Joel Harper
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Im Zusammenhang mit dem letzten Beitrag fand ich heraus, dass Jeffrey Phillips einen ähnlichen Brainstorming-Beitrag zur Dokumentenorganisation verfasst hat. Er sagte: "Aber während wir all diese Dokumente erstellen, überlegen wir sehr selten, wie sie gespeichert, zurückgerufen und / oder wiederverwendet werden." - Sehr richtig, oder wir sind uns nicht sicher, wie wir unser Dokument speichern, da das Sortieren enormen Aufwand erfordert - ein Aufwand, um die Wiederverwendungsrate des Dokuments zu optimieren in der Zukunft. Ja, es ist immer schwierig, Anstrengungen für die Zukunft im Voraus zu planen und aufzuwenden. Trotzdem schlug er für alle, die den Nutzen der Dokumentenverwaltung sehen, vor, diese Fragen zu stellen, um die Wahrscheinlichkeit zu erhöhen, dass das Dokument später wiedergefunden und wiederverwendet wird:
1. Wozu dient dieses Dokument??
2. Ist es wahrscheinlich, dass jemand dieses Dokument ganz oder teilweise abrufen und wiederverwenden möchte??
3. Welche Namenskonventionen gibt es, damit die Benutzer sie leichter abrufen können??
4. Welches Dateisystem oder welche Metadaten sind vorhanden, um das Abrufen zu erleichtern??
5. Wie können wir angeben, wer das Dokument für weitere Informationen verfasst hat??
6. Welche anderen Schlüsselwörter oder Suchbegriffe können auf dieses Dokument angewendet werden - Projektnummer, Kundenname, Geografie, Zeitrahmen usw?
Dokumentenverwaltung vereinfacht - [Schneller denken]