Effektive E-Mail-Tipps

Stakeholder (Publikum und nahestehende Personen)? Gegenstand? Bedeutung? Absender- und Empfänger-Internetverbindungen? Sind alle Probleme, die Sie beim Senden und E-Mail denken müssen. Wenn Sie E-Mail-Nachrichten auf effektivere Weise gemäß den allgemeinen E-Mail-Etikette-Standards senden möchten, lesen Sie weiter.

In diesem Artikel werden wir versuchen, die verschiedenen wichtigen Probleme im Zusammenhang mit E-Mail-Etiketten und -Protokollen zu behandeln:

Tipps zum Posteingang
Organisieren Sie Ihre Mail - Verwenden Sie Filter (pro Person / Firma / Betreff / Empfängerstatus - An, Cc oder BCc), um Ihren Posteingang und Postausgang zu organisieren. Software, die Ihnen dabei helfen kann, umfasst Microsoft Outlook und Outlook Express. Auf diese Weise können Sie Ihren E-Mail-Empfang optimieren, lesen und darauf reagieren, indem Sie Ihre E-Mails nach den von Ihnen festgelegten Prioritäten sortieren. Werbung

Tipps zum E-Mail-Schreiben und Senden
Wer sind die Stakeholder?? - und welche bedeutung haben sie für das thema ihrer e-mail? Wenn Sie während der Arbeit eine E-Mail schreiben, um einen Vorfall zu melden oder einen bestimmten Projekttermin / ein bestimmtes Fälligkeitsdatum zu verfolgen, haben Sie wahrscheinlich die folgenden Einstellungen:
An: Ihren eigentlichen Hauptempfänger (für den diese E-Mail ein Muss ist)
Cc: (senden Sie eine Kopie der E-Mail) an Ihre Interessenten.
Es gibt 2 berühmte Wahrnehmungen dafür, wer in den Cc-Empfängerabschnitt Ihrer E-Mail-Nachricht aufgenommen werden soll.
Ein Gesichtspunkt ist, Ihren direkten Manager und wahrscheinlich den direkten Manager Ihres Empfängers zu haben. Diese Kopie wird normalerweise als Referenz aufbewahrt und Manager verweisen in der Regel nicht auf sie oder lesen sie, es sei denn, sie haben zusätzliche Zeit ODER ein Problem bezüglich dieser E-Mail ist aufgetreten.
Der gegenteilige Standpunkt (der an einigen anderen Orten auf der Welt angewendet wird) ist, die Personen, die in der Kategorie FYI (Zu Ihrer Information) sind, in den Abschnitt Cc einzutragen. Diese Personen müssen die Informationen kennen, um die Arbeit besser ausführen zu können, müssen jedoch nicht (unbedingt) auf die E-Mail antworten. Befürworter dieses Standpunkts sprechen sich nicht für ihre Manager aus.
BCc: (Senden einer Blind Carbon-Kopie) der E-Mail an eine andere Partei, die Ihrer Meinung nach über das Thema informiert werden muss, ohne dass andere Parteien (d. H. Die Empfänger von An und Cc) über das Wissen dieser Person informiert werden.

Verbindung des Empfängers: Wenn Sie eine lange E-Mail mit Anhängen und Bildern eingeben und diese an jemanden senden, dessen Internetverbindung nur langsam hergestellt werden kann, kann er das Lesen auch nachträglich verschieben - wenn überhaupt!

Empfängerstatus:
Arbeitszeitplan - Beschäftigt? Es ist wichtig, eine E-Mail kurz und sachlich zu halten, da er / sie möglicherweise Hunderte anderer E-Mails lesen muss. Werbung

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Akzeptiert HTML? Sie können sich auch mit Ihrem Empfänger in Verbindung setzen, bevor Sie ihm E-Mails mit HTML-Inhalten senden, da die meisten Benutzer diese Option normalerweise ausschalten, um die Größe ihrer E-Mail-Nachrichten zu verringern.

Jargon: Vermeiden Sie Abkürzungen und Fachjargon, damit der Empfänger Sie versteht. Meistens verwenden Ingenieure zum Beispiel ihre Abkürzungen, während sie sich an das Top-Management wenden, das möglicherweise die Bedeutung eines solchen Fachjargon vergessen hat.

Nancy Flynn und Tom Flynn: "Indem die Mitarbeiter verpflichtet werden, in der gesamten elektronischen Kommunikation eine angemessene, sachliche Sprache zu verwenden, können die Arbeitgeber ihre Haftungsrisiken begrenzen und die allgemeine Wirksamkeit der E-Mail- und Internetkopien des Unternehmens verbessern."

Bedeutung: Wenn Sie Ihre E-Mails nach Wichtigkeit, Dringlichkeit und Vertraulichkeit klassifizieren, wird dem Empfänger auch ein Gefühl des Verständnisses vermittelt. Sie können dem Empfänger sogar klar machen, wie er vorgehen soll, indem Sie die Eigenschaften der E-Mail in einer Tabelle oben in Ihrem Inhalt eindeutig kennzeichnen.

Versuchen Sie, es Ihrem Empfänger zu erleichtern, den Zweck der E-Mail zu verstehen. Sie können sogar Ihre E-Mail-Nachrichten als definieren “Handlungsbedarf”, “Zu Ihrer Information”, “Antwort erforderlich”, “Zeitempfindlich”, oder andere handlungs-, zeit- oder sensitivitätsbezogene Schlüsselwörter gleich zu Beginn.

Darüber hinaus eliminieren oder regieren Spam-Controller-Programme häufig als “Junk” E-Mail-Nachrichten ohne Betreff oder mit mehrdeutiger Bedeutung. Werbung

Kappen - Verwenden Sie niemals Großbuchstaben, während Sie schreiben oder eine E-Mail an jemanden senden. Für den Anfang werden Kappen als unhöflich angesehen und ähneln dem Schreien in der Sprache (Ellen Dowling).

Genre des Themas - Vermeiden Sie es, Betreffzeilen in Ihrer E-Mail zu mischen. Wenn Ihre Vorgesetzte oder Ihre Arbeitskultur nichts anderes wünscht, kann es Ihre Leser verwirren, Themen in einer E-Mail zu mischen. Mischen Sie zumindest nicht die Art der Nachricht. Wenn Sie über Arbeit diskutieren, konzentrieren Sie sich auf Arbeitsthemen, ohne sich auf persönliche Themen zu konzentrieren.

Korrektur gelesen - Lesen Sie Ihre E-Mail-Adresse vor dem Senden immer sorgfältig durch. Es kann eine Minute dauern, und es kann 10 dauern, aber Sie werden sicher sein, dass die von Ihnen gesendete Nachricht frei von grammatikalischen Fehlern, Vokabeln und entsprechenden Verwendungsfehlern ist.

Betreff - Was Sie in die Betreffzeile schreiben, ist fast so wichtig wie die E-Mail selbst. In den meisten Fällen bestimmt Ihre Betreffzeile, ob der Empfänger Ihre E-Mail liest oder nicht, oder auch, wann er sie lesen soll.