So erstellen Sie eine Aufgabenliste, die Sie zum Lächeln bringt

Es ist 6 Uhr morgens. Sie sind gerade aufgewacht und bereit zu duschen. Nach dem Duschen ist es Zeit zu frühstücken, die Nachrichten in der Morgenzeitung zu lesen und dann mit der Arbeit zu beginnen.

Sie fühlen sich wunderbar, entspannt und glücklich. Sie haben sehr hohe Erwartungen an den Tag und möchten so produktiv wie möglich sein.

Schneller Vorlauf bis 14 Uhr am selben Tag. Sie arbeiten in Eile und hatten kaum Gelegenheit, eine Mittagspause einzulegen.

Sie fühlen sich aufgrund des vollen Terminkalenders etwas gestresst und müde. Außerdem scheint es, dass Sie zu bestimmten Aufgaben zurückkehren und sie beheben müssen, weil Sie keine Zeit hatten, sich richtig auf sie zu konzentrieren.

Der Tag, der so schön begann, ist zu einem stressigen geworden. Sie springen einfach so schnell wie möglich von einer Aufgabe zur nächsten, ohne etwas richtig zu machen.

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Zu optimistisch zu sein, kann eine Belastung sein

Was Sie wahrscheinlich erlebt haben, war Folgendes: Sie haben Ihren Tag in der Nacht zuvor geplant und Sie hatten das Gefühl, Ihre Aufgaben im Griff zu haben.

Es ging jedoch schief, als Sie immer wieder Aufgaben hintereinander in Ihre Liste aufgenommen haben und Ihre Aufgabenliste schließlich viele Kilometer lang war. Ihre Liste enthielt auch Aufgaben, die an einem Tag so gut wie unmöglich zu erledigen waren.

Der andere Punkt, der zu Ihrem hektischen und anstrengenden Tag beigetragen hat, war, nicht zu verstehen, wie viel Zeit das Ausführen einer bestimmten Aufgabe in Anspruch nehmen würde und wann die Aufgabe auszuführen ist. Wenn Sie diese Informationen hätten, wäre es einfacher gewesen, den richtigen Zeitpunkt für die Ausführung der Aufgabe herauszufinden.

Schließlich gab es wirklich keine Flexibilität in Ihren Plänen. Sie haben vergessen, einen Puffer zwischen den Aufgaben einzufügen, und Sie haben verstanden, dass bestimmte Aufgaben viel größer sind als das, was sie außerhalb erscheinen.

Aber weißt du was? Diese Gründe allein waren nicht der Hauptgrund für deinen Stress und deine Geschäftigkeit.

Weißt du wirklich, was du tun sollst??

Wie viel Zeit haben Sie tatsächlich für die Planung Ihres Tages aufgewendet - waren es nur 5 Minuten, während der Fernseher Sie ablenkte? Werbung

Wenn ja, dann war dies wahrscheinlich der größte Grund, warum Ihr Tag so stressig wurde.

Wenn Sie Ihre Tage planen, sollten Sie wirklich verstehen, welche Aufgaben Sie gerade erledigen - und was es braucht, um sie zu erfüllen. Dies ist vor allem bei wichtigen Aufgaben erforderlich, da Sie bei den wichtigsten Aufgaben Fortschritte erzielen können.

Der Zeitmangel, der für die Planung aufgewendet wird, wird auch als zu viele große Aufgaben angezeigt, die auf Ihrer Tagesliste stehen. Wenn Sie die Aufgabe nicht in kleinere Teile zerlegt haben, ist es wahrscheinlich, dass Sie sie tagsüber nicht erledigen werden. Dadurch können Sie sich selbst schlagen, wenn Sie Ihre Aufgabenliste nicht abgeschlossen haben.

Behandeln Sie das Erstellen einer Aufgabenliste nicht als eine sekundäre Aufgabe, die Sie so schnell wie möglich ausführen möchten. In der Tat wird die Liste umso realistischer und stressfreier, je mehr Sie auf die Aufgabenliste des nächsten Tages achten.

Komponenten einer guten Aufgabenliste

Wenn ich über eine gute Aufgabenliste spreche; Ich betrachte diese Eigenschaften als Teil davon:

