Erledigen Sie Ihre Aufgaben trotz Single-Point-Fehlern

Stellen Sie sich ein Szenario vor, in dem Sie begeistert sind, eine Aufgabe oder einen bestimmten Teil eines Projekts zu bearbeiten. Sie sind wirklich bereit, auf den Hintern zu treten ... bis Sie feststellen, dass Ihnen die Hände gebunden sind: Möglicherweise können Sie nicht mit der Arbeit an der Aufgabe beginnen, weil zuerst die Eingabe einer anderen Person erforderlich ist, oder weil auf ein Netzwerklaufwerk, auf dem Ihre Projektdateien gespeichert sind, nicht zugegriffen werden kann ein Hardwarefehler.

Da Sie derzeit nicht in der Lage sind, Ihre Arbeit fortzusetzen, lautet die nächste logische Frage: Wie werden Sie sich das nächste Mal auf diese Art von Szenarien vorbereiten, damit Sie Ihre Zeit nicht wieder verschwenden?

Bist du zu beschäftigt, um dich vorzubereiten??

Es gibt einen offensichtlichen Grund, warum Sie die Frustration über das erleben, was gerade passiert ist: Sie waren nicht genug auf ein solches Szenario vorbereitet. Warum Sie nicht vorbereitet waren, hat zwei Gründe:

Erstens haben Sie nicht genügend Zeit für die Vorbereitung eingeplant. Da Sie mit Ihren anderen Sachen beschäftigt waren, haben Sie die Vorbereitung vernachlässigt - auch wenn Sie wussten, dass es notwendig war.

Vielleicht dachten Sie sogar, dass eine Vorbereitung an erster Stelle unnötig war. Sie haben die Wichtigkeit nicht verstanden und sich nicht die Mühe gemacht, an Ihren Plan B für Ihre Aufgabe oder Ihr Projekt zu denken.

Sie sind also da und wissen nicht, was Sie als Nächstes tun sollen, da Sie keinen sekundären Plan haben.

Ich vertraue zu sehr darauf, dass alles gut läuft

Sie haben jetzt erkannt, dass der von Ihnen eingeschlagene Weg kein professioneller ist. Es ist kein solider Plan, einfach davon auszugehen, dass alles gut geht. Werbung

Es versteht sich von selbst, dass Sie auch lernen müssen, den Planungsteil zu schätzen. Es spielt keine Rolle, wie gut Ihre Aufgabenliste aussieht. Wenn die Aufgaben aufgrund unerwarteter Abhängigkeiten nicht ausführbar sind, können Sie Ihre Aufgabenliste in diesem Moment in den Papierkorb werfen.

Wenn Sie lernen, den Überblick zu behalten und genügend Zeit für die Planung zu verwenden, können Sie nur dann die Straßensperren umgehen und keine Zeit mehr verschwenden.

Lerne anzuhalten (um weiterzumachen)

Von nun an sollten Sie bestimmte Dinge tun, um die reibungslose Ausführung Ihrer Aufgaben und Projekte zu gewährleisten.

Nehmen Sie sich zunächst genügend Zeit, um Ihren nächsten Schritt zu planen. In der Tat, zwingen Sie sich, sich Zeit für die Planung zu nehmen. Es wird sich gut auszahlen, besonders wenn die Dinge nicht wie geplant laufen.

Verstehen Sie, dass die Planungszeit bereits an der Aufgabe arbeitet: Sie bereitet sich auf das Worst-Case-Szenario vor und stellt sicher, dass alles gut läuft, wenn etwas Unerwartetes passiert.

Zweitens sehen Sie jeden Teil der Aufgabe: Wer ist involviert, welche Systeme werden verwendet und welche Teile sind ein wesentlicher Bestandteil Ihrer Arbeit? Es ist von entscheidender Bedeutung, dies im Voraus zu sehen, damit Sie später besser vorbereitet sind.

Stellen Sie sich drittens jedes mögliche Szenario vor, bevor Sie Maßnahmen ergreifen. Was passiert, wenn ein System ausfällt? Was ist mit einer Situation, in der Sie die Eingabe einer anderen Person benötigen, bevor Sie mit Ihrer eigenen Arbeit fortfahren können? Werbung

Nachdem Sie diese Szenarien im Voraus betrachtet haben, können Sie Ihre Arbeit ohne minimale Ausfallzeit fortsetzen. Und glauben Sie mir - es ist mehr als möglich, dass Sie das Unerwartete erleben, etwas, das nicht auf Ihrer Aufgabenliste steht.

Halten Sie den Ball am Laufen, indem Sie diese 4 gängigen SPOF-Szenarien verhindern

SPOF steht für Single Point of Failure und es ist eine originelle Art zu sagen, dass wenn ein Teil des Systems zusammenbricht, es das gesamte System ausfällt.

Wenden Sie dieses Wissen auf die gleiche Weise auf Ihr Projekt oder eine Aufgabe an: Wenn Ihre Arbeit von etwas oder jemandem abhängig ist und die Person oder das System Sie im Stich lässt, wird Ihre Arbeit verzögert und Zeit verschwendet.

