn Ihr aktuelles System langsamer ist, als Sie es sich wünschen, sollten Sie versuchen, die Leistung zu steigern. Es gibt viele Möglichkeiten, dies zu tun, z. B. eine Defragmentierung der Festplatte oder den Kauf von mehr RAM. Die andere Möglichkeit besteht darin, es vollständig zu ersetzen. Wenn Sie Ihren Computer vor 10 Jahren gekauft haben und sich nicht verabschieden möchten, merken Sie sich, wie lange es dauert, bis Ihr PC hochfährt. Denken Sie an die Sekunden, Minuten und Stunden eines Jahres, die Sie damit verbringen, auf Ihre Programme zu warten, um diese zu laden und ohne Rückblick zu verlassen. Werbung

Software-Programme neu bewerten

Sind die Programme, die Sie verwenden, die besten für das, was Sie tun müssen? Verwenden Sie ein Tabellenkalkulationsprogramm, um Ihre Kundendatenbank zu speichern? Verwenden Sie Ihr E-Mail-Programm so gut es geht? Verwenden Sie einen Kalender und synchronisieren Sie ihn mit Ihrem Telefon? Es gibt viele Möglichkeiten, Dinge zu tun, aber eine Neubewertung Ihrer Ziele und Anforderungen ist ein guter Ausgangspunkt, um festzustellen, ob Sie über alle Programme verfügen, die Sie für eine gute Arbeit benötigen. Die Software, die vor fünf Jahren Ihren Anforderungen entsprach, ist heute möglicherweise nicht mehr die richtige für Ihre Anforderungen.

Dokumente freigeben

Es gibt verschiedene Lösungen für das Teilen von Dokumenten. Sie können entweder ein kabelgebundenes oder ein kabelloses Netzwerk installieren oder viele davon nutzen “Wolke” Lösungen wie Google Apps oder Dropbox, um gemeinsame Dateien zu nutzen. Ohne diese Art von Lösungen besteht das Risiko, dass Sie an verschiedenen Stellen unterschiedliche Versionen derselben Datei haben. Dropbox und Google Apps sind nützlich, auch wenn Sie Ihre Dateien für sich selbst freigeben möchten. Wenn Sie unterwegs auf Ihre Dateien zugreifen möchten, sind diese Lösungen ideal.

Führen Sie ein Zeit-Audit durch

Wie verbringst du deinen Arbeitstag? Arbeiten Sie von 9 bis 5 oder spielen Sie herum und springen von Aufgabe zu Aufgabe? Wissen Sie, wie die Stunden in Ihrem Tag verbracht werden, oder täuschen Sie sich zu der Annahme, dass Sie gestern nur eine Stunde zwischen Facebook und Twitter verbracht haben? Es gibt viele Programme, mit denen Sie aufzeichnen können, wie Sie Ihre Zeit auf Ihrem PC verbringen, oder wenn Sie ehrlich zu sich selbst sind, können Sie ein Blatt Papier nehmen und genau notieren, was Sie tun und wie lange Sie für verschiedene Aufgaben aufgewendet haben. Bewusstsein ist ein mächtiges Attribut, das Sie auf Ihrer Seite haben sollten. Nur wenn Sie wissen, wie Sie Ihre Zeit verbringen, können Sie wissen, ob die Dinge, die Sie “beschäftige dich mit” nähern Sie sich Ihren Zielen. Werbung

Beseitigen

Anhand Ihrer Zeitkontrolle werden Sie wahrscheinlich die Zeit ermitteln, die Sie für Zeitverschwendung aufgewendet haben. Sobald Sie die Zeitverschwender identifiziert haben, können Sie sie eliminieren. Vereinfachen, um produktiver zu werden. Möglicherweise erledigen Sie auch Arbeiten, die Ihrer Meinung nach von Wert sind, z. B. das Surfen in Linkedin, Twitter oder anderen sozialen Netzwerken. Auch hier ist eine objektive Sichtweise notwendig. Fügen diese Aktivitäten einen Mehrwert zu dem hinzu, was Sie erreichen möchten, oder helfen sie Ihnen nur dabei, die großen hässlichen Aufgaben auf Ihrer Liste zu vermeiden, die Sie zögern?

Fazit

Ein einfaches Produktivitätsaudit kann Ihnen helfen, Ihre Systeme effizienter zu gestalten - und Sie sparen viel Zeit und Stress. Probieren Sie es aus ... und lassen Sie mich in den Kommentaren wissen, was Sie entdeckt haben.