• Ausgewogen: Die Aufgabenliste enthält sowohl wichtige als auch weniger wichtige Aufgaben. Seien wir ehrlich: Obwohl wir alle nur wichtige Aufgaben (z. B. zielgerichtete) bearbeiten möchten, müssen wir uns auch um die weniger wichtigen Aufgaben kümmern (z. B. Besorgungen erledigen, uns um Ihren Haushalt kümmern oder andere Dinge des täglichen Bedarfs)..
• Genug Flexibilität: Was passiert, wenn Sie eine Aufgabe geplant haben, sich aber nicht darum kümmern können? Haben Sie einen Plan B? Wenn nicht, versuchen Sie herauszufinden, welche alternativen Maßnahmen Sie in diesen Szenarien ergreifen können.
• Zeit für Übergänge: Verstehen Sie, dass Übergangszeiten auch Ihre Zeit kosten. Stellen Sie sicher, dass diese Zeit auch in Ihren Plänen enthalten ist, wenn Sie Ihre Aufgabenliste planen. Durch Hinzufügen eines zusätzlichen Puffers zwischen den Aufgaben wird Ihre Liste flexibler und realistischer.
• Nicht zu viele Aufgaben für einen Tag: Es ist schwierig, Ihnen eine genaue Zahl zu geben, wie viele Aufgaben Sie auf Ihrer Tagesliste haben sollten. Es hängt von Ihrer Situation ab, aber ich bin bereit zu sagen, dass zwischen 5 und 10 Aufgaben für einen Tag ausreichen sollten. Verstehen Sie, dass bestimmte Aufgaben sehr schnell erledigt werden können, sodass es einfacher ist, an bestimmten Tagen weitere Aufgaben zu erledigen. Stellen Sie einfach sicher, dass die Liste auch wichtige Aufgaben enthält, damit Sie mit Ihren größeren Projekten fortfahren können.
• Schutzschild: Bauen Sie einen Schutzschild um Ihre Aufgabenliste, damit so wenig Aufgaben wie möglich auf Ihrer Liste landen und die Anzahl der Elemente auf Ihrer Liste im Laufe des Tages nicht zunimmt. Versuchen Sie im ersten Fall, die Quellen für Ihre Aufgaben zu entfernen. Dies geschieht, indem Sie Ihre Verpflichtungen reduzieren und Ihre Projekte einschränken. Tatsache ist, je mehr Verpflichtungen (oder Projekte) Sie haben, desto wahrscheinlicher werden sie als Aufgaben für Ihre tägliche Liste enden. Im zweiten Fall erstellen Sie eine geschlossene Liste. Ich habe dieses Konzept gelernt, indem ich ein Buch von Mark Forster gelesen habe. Um eine geschlossene Aufgabenliste zu erstellen, müssen Sie lediglich eine Linie unter der letzten Aufgabe in der Liste zeichnen. Wenn Sie dies getan haben, dürfen Sie Ihrer Liste tagsüber keine neuen Aufgaben hinzufügen. Dies stellt sicher, dass die Anzahl der Aufgaben im Laufe des Tages tatsächlich abnimmt.

Jetzt erstellen wir eine Aufgabenliste, die Sie zum Lächeln bringt

Gehen Sie folgendermaßen vor, um eine Liste zu erstellen, die Sie am nächsten Tag tatsächlich erstellen können: Werbung

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1. Beseitigen Sie die Aufgaben. Gehen Sie Ihre Verpflichtungen durch und entscheiden Sie, ob Sie wirklich jede brauchen. Zum Beispiel war ich aktives Mitglied unseres lokalen Computerclubs in meiner Heimatstadt, aber dann wurde mir klar, dass ich nicht mehr genug Zeit für diese Aktivität habe. Obwohl ich immer noch Mitglied des Clubs bin, nehme ich nicht mehr an dessen Aktivitäten teil. Dies hat die mit dieser Verpflichtung verbundenen Aufgaben beseitigt.
2. Nehmen Sie sich Zeit, um die Liste zu planen. Beeilen Sie sich nicht, Ihre Aufgabenliste zu erstellen - nehmen Sie sich etwas Zeit für die Planungsphase. Falls erforderlich, “isoliere dich” Für den Planungsteil gehen Sie in einen separaten Raum in Ihrem Haus (oder gehen sogar außerhalb Ihres Hauses). Auf diese Weise können Sie die Aufgaben gründlich durchdenken, bevor Sie sie in Ihre Liste aufnehmen. Versuchen Sie, mindestens 15 Minuten mit Ihrer Liste zu verbringen, wenn Sie sie planen.
3. Verschieben Sie wichtige Aufgaben an den Anfang. Stellen Sie bei der Planung Ihres Tages sicher, dass die wichtigen Aufgaben am Anfang Ihrer Liste stehen. Dies stellt sicher, dass Sie diese Aufgaben so schnell wie möglich erledigen. Als Blogger stelle ich beispielsweise sicher, dass ich die Aufgaben zum Erstellen von Inhalten am Anfang meiner Liste habe. Sobald ich aufwache, greife ich diese Aufgaben sofort an und sie werden erledigt, bevor ich zur Arbeit gehe.
4. Verfolgen Sie die wiederkehrenden Aufgaben. Ihre Liste enthält möglicherweise wiederkehrende Aufgaben, aber wissen Sie, wie viel Zeit diese erledigen müssen? Wenn Sie dies nicht tun, stellen Sie sicher, dass Sie einige Zeit nachverfolgen, um es herauszufinden. Auf diese Weise können Sie Ihren Tag besser planen, da Sie wissen, wie viel Zeit eine Aufgabe in Anspruch nimmt und ob in Ihrem täglichen Zeitplan ein bestimmter Zeitraum festgelegt ist, in dem die Aufgabe ausgeführt werden kann.
5. Batch die ähnlichen Aufgaben. Sehen Sie sich Ihre Liste an und stellen Sie fest, ob es ähnliche Aufgaben gibt, die Sie stapelweise verarbeiten können. Auf diese Weise können Sie bestimmte Aufgaben schneller und einfacher von Ihrer Liste entfernen.
6. Definieren Sie die Aufgaben detaillierter. Enthalten Sie nicht nur eine Aufgabe wie “Erstellen Sie eine Website” auf deiner Liste; Stellen Sie sicher, dass Sie die Aufgabe in kleinere Teile zerlegt haben. Je kleiner die Aufgaben sind, desto einfacher ist es, sie zu lösen.
7. Machen Sie einige Vorarbeiten im Voraus. Stellen Sie sicher, dass Sie sich im Voraus auf bestimmte Aufgaben vorbereiten. Zum Beispiel schreibe ich die Umrisse für die Posts meiner Gäste sonntags, damit ich leichter (und schneller) mit dem Schreiben der eigentlichen Posts beginne, wenn ich aufwache. Mit ein wenig Vorarbeit beschleunige ich die Arbeit und sorge dafür, dass die Aufgaben zum richtigen Zeitpunkt erledigt werden.
8. Automatisieren Sie die Wartung. Natürlich können Sie einen Stift-Papier-Ansatz für Ihre Aufgabenliste verwenden, aber Sie können auch versuchen, die Technologie zu nutzen. Versuchen Sie in der Tat, ein Tool zu finden, das die Verwaltung Ihrer Aufgabenliste für Sie übernimmt. Mein bevorzugtes Tool ist Nozbe, aber es gibt auch andere Aufgabenverwaltungsanwendungen, die Sie ausprobieren können.