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Hier sind die vier häufigsten Szenarien, die Sie mit etwas Planung verhindern können. Seien Sie proaktiv und Ihre Arbeit wird so reibungslos wie möglich fortgesetzt.

1. Die Aufgabe kann nicht ohne vorherige Eingabe eines anderen Benutzers fortgesetzt werden

Oft kann Ihre Arbeit nur fortgesetzt werden, wenn jemand anderes zuerst seinen Teil getan hat. Um sicherzustellen, dass dies der Fall ist, erkennen Sie diese Aufgaben in den frühen Phasen Ihres Projekts und priorisieren Sie sie, wenn möglich.

Je früher Sie mit der Delegation beginnen, Fristen festlegen und klar kommunizieren, warum die Aufgabe zu erledigen ist, desto größer ist die Chance, dass die erforderlichen Eingaben abgeschlossen werden, bevor Sie mit Ihrem Teil beginnen. Werbung

2. Sie haben Ihre Arbeit verloren

Machen Sie regelmäßig Backups? Ist es einfach, die normalen Einstellungen wiederherzustellen, wenn Ihre Festplatte abstürzt? Wenn Sie diese Fragen mit Nein beantwortet haben, stellen Sie sicher, dass Sie die Situation so schnell wie möglich beheben.

Versuchen Sie zunächst, Ihre Inhalte in der Cloud zu speichern. Zum Beispiel speichere ich alle wichtigen Dokumente nicht nur auf meiner Festplatte, sondern auch mit der Client-Software auf DropBox. Wenn meine Festplatte abstürzt, ist die Sicherungskopie in der Cloud verfügbar.

Kaufen Sie dann ein zusätzliches Backup-System für Ihren Computer. In vielen Fällen kann dies als ein Dienst gekauft werden, der von Ihrem Internetdienstanbieter angeboten wird. Sie können auch ein Online-Backup-System abonnieren.

3. Sie erkennen, dass Sie die Aufgabe nicht selbst erledigen können

Haben Sie jemals realisiert, dass das Erfüllen einer bestimmten Aufgabe tatsächlich Fachwissen erfordert, das Sie nicht besitzen? Und da Sie nicht über das Fachwissen verfügen, kann die Aufgabe derzeit nicht ausgeführt werden? Nun, ich bin schon oft auf dieses Problem gestoßen, und mit ein wenig Vorbereitung kann dies vermieden werden.

In dieser Situation läuft alles auf die Planung hinaus, in der Sie die verschiedenen Szenarien (wie bereits erwähnt) tatsächlich durchlaufen. In dieser Phase wissen Sie auch, ob Sie die Arbeit selbst erledigen können oder ob Sie einen Außenseiter beauftragen müssen, die Arbeit für Sie zu erledigen. Werbung

Seien Sie absolut ehrlich zu sich selbst: Wenn Sie Zweifel haben, dass Sie die Aufgabe nicht selbst erledigen können, ist es besser, sie auszulagern. Nichts ist schlimmer als ein mittelmäßiger Job, bei dem die Ergebnisse von einem Außenstehenden hervorragend sein könnten.

Stellen Sie sicher, dass Sie das erforderliche Fachwissen gesammelt haben, bevor Sie mit der Arbeit an Ihrer Aufgabe / Ihrem Projekt beginnen. Auf diese Weise verschwenden Sie nicht Ihre Zeit damit, die Aufgabe selbst zu erledigen.

4. Ihre Idee ist verloren

Sie haben diese großartige Idee, die Ihnen bei der Arbeit in den Sinn gekommen ist, aber jetzt können Sie sich nicht mehr daran erinnern, was es ist. Wenn Sie es sofort gespeichert hätten, hätten Sie immer noch eine Idee, und es könnte möglicherweise Ihren Gewinn steigern oder Stunden Ihrer Arbeit sparen.

Du bist es dir selbst schuldig, die Idee sofort aufzuschreiben, wenn sie dir in den Sinn kommt. Sie können herkömmlichen Stift und Papier verwenden, Ihr Mobiltelefon zum temporären Speichern verwenden (auch wenn es keinen Internetzugang hat) oder Ihr Smartphone zum direkten Speichern der Idee in Google Text & Tabellen oder EverNote verwenden.

Überzeugen Sie sich nicht davon “Ich werde mich an die Idee erinnern, wenn ich nach Hause komme”. Höchstwahrscheinlich werden Sie es vergessen und sich verärgert und frustriert fühlen.

Fazit

Sie sehen, es gibt viele Dinge, die Ihre Produktivität beeinträchtigen und Ihre Zeit verschwenden können. Lassen Sie dies nicht zu und schaffen Sie ein ausfallsicheres System, mit dem Sie Ihre Arbeit fortsetzen können - selbst wenn ein Teil des Systems zusammenbricht.

Stellen Sie sicher, dass Sie genügend Zeit haben, indem Sie die verschiedenen Szenarien im Voraus durchgehen. Sie werden sich dafür bedanken, dass Sie dies getan haben, wenn etwas Unerwartetes passiert.

Zu dir hinüber: Wie stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Aufgaben fortsetzen können - auch wenn ein Teil des Systems zusammenbricht?