Wie man eine Killer Meeting Agenda erstellt, die einfach und effektiv ist

Haben Sie jemals an einer Besprechung teilgenommen und waren verwirrt darüber, was die Besprechung nach ihrem Ende erreichen sollte?

Es ist ein weit verbreitetes Ereignis. Sie nehmen umgehend an Ihrer regelmäßigen monatlichen Organisationssitzung, einer Sitzung der Sondertruppe oder einer Sitzung des Ausschusses für soziale Gruppen teil, die immer weiter ging. Als es zu Ende war, haben Sie sich am Kopf gekratzt und sich gefragt, was Sie vom Meeting mitnehmen sollten.

Sie haben Ihre Due Diligence durchgeführt und Stift und Papier dabei, aber es wurde nichts Wichtiges gesagt, das Sie notieren könnten. Sie erinnern sich vielleicht an ein paar witzige Sprüche von jemandem, der die Rednerin oder die persönlichen Anekdoten des Vorsitzenden unterbrach und zu viele eigene Meinungen äußerte, aber am Ende fühlten Sie sich müde, unzufrieden und unsicher, was der Zweck des Treffens war:

“Was sollte dieses Treffen bewirken? Gab es eine Tagesordnung für ein Treffen??”

Wenn Sie dies erlebt haben, ist dies ein Zeichen für ein schlecht geführtes Meeting. Leider sind viele Besprechungen Zeitverschwendung.

Kein Wunder, dass viele von uns Treffen im Allgemeinen fürchten.

Inhaltsverzeichnis

1. So ändern Sie Ihre Meetings von flach zu fantastisch
2. Schritte zum Entwerfen einer soliden Agenda für jedes Meeting
3. Endeffekt

So ändern Sie Ihre Meetings von flach zu fantastisch

Das Problem bei ineffektiven Meetings ist, dass die Leute sie nicht richtig planen und dennoch erwarten, dass die Meetings erfolgreich sind. Wenn Sie keine wichtigen Aktivitäten planen, planen Sie, wie die meisten Dinge im Leben, zu scheitern.

Damit ein Meeting erfolgreich ist, sollten Sie einen guten Plan dafür haben. Das beinhaltet die Festlegung einer klaren, umsetzbaren und unverwechselbaren Agenda, die den Ablauf des Meetings so steuert, dass es nicht tangential abläuft.

Überlegen Sie sich im Voraus, was Sie in der Besprechung erreichen möchten. Auf diese Weise bereiten Sie eine geeignete Nachricht vor. Die Teilnehmer haben wichtige Punkte, die sie von der Besprechung mitnehmen können und die sich direkt mit den anstehenden Problemen befassen, und alle verlassen die Besprechung mit dem Gefühl, dass ihre Zeit gut verbracht wurde.

Aber wie erstellen Sie eine solide Agenda für ein Meeting, das die Zeit wert ist? Werbung

Schritte zum Entwerfen einer soliden Agenda für jedes Meeting

Laut Roger Schwarz, Organisationspsychologe, Sprecher und Berater des Führungsteams, gibt eine effektive Agenda klare Erwartungen an das, was vor und während eines Meetings geschehen muss. Schwarz schreibt in einem Harvard Business Review-Artikel:^[1]

“Es hilft den Teammitgliedern, sich vorzubereiten, Zeit mit Bedacht einzusetzen, alle Mitarbeiter schnell zum selben Thema zu bringen und festzustellen, wann die Diskussion abgeschlossen ist. Treten während des Meetings weiterhin Probleme auf, kann das Team diese durch eine gut konzipierte Agenda effizienter und schneller angehen.”

Natürlich gibt es keinen Zauberstab, der die Tagesordnungen zum Platzen bringt. Die folgenden Tipps helfen Ihnen jedoch dabei, eine einfache und effektive Agenda zu erstellen, mit der jedes Meeting, das Sie abhalten, für alle effektiver und angenehmer wird:

1. Definieren Sie das Ziel für das Meeting

Überlegen Sie sich vorher ein klares und endgültiges Ziel für das Meeting.

Was ist der Zweck der Veranstaltung? Soll es neue Richtlinien einführen, neue potenzielle Werbeangebote generieren, Probleme, die gelöst werden müssen, detailliert darstellen, eine Aktivität wie eine Spendenaktion für eine lokale Wohltätigkeitsorganisation planen oder etwas anderes??

Durch die Festlegung des genauen Zwecks für das Meeting wird ein klares und zielgerichtetes Ziel festgelegt, sodass Ihre Meetings nicht aus dem Ruder laufen und eine unkonzentrierte oder ziellose Wendung nehmen.

