Erledigen Sie Ihre Aufgaben und steigern Sie die Produktivität mit Google Text & Tabellen

Haben Sie Probleme mit mehreren Workstations, Laptops, Mobilgeräten und dem Zugriff auf ein bestimmtes Dokument? Teilen Sie Dokumente und Tabellen mit mehreren Personen? Bitten Sie um Feedback zu Projekten von Menschen auf der ganzen Welt?

Wenn ja, habe ich eine Lösung für Sie, deren Verwendung nicht einmal einen Cent kostet. Werbung

Google Dokumente

Okay, okay, ich habe das Stöhnen sogar über das Internet gehört. Google Text & Tabellen hat keinen guten Ruf als Ersatz für Microsoft Office oder Open Office. Ich spreche nicht über die Verwendung von Google Text & Tabellen als Ihre Textverarbeitungssoftware. Ich verwende sowohl MS Office als auch Open Office, um Dokumente, Tabellen und Präsentationen zu erstellen und zu bearbeiten. Wenn Sie ein starker Benutzer von Office-Anwendungen sind, müssen Sie wirklich über eine Art Desktop-Software verfügen.

Ich spreche über die Verwendung von Google Text & Tabellen als Ergänzung zu Ihren Desktop-Anwendungen. Bei richtiger Verwendung kann Google Text & Tabellen Ihre Dokumente von zu Hause aus, im Büro, auf Reisen und überall mit einer Internetverbindung bewerten. Es ist auch eine großartige Möglichkeit, mit Menschen zusammenzuarbeiten, Elemente auszutauschen und Feedback zu erhalten.

Es gibt noch andere Tools für die Zusammenarbeit. Dropbox, Syncplicity sind einige. Sie sind gut für Technikfreaks, die verstehen, was von ihnen erwartet wird. Ich habe festgestellt, wenn ich mit Nicht-Technikern teilen möchte, stoßen sie mit Tools wie diesen auf Probleme. Sie haben auch eine kostenlose und professionelle Version. Wenn Sie sie für irgendetwas verwenden, das ein Unternehmen betrifft, sollten Sie in Betracht ziehen, dafür zu zahlen, um nicht gegen die allgemeinen Geschäftsbedingungen zu verstoßen. Werbung

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Fertig machen

Natürlich benötigen Sie ein Google-Konto, um Google Text & Tabellen verwenden zu können. Wenn Sie noch keinen haben, rufen Sie einfach google.com auf und melden Sie sich an. Sobald Sie Ihr Konto haben, können Sie auf Dokumente zugreifen, indem Sie oben auf dem Bildschirm auf die Registerkarte klicken. Dadurch gelangen Sie zu Ihrem Startbildschirm.

Sammlungen

Der Schlüssel zur Verwendung von Google Text & Tabellen zum Verständnis von Sammlungen. Sammlungen sind mit Dateiordnern in Google Text & Tabellen identisch. Jede Sammlung enthält eine Reihe anderer Dinge. Eine Sammlung kann mehrere Dokumente, Tabellenkalkulationen, Präsentationen oder sogar andere Sammlungen enthalten. Eine Sammlung kann mehrere Arten von Elementen, einige Dokumente, Tabellenkalkulationen und einige andere Sammlungen enthalten. Dies ähnelt Dateiordnern in einem Betriebssystem.

Ich verwende Sammlungen, um ähnliche Elemente zu speichern, sodass sie zu Gruppen zusammengefasst werden und ich sie an beliebige Personen weitergeben kann. Sie finden die Sammlungen auf der Startseite von Google Text & Tabellen auf der linken Seite. Es wird eine Liste Ihrer Sammlungen und mit Ihnen geteilten Sammlungen angezeigt. Werbung

Erledige es einfach

Ich habe festgestellt, dass der beste Weg, um Ihre Dokumente in Google Text & Tabellen zu integrieren, darin besteht, Ordner auf Ihrer Workstation zu erstellen, die gewünschten Elemente einzufügen und sie dann als Sammlungen in Google Text & Tabellen hochzuladen. Ich hatte lange Mühe, die Dokumente einzeln hochzuladen, die Sammlungen in Google Text & Tabellen zu erstellen und die Elemente dann in die Sammlungen zu legen. Mach das nicht. Es ist wirklich klobig. Sie können alles in wenigen Minuten auf Ihrer Workstation erledigen, hochladen und dann überall darauf zugreifen.

Teilen und Feedback

Die andere coole Verwendung für Google Text & Tabellen ist, Dinge mit Menschen zu teilen. Sie können entweder Sammlungen oder einzelne Elemente freigeben. Die einfache Möglichkeit zum Teilen besteht darin, mit der rechten Maustaste auf das Objekt zu klicken. Auf diese Weise können Sie Freigeben auswählen und dann erneut auf Freigeben klicken. Daraufhin wird das Feld Freigabeeinstellungen angezeigt. Zu diesem Zeitpunkt haben Sie eine Reihe von Möglichkeiten. Sie können direkt mit Personen teilen, die ihre E-Mail-Adresse verwenden. Geben Sie einfach die Adresse in das Feld ein “Leute hinzufügen”. Sie erhalten eine E-Mail, in der sie auf den Artikel zugreifen können. Eine andere Möglichkeit ist die Verwendung eines Links. Klicken Sie oben im Feld Freigabeeinstellungen auf Ändern, um die Zugriffsart zu ändern. Wählen Sie eine Person mit dem Link aus, um Zugriff auf einen Link zu erhalten, über den eine Person zu Ihrem Artikel gelangt. Sie können ihnen auch die Möglichkeit geben, das Dokument zu bearbeiten.

Wenn Sie einen Link mit Bearbeitungsberechtigung verwenden, können Sie ein Dokument auf Facebook, Twitter usw. freigeben und nach Kommentaren zu dem fragen, woran Sie gerade arbeiten. Was für ein großartiger Weg, um Feedback zu bekommen! Die Nutzer können die Funktion zum Einfügen von Kommentaren verwenden, um Ihnen das gewünschte Feedback zu geben. Stellen Sie einfach sicher, dass Sie eine Sicherungskopie haben, falls jemand das Dokument bis zur Unkenntlichkeit ändert. Werbung

Housekeeping

Verwenden Sie Sammlungen, um Unordnung zu vermeiden und zu verhindern, dass einzelne Elemente Ihre Startseite in Google Text & Tabellen verstopfen. Wählen Sie die einzelnen Elemente aus und klicken Sie oben auf Mehr. Wählen Sie In Startseite nicht anzeigen, um sie von Ihrer Startseite auszublenden. Sie finden die Artikel immer noch in den Sammlungen und Ihre Homepage bleibt viel übersichtlicher.

Einfach, schnell, kostenlos

Die von mir beschriebene Verwendung von Google Text & Tabellen erfüllt meine Voraussetzungen für ein erstklassiges Produktivitäts-Tool - einfach, schnell und kostengünstig (kostenlos). Es ist ein großartiges Werkzeug, das Sie in Ihrer Werkzeugtasche haben sollten. Ich sehe nur, dass die Verwendung von Google Mail und Google Text & Tabellen zunimmt.

Warum nicht gleich loslegen und von der gesteigerten Produktivität profitieren??

(Bildnachweis: Electonic News im Internet via Shutterstock)