Kennen Sie Ihre Aufgabentypen und Ihren Zeitplan

Wenn Sie Ihren Tag planen, stellen Sie sich schließlich folgende Fragen:

• Was habe ich sonst noch auf dem Stundenplan??
• Ist die Aufgabe ein Pförtner?
• Habe ich Eisberge auf meiner Liste??
• Ist die Aufgabe ablenkungsfrei??

Die ersten Fragen beziehen sich auf Ihren persönlichen Zeitplan. Wenn Sie beispielsweise auf Reisen sind, stellen Sie sicher, dass Ihre Liste diese Tatsache berücksichtigt. Versuche es nicht “Überangebot” Ihre Liste enthält zu viele Aufgaben, da Sie mit größerer Wahrscheinlichkeit nur einen Bruchteil davon erledigen.

In der zweiten Frage wird gefragt, ob die Aufgabe andere auszuführende Aufgaben blockiert. Hin und wieder haben wir vielleicht eine Aufgabe, die zuerst erledigt werden muss. Erst dann können Sie die sequentiellen Aufgaben erledigen. Wenn Sie sich darauf konzentrieren, Ihre Aufgabenliste gezielt zu erstellen, können Sie die Gatekeeper leicht erkennen.

In der dritten Frage wird gefragt, ob Ihre Aufgabe tatsächlich viel größer ist, als es den Anschein hat. Wenn Sie anfangen, an einer Aufgabe zu arbeiten, werden Sie schnell feststellen, dass diese viel größer ist als ursprünglich angenommen (vergleichen Sie sie mit Eisbergen, bei denen sich nur die Spitze des Eisbergs über dem Meeresspiegel befindet, der größte Teil des Eises jedoch darunter das Wasser).

Wenn Sie sich während der Erstellungsphase ausreichend auf Ihre Aufgabenliste konzentrieren, ist es wiederum einfacher, diese zu erkennen “Eisberge” und die Aufgaben in kleinere, viel handlichere Teile aufteilen.

In der letzten Frage wird gefragt, ob die Aufgabe ablenkungssicher ist. Tatsache ist, dass nicht alle Aufgaben gleich sind: Einige ertragen mehr Ablenkung, während andere Ihre volle Aufmerksamkeit erfordern. Werbung

Zum Beispiel kann ich meinen Twitter-Stream überprüfen oder einfache Blog-Wartungsarbeiten durchführen, auch wenn ich in meiner Familie bin. Diese Aufgaben sind ablenkungssicher und ich kann sie erledigen - auch wenn ich nicht meine volle Aufmerksamkeit darauf habe.

Abschließend

Wenn Sie immer noch Schwierigkeiten haben, Ihre täglichen Aufgaben zu erledigen, sollten Sie die Gründe dafür analysieren. Wenn überhaupt, verprügel dich nicht dafür, dass du deine Aufgabenliste nicht abgeschlossen hast.

Niemand ist perfekt und wir können aus unseren Fehlern lernen.

Es braucht ein wenig Übung, um eine “lächelnd” Aufgabenliste. Sobald Sie jedoch lernen, alle Teile zusammenzusetzen, werden die Dinge viel besser aussehen :)

Über Sie: Wie erstellen Sie eine effektive Aufgabenliste??

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