Wenn Sie weitere Informationen zum Ziel des Meetings benötigen, sollten Sie dies vor Beginn des Meetings tun. Auf diese Weise erhalten Sie alle Informationen, die Sie für einen reibungslosen Ablauf des Meetings benötigen.

2. Diskussionsthemen skizzieren

Listen Sie die Themen, Themen oder Probleme auf, die auf dem Meeting diskutiert werden.

Wählen Sie Themen aus, die sich auf das gesamte Team und nicht auf Einzelpersonen auswirken und für deren Lösung die Beiträge des gesamten Teams erforderlich sind, z “Wie ordnen wir gemeinsam genutzte Ressourcen am besten zu??,” oder “Wie können wir die Beziehungen zwischen Mitarbeitern und Führungskräften verbessern??”

Halten Sie die Besprechungsdiskussionen auf weniger als 5 Themen. Zu viele Diskussionsthemen führen zu langen Agenden, die entmutigend wirken und möglicherweise nicht gelesen werden. Werbung

Seien Sie vorsichtig, wenn Sie Agenda-Themen umreißen, die nicht voneinander abhängig sind. Dies kann dazu führen, dass sich die Mitglieder von den Diskussionen lösen oder überhaupt nicht an der Sitzung teilnehmen.

3. Identifizieren Sie, wer teilnehmen soll

Nennen Sie die Personen, die an der Besprechung teilnehmen sollen. Wenn Sie auf diese Weise auf Mitglieder tippen, motivieren Sie diese und andere Personen zur Teilnahme.

Wenden Sie sich rechtzeitig an die Mitglieder, um die Agenda schnell zu analysieren und ihnen Rollen zuzuweisen. Dadurch werden sie mehr in die Meeting-Agenda investiert und können dazu beitragen, neue Führungskräfte innerhalb des Teams zu entwickeln.

Wenn eine andere Person als Sie einen Teil der Tagesordnung präsentiert oder die Besprechung moderiert, listen Sie diese Personen ebenfalls auf. Senden Sie ihre Namen mindestens eine Woche im Voraus in die Tagesordnung, um alle auf dem Laufenden zu halten.

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4. Bitten Sie die anderen Mitglieder um Input

Ermutigen Sie alle anderen Teilnehmer der Besprechung, sich an der Festlegung der Tagesordnungspunkte zu beteiligen, anstatt Ziele und Vorgaben festzulegen, die nur von den Führungskräften in einer Besprechung vor Ort festgelegt wurden.

Bitten Sie die Gruppe oder die Teammitglieder, ihre Vorschläge für Tagesordnungspunkte, Fragen zu Themen, die in der kommenden Besprechung erörtert werden sollen, oder andere Fragen, die in der Teameinstellung behandelt werden müssen, einzureichen.

Durch die Förderung der Teilnahme der Mitglieder an der Festlegung der Tagesordnung werden sie stärker in das Meeting investiert und motiviert, die Ziele zu erreichen. Schwarz rät:

“Wenn Sie sich letztendlich dafür entscheiden, einen Artikel nicht aufzunehmen, müssen Sie Rechenschaft ablegen. Erklären Sie dem Teammitglied, das ihn vorgeschlagen hat, Ihre Überlegungen.”

5. Weisen Sie jedem Diskussionsgegenstand Zeit zu

Entscheiden Sie, wie viel Zeit für die einzelnen Tagesordnungspunkte zur Verfügung steht, und informieren Sie die Mitglieder genau darüber, wie viel Zeit für die einzelnen Diskussionsthemen aufgewendet wird.

Achten Sie darauf, dass Sie die Zeit für die Tagesordnungspunkte nicht überplanen. Lassen Sie das Gewicht und die Priorität des Themas bestimmen, wie viel Zeit dem Thema zugewiesen wird. Auf diese Weise verbringen die Mitglieder nicht zu viel Zeit mit weniger wichtigen Themen auf Kosten wichtigerer Themen, und die Besprechung wird nicht überlaufen. Werbung

Die Tagesordnung ist Ihre Straßenkarte. Es sollte alle Stopps auf dem Weg zum Erreichen Ihres Ziels anzeigen, ohne zu viele unnötige Stopps und Abstecher zuzulassen.

6. Geben Sie an, wie sich die Mitglieder auf die Sitzung vorbereiten sollen

Besprechungen scheißen oft, weil die Leute unvorbereitet sind.

Weisen Sie die Teammitglieder an, im Voraus über die Gründe für die Veranstaltung und das gewünschte Ergebnis nachzudenken. Dies bedeutet, dass Sie die Tagesordnung rechtzeitig vor der Besprechung absenden müssen.

