Wie oft am Tag sollten Sie Ihre E-Mails abrufen?

In meinem letzten Beitrag habe ich über sechs der häufigsten Arbeitsgewohnheiten gesprochen, die Ihre Produktivität beeinträchtigen. Der erste Täter auf meiner Liste war, wie oft Sie Ihre E-Mails abrufen. Als ich meinen letzten Artikel schrieb, stellte ich fest, dass es eine Menge Informationen zu diesem Thema gab, und dass es wirklich einen eigenen Artikel verdient.

Wenn es um unsere E-Mail-Arbeit geht, sehen die meisten von uns sie als Kugel und Kette. Wir müssen es ständig überprüfen oder den Zorn der Chefs und Mitarbeiter riskieren, die versuchen, mit uns zu kommunizieren. Wenn wir nicht innerhalb von 5 Minuten auf eine E-Mail antworten, werden wir als faul oder unproduktiv angesehen.

Laut einigen Experten ist das zu häufige Abrufen Ihrer E-Mails jedoch ein wichtiger Faktor, der zu einer verminderten Produktivität führen kann. Wenn Sie einer von denen sind “Jedes Mal, wenn mein Telefon klingelt, muss ich meine E-Mails sofort abrufen” Lesen Sie weiter, um herauszufinden, warum Sie zu Ihrem schlimmsten Feind geworden sind. Werbung

Wie oft ist normal?

Wie oft überprüft die durchschnittliche Person ihre E-Mails an einem bestimmten Tag? Es ist schwer, zuverlässige Statistiken aufzuspüren. Einer Umfrage zufolge gaben etwa 40% der Befragten an, ihre E-Mails 6 bis 20 Mal pro Tag zu lesen. Natürlich ist es schwer zu sagen, wie genau eine Person ist, wenn sie ihre eigenen E-Mail-Gewohnheiten misst.

Eine andere Umfrage besagt, dass 56,4% der Menschen ihre E-Mails nur zwischen 0 und 5 Mal pro Tag abrufen. Diese Studie stammt jedoch aus dem Jahr 2009 und ist wohl ziemlich veraltet.

“Überprüfen Sie niemals Ihre E-Mails am Morgen”

Oprahs beliebteste Organisationsexpertin ist eine Frau namens Julie Morgenstern, Autorin von “Überprüfen Sie niemals Ihre E-Mails am Morgen.” Ratet mal, was sie rät?

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Laut Morgenstern ist es problematisch, Ihre E-Mails als Erstes zu lesen, wenn Sie jeden Morgen ins Büro kommen, da dies ein falsches Erfolgserlebnis sein kann. Sie beantworten 40 E-Mails und haben das Gefühl, viel Arbeit geleistet zu haben, aber in Wirklichkeit müssen Sie wahrscheinlich noch einen Haufen Papierkram, Besprechungen und Anrufe tätigen. Das Beantworten von E-Mails ist für Ihre Arbeit unerlässlich, aber es ist nicht immer etwas, das aktiv Geld für Sie oder Ihr Unternehmen verdient. Werbung

Auch der Produktivitätsexperte Sid Savara stimmt Morgenstern zu. “Wenn es um E-Mails geht, ist Unwissenheit Glückseligkeit. Deshalb habe ich vier Worte für Sie, wenn Sie etwas Wichtiges haben, das Sie voranbringen möchten: Überprüfen Sie Ihre E-Mails nicht. Sobald Sie aufstehen, arbeiten Sie 30-45 Minuten an etwas Wichtigem, und überprüfen Sie es dann. Wenn Sie es aushalten können, warten Sie noch länger. An manchen Tagen überprüfe ich die E-Mails erst nach dem Mittagessen. Neue Informationen können dazu führen, dass Sie abgelenkt werden. Ich kann nicht alles kontrollieren, aber ich kann meine eigenen Ablenkungen kontrollieren.”

Die 24-Stunden-Methode

Andere Leute sind der Meinung, dass Sie Ihre E-Mails nicht erst später am Tag abrufen, sondern nur einmal täglich am Morgen abrufen sollten. Zu den Mitgliedern dieses Lagers gehört die Produktivitätsexpertin Elizabeth Grace Saunders. Sie räumt ihren Posteingang in der Regel in den ersten 1-2 Stunden ihres Tages aus und formuliert ihren Spielplan für den Rest des Tages danach. Danach sieht sie sich ihre E-Mails für den Rest des Tages nicht mehr an, sodass sie sich ganz auf die Geschäftsentwicklung und Kundenprojekte konzentrieren kann.

Dies ist natürlich schwieriger, wenn Sie in Ihrem Unternehmen am Ende der Nahrungskette stehen. Wenn Sie jedoch im oberen Management oder als Selbständiger tätig sind, können Sie mit dieser Routine Ihre Produktivität steigern.

Überprüfen Sie im Zweifelsfall die Tabelle

Scott Scheper überprüft seine E-Mails zweimal täglich und hat ein praktisches Flussdiagramm erstellt, mit dem Sie alle ungelesenen Nachrichten in Ihrem Posteingang durchblättern können. Werbung

Stellen Sie sich jedes Mal, wenn Sie eine neue E-Mail öffnen, drei grundlegende Fragen:
1. Ist das relevant??
2. Kann ich das lösen??
3. Wird es weniger als 2 Minuten dauern, bis ich damit fertig bin??

Indem Sie seinem praktischen Flussdiagramm folgen, entwickeln Sie eine neue Methode, um Ihren Posteingang effizienter zu durchbrechen.

5 ein Tag

Und für den Fall, dass Sie nicht genug widersprüchliche Meinungen hatten, hier noch eine. Rod Kurtz von der Business Week meint, Sie sollten Ihre E-Mails fünfmal am Tag abrufen. Werbung

“Überprüfen Sie Ihren Posteingang nur fünfmal täglich - morgens, vormittags, nachmittags, nachmittags und am Ende des Tages. Oder noch weniger, wenn Sie dazu in der Lage sind. Dies funktioniert, wenn Sie die automatische Sende- / Empfangsfunktion ausschalten, sodass Sie sich bis zu zwei Stunden auf Ihre Arbeit konzentrieren können, anstatt ständig unterbrochen zu werden. Dies funktioniert, wenn Sie die Sortierung Ihrer E-Mails gruppieren, sodass Sie produktiver und effizienter damit umgehen können.”

Fazit

Es gibt einen Unterschied zwischen beschäftigt und produktiv zu sein. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre E-Mail-Zeit so planen, dass Sie die beiden nicht verwechseln. Wenn Sie mit der richtigen Einstellung an Ihre E-Mail herangehen, können Sie Ihre Produktivität sprunghaft steigern.

Mit den Worten von Scott Scheper, “Ein Tag voller Erlebnisse mit Mitarbeitern, dem Beantworten von Fragen, dem Starren auf E-Mails, dem Überprüfen von sozialen Netzwerken und dem Chatten mit Kollegen wird Sie nicht reich machen. Es wird dich beschäftigt machen.”

Was ist Ihre tägliche E-Mail-Routine? Planen Sie, einen dieser Tipps auszuprobieren? Lass es uns in den Kommentaren unten wissen!