Bitten Sie die Mitglieder, Hintergrundmaterial zu den Tagesordnungspunkten zu recherchieren und zu lesen. Sagen Sie ihnen, sie sollen sich mit ihren ersten Gedanken zu jedem Thema vorbereiten.

Führen Sie auch die Materialien oder Werkzeuge auf, die Sie für das Meeting benötigen, z. B. Diktiergerät, Stift und Papier.

7. Fügen Sie einen Abschnitt mit Fragen und Antworten für Live-Diskussionen hinzu

Dies sollte am Ende Ihrer Meeting-Agenda hinzugefügt werden, damit die Teilnehmer Fragen stellen können.

Laut einer in der Fachzeitschrift Management Research Review veröffentlichten Studie,^[2] Mitarbeiter finden Meetings am produktivsten, wenn sie Ressourcen nutzen, die ihnen helfen, in ihren Rollen bessere Leistungen zu erbringen.

Dazu sagen wir: Geben Sie den Mitgliedern Zeit, um sachdienliche Fragen zu stellen oder gegen Ende des Treffens auch Themen außerhalb des Themas anzusprechen.

Live Q & As bieten sofortige Befriedigung für die Teilnehmer. Diejenigen, die in der Lage sind, ihre Fragen zu äußern, haben das Gefühl, gehört zu werden, und es hilft ihnen, das Feedback zu bekommen, das sie hervorheben möchten.

Außerdem können Sie anhand der Fragen der Teilnehmer wertvolle Einblicke in die Gefühle, Frustrationen oder Informationslücken gewinnen, die in bestimmten Bereichen bestehen, um die Tagesordnung für das nächste Meeting festzulegen. Werbung

8. Legen Sie ein Datum, eine Start- und Endzeit sowie einen Ort fest

Stellen Sie sicher, dass Sie die Start- und Endzeit der Besprechung einhalten, auch wenn sich nur drei Personen im Raum befinden. Es wird sich herumsprechen, dass Sie immer pünktlich sind und die Leute pünktlich oder gar nicht kommen werden.

Wenn Personen immer wieder zu spät oder gar nicht erscheinen, kann dies Ihr Anlass sein, den Tagungsort, die Uhrzeit oder die Tagesordnungspunkte zu ändern.

9. Treffen Sie Vorkehrungen für eine Besprechungsüberprüfung

Wenn sich Ihr Team oder Ihre Gruppe regelmäßig trifft, können am Ende zwei Fragen eine einfache und effektive Überprüfung des Meetings ermöglichen: “Was haben wir gut gemacht??” und “Was wollen wir beim nächsten Treffen anders machen??”

Wenn Sie fünf oder 10 Minuten investieren, um diese beiden einfachen Fragen zu beantworten, können Sie Fortschritte in Besprechungen erzielen, die Teamleistung verbessern und letztendlich die Besprechungsreue der Teilnehmer beseitigen.

10. Lassen Sie Platz, um Erfolge zu feiern

Nachdem Sie eine erfolgreiche und ansprechende Besprechung durchgeführt haben, sollten Sie die Erfolge hervorheben und feiern, die Sie in der Besprechung erzielt haben.

Haben Sie die Ziele erreicht, die Sie sich für das Meeting gesetzt hatten? Feiern Sie diesen und alle anderen Erfolge im Meeting, um Teamgeist und Moral zu fördern.

Berücksichtigen Sie auch die Meilensteine ​​einzelner Mitglieder. Vielleicht hat eines der schüchternen Mitglieder zum ersten Mal in der Sitzung einen bedeutenden Beitrag geleistet. Feiern Sie das auch, um den Teilnehmern Anerkennung zu schenken. Studien zeigen, dass 83% der Mitarbeiter mehr Erfüllung in Anerkennung als in Belohnungen und Geschenken finden.^[3]

Endeffekt

Menschen fürchten Meetings, wenn es ihnen an Struktur und Organisation mangelt. Sie können diese Herausforderung bewältigen, indem Sie proaktiv eine klare und fokussierte Meeting-Agenda entwerfen.

Befolgen Sie die Ratschläge in diesem Artikel und wenden Sie die Vorschläge an, bevor Sie Ihr nächstes Meeting abhalten.

Ausgewählter Bildnachweis: Štefan Štefančík über unsplash.com

Referenz

[1]	^	Harvard Business Review: So entwerfen Sie eine Agenda für ein effektives Meeting
[2]	^	Die Meinung der Mitarbeiter zu weiteren Besprechungen: Joseph A. Allen, Stephanie J. Sands und Stephanie L. Mueller
[3]	^	Psychologie heute: Neue Mitarbeiterstudie zeigt, dass Anerkennungsfragen mehr sind